เห็นถามกันเยอะ 💁🏼‍♀️

ช่วงที่ต้องทำเรื่อง “ขออนุมัติเดินทางไปราชการ” ใหม่ ๆ เรามักงงเหมือนกันว่าเริ่มจากอะไร ต้องเขียนแบบไหน ใช้คำว่า memo ได้ไหม และแนบเอกสารอะไรบ้าง เลยขอแชร์เป็นแนวทางแบบที่เราใช้จริง (ปรับตามหน่วยงานได้) เผื่อใครกำลังหาตัวอย่างหนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการค่ะ 1) โครงสร้างหนังสือ/บันทึกข้อความ (Memo ขออนุมัติ) - ส่วนหัว: “บันทึกข้อความ” / ส่วนราชการ / ที่ / วันที่ - เรื่อง: “ขออนุมัติเดินทางไปราชการ” (ระบุปลายทาง/ช่วงเวลาให้ชัด) - เรียน: ผู้มีอำนาจอนุมัติ (เช่น อธิบดี/ปลัด/รัฐมนตรีเจ้าสังกัด แล้วแต่สายบังคับบัญชา) - สิ่งที่ส่งมาด้วย: หนังสือเชิญประชุม/กำหนดการ/รายละเอียดภารกิจ/ประมาณการค่าใช้จ่าย ฯลฯ ตัวอย่างข้อความ (ปรับใช้ได้) “ด้วยข้าพเจ้า (ชื่อ-ตำแหน่ง) มีภารกิจ/ได้รับเชิญให้เข้าร่วม (ประชุม/อบรม/ตรวจราชการ) เรื่อง… ณ (สถานที่) ระหว่างวันที่…ถึงวันที่… เพื่อ… จึงขออนุมัติเดินทางไปราชการตามระยะเวลาดังกล่าว และขออนุมัติค่าใช้จ่ายตามสิทธิ (ค่าเบี้ยเลี้ยง/ค่าที่พัก/ค่าพาหนะ) ตามระเบียบที่เกี่ยวข้อง” ลงท้าย: “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ” และลงชื่อ 2) จุดสำคัญที่ควรใส่ให้ครบ (คนตรวจจะทำงานง่ายมาก) - เหตุผล/ความจำเป็นของการเดินทางไปราชการ (ทำไมต้องไป) - สถานที่และช่วงวันเวลา (ไป-กลับ) - วิธีเดินทาง (รถยนต์ราชการ/รถส่วนตัว/เครื่องบิน) + เหตุผลประกอบถ้าจำเป็น - ประมาณการค่าใช้จ่ายแยกเป็นรายการ (ช่วยลดการตีกลับ) - กรณีไป “ต่างประเทศ/ระหว่างประเทศ” ให้เขียนรายละเอียดภารกิจและกรอบเวลาให้ชัดกว่าปกติ 3) แนบเอกสารอะไรบ้างถึงจะรอด (เช็กลิสต์) - หนังสือเชิญ/คำสั่ง/กำหนดการประชุม - แผนที่/ข้อมูลสถานที่ (ถ้าต้องเดินทางหลายจุด) - รายละเอียดค่าใช้จ่ายหรือใบเสนอราคา (ถ้ามี) - รายชื่อผู้ร่วมเดินทาง (ถ้าเป็นคณะ) 4) เรื่องผู้มีอำนาจอนุมัติ: ดูให้ตรง “สายบังคับบัญชา” จากที่อ่านระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการอนุมัติเดินทางไปราชการและการประชุม พ.ศ. 2524 จะมีการนิยามคำสำคัญ เช่น การเดินทางไปราชการ การประชุมในประเทศ/ต่างประเทศ/ระหว่างประเทศ และระบุผู้มีอำนาจอนุมัติไว้เป็นระดับ ๆ (เช่น นายกรัฐมนตรี รัฐมนตรีเจ้าสังกัด ปลัดกระทรวง อธิบดี เป็นต้น) ดังนั้นก่อนทำเรื่องให้เช็กว่าเรื่องของเราเข้าหมวดไหน และใครเป็นผู้อนุมัติที่ถูกต้อง จะช่วยให้เอกสารถูกต้องตั้งแต่รอบแรกค่ะ 5) ทริคส่วนตัวให้ผ่านเร็ว - เขียนหัวข้อสั้น ๆ แต่ชัด: “ขออนุมัติเดินทางไปราชการเพื่อเข้าร่วมประชุม… ณ… วันที่…” - ใส่สรุป 1 บรรทัดว่าขออนุมัติอะไรบ้าง (เดินทาง + ค่าใช้จ่าย) - ทำ “สิ่งที่ส่งมาด้วย” ให้ครบตั้งแต่แรก ลดการตามเอกสารทีหลัง ถ้าใครอยากได้ “ตัวอย่างหนังสือขออนุมัติเดินทางไปราชการ” แบบเติมข้อมูลได้เลย บอกได้ว่าหน่วยงานใช้รูปแบบหนังสือภายนอกหรือบันทึกข้อความ (memo) เดี๋ยวเราช่วยจัดโครงให้เข้าทรงมากขึ้นค่ะ