警察,パート.69 👮🏻
ถ้าใครกำลังอ่าน “งานสารบรรณตำรวจ” เพื่อสอบ อก.69 เราว่าจุดที่ทำให้พลาดบ่อยคือจำภาพรวมไม่ได้ว่า “หนังสือราชการมีกี่ชนิด และเลือกใช้แบบไหน” เวลาเจอโจทย์จะชอบหลงระหว่างหนังสือภายนอก–ภายใน–ประทับตรา รวมถึงหนังสือสั่งการ/ประชาสัมพันธ์ เลยสรุปแนวทบทวนที่เราใช้ให้จำไวขึ้นค่ะ 1) โครงหลักที่ออกสอบบ่อย: หนังสือราชการ 6 ชนิด เวลาอ่านให้จับ “หน้าที่” ของแต่ละชนิด เช่น หนังสือภายนอกใช้ติดต่อหน่วยงานภายนอก, หนังสือภายในใช้ติดต่อในหน่วยงานเดียวกัน, หนังสือประทับตราใช้กรณีที่อนุญาตให้ใช้ตราแทนลายมือชื่อ (มักเป็นเรื่องไม่ซับซ้อน/ตามอำนาจที่กำหนด) ส่วนหนังสือสั่งการให้จำคำสั่ง–ระเบียบ–ข้อบังคับ และหนังสือประชาสัมพันธ์ให้จำประกาศ–แถลงการณ์–ข่าว ที่เหลือคือหนังสือที่ทำขึ้นเป็นหลักฐาน 2) ระเบียบสารบรรณ “หนังสือภายนอก” ที่ชอบถาม ให้จำโครงสร้างหัวกระดาษตราครุฑ/ที่อยู่/วันที่/เรื่อง/เรียน แล้วตามด้วย “อ้างถึง–สิ่งที่ส่งมาด้วย” (ถ้ามี) จากนั้นเนื้อหามักแบ่งเป็นภาคเหตุ–ภาคความประสงค์–ภาคสรุป และตอนท้ายเป็นส่วนลงนาม ตรงนี้แนะนำให้ฝึกดูตัวอย่างฟอร์มจริง เพราะข้อสอบชอบถามตำแหน่งหรือองค์ประกอบที่ต้องมี 3) มุมกระดาษราชการ + ระยะขอบ (จำเป็นมากเวลาเจอข้อเปรียบเทียบ) เวลาทำโจทย์เกี่ยวกับ “มุมกระดาษราชการ” เราใช้วิธีจำว่าเอกสารราชการต้องจัดวางให้เป็นมาตรฐาน อ่านง่าย และเผื่อพื้นที่สำหรับการเสนอ/ลงนาม/ประทับตรารับหนังสือ รวมถึงความเรียบร้อยของตราครุฑและหัวเรื่อง ถ้าโจทย์ถามเชิงปฏิบัติ ให้ตอบแนวทาง “จัดตามแบบฟอร์มมาตรฐานของหน่วยงาน” และยึดระเบียบงานสารบรรณ 4) ตรากำหนดเก็บหนังสือ + ทะเบียนต่างๆ คำว่า “ตรากำหนดเก็บหนังสือ” มักโผล่มาพร้อมคำถามเรื่องการจัดเก็บและอายุเอกสาร ให้ทบทวนคู่กับทะเบียนหนังสือรับ/ส่ง/เก็บ และบัญชีส่งมอบ–ฝาก–ขอกำจัด เอกสารบางอย่างต้องมีหลักฐานการรับส่งชัดเจน เพื่อย้อนตรวจสอบได้ 5) จุดใหม่ที่ควรอ่านเพิ่ม: งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (แนว 2564) ช่วงนี้ออกแนวปฏิบัติการติดต่อราชการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น เราแนะนำให้จำคำสำคัญ เช่น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์/หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ และแนวปฏิบัติการรับ–ส่ง–ตรวจสอบอีเมลราชการ (รวมถึงอีเมลกลางของส่วนราชการ) เพราะข้อสอบชอบถาม “ขั้นตอน/หลักเกณฑ์” มากกว่าจำคำจำกัดความอย่างเดียว 6) ข้าราชการ C6 เกี่ยวอะไรกับการอ่านสารบรรณ? ถ้าเจอคำว่า “ข้าราชการ C6” ในชุดทบทวน ให้โฟกัสว่าโจทย์มักเชื่อมกับบทบาทหน้าที่/สายงาน/การปฏิบัติราชการที่ต้องใช้เอกสารทางราชการให้ถูกประเภทและถูกขั้นตอน ดังนั้นอ่านสารบรรณให้เข้าใจการใช้งานจริงจะช่วยตอบได้ดีขึ้น ทริคสุดท้ายของเรา: ทำชีตสั้น 1 หน้า แยก “ประเภทหนังสือ–ใช้เมื่อไร–องค์ประกอบสำคัญ” แล้วฝึกดูตัวอย่างหนังสือภายนอก/หนังสือประทับตราซ้ำๆ จะทำให้ทำข้อสอบไวขึ้นมากค่ะ
