แก้ไขถึงฉบับ 4 📝
หลายคนทักมาว่าอ่าน “สรุประเบียบงานสารบรรณ 2564 ฉบับที่ 4” แล้ว ยังงงว่าต้องใช้หนังสือแบบไหน/วางครุฑยังไง/คำว่า “ด่วนที่สุด” ใช้ตอนไหน เลยขอเสริมเป็นเช็กลิสต์สั้นๆ จากที่เราใช้ทบทวนก่อนสอบและก่อนทำเอกสารจริงค่ะ 1) ประเภทหนังสือราชการ 6 ชนิด ใช้ต่างกันยังไง - หนังสือภายนอก: ติดต่อ “หน่วยงานอื่น/บุคคลภายนอก” มีตราครุฑด้านบน จัดรูปแบบเป็นทางการที่สุด - หนังสือภายใน (บันทึกข้อความ): ใช้ภายในส่วนราชการเดียวกัน นิยมสุดในงานประจำวัน (เช่น ขออนุมัติ/รายงาน/ขอไปราชการ) - หนังสือประทับตรา: ใช้กรณีที่ระเบียบกำหนดให้ใช้ตราแทนลายมือชื่อ (มักเป็นเรื่องไม่ซับซ้อน/ตามอำนาจที่มอบหมาย) - หนังสือสั่งการ: คำสั่ง/ระเบียบ/ข้อบังคับ ใช้เมื่อ “สั่งให้ปฏิบัติ” หรือกำหนดหลักเกณฑ์ - หนังสือประชาสัมพันธ์: ประกาศ/แถลงการณ์/ข่าว ใช้สื่อสารต่อสาธารณะ - หนังสือที่ทำขึ้น/รับไว้เป็นหลักฐาน: เช่น หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่นที่ต้องเก็บเป็นหลักฐาน 2) หนังสือภายนอก “ตราครุฑ” ต้องดูอะไรบ้าง เวลาเปิดตัวอย่างหนังสือภายนอก ให้เช็กหัวกระดาษก่อนเลย: ตราครุฑ (ขนาดตามมาตรฐาน), ชั้นความลับ (ถ้ามี), วันที่, เรื่อง, เรียน, อ้างถึง, สิ่งที่ส่งมาด้วย และท้ายหนังสือต้องมีลายมือชื่อ/ตำแหน่ง/หน่วยงานผู้ส่งให้ครบ ถ้าขาดหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง มักโดนทักกลับให้แก้ค่ะ 3) บันทึกข้อความราชการ (หนังสือภายใน) ใช้เมื่อไร และควรมีอะไร บันทึกข้อความเหมาะกับเรื่องภายใน เช่น ขออนุมัติจัดซื้อ ขออนุมัติเดินทางไปราชการ รายงานผล ฯลฯ จุดที่เราเช็กทุกครั้งคือ “ส่วนราชการ/ที่/วันที่/เรื่อง” และส่วนเนื้อหาให้เขียนสั้น กระชับ มีเหตุผล+ข้อเสนอให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา พร้อมช่องลงชื่อ/ตำแหน่ง 4) “ด่วน / ด่วนมาก / ด่วนที่สุด” ควรใช้ตอนไหน เราแยกง่ายๆ ว่าเป็นการกำหนดความเร่งด่วนของการปฏิบัติและการส่งต่อเอกสาร ควรใช้เท่าที่จำเป็นจริงๆ และต้องสอดคล้องกับเนื้อหา (เช่น กำหนดเส้นตายชัด, มีผลกระทบหากล่าช้า) ถ้าเป็นหนังสือภายนอกก็ต้องจัดวางคำว่า “ด่วนที่สุด” ตามแบบที่หน่วยงานใช้ ไม่ใช่พิมพ์ไว้มั่วๆ กลางหน้า 5) อายุการเก็บหนังสือ “โดยปกติ” และการทำลาย/ส่งมอบ ในหมวดการเก็บรักษา-ยืม-ทำลาย จะมีการแบ่งประเภทเอกสารและวิธีประทับตรากำหนดอายุการเก็บ เราแนะนำให้ดู “ตรากำหนดเก็บหนังสือ” ของหน่วยงานคู่กับตารางอายุการเก็บ และถ้าครบกำหนดต้องทำตามขั้นตอนการทำลาย/หรือส่งมอบให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ (ถ้าเข้าหลักเกณฑ์) 6) การอ้างระเบียบในบันทึกข้อความ (เทคนิคที่ทำให้ดูมืออาชีพ) เวลาต้องอ้างระเบียบ ให้เขียนแบบระบุชื่อเต็ม + ปี พ.ศ. + (ฉบับที่ ... ถ้ามี) และโยงกับประเด็นที่ใช้จริง เช่น อ้างเรื่องรูปแบบหนังสือ, การส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือการรักษาความลับ แล้วค่อยสรุปข้อเสนอ/ขออนุมัติท้ายย่อหน้า 7) สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ตามฉบับที่ 4 (2564) ที่เจอบ่อย สิ่งที่เราใช้จริงคือการส่งหนังสือทางอีเมล/ระบบสารบรรณ: แปลงไฟล์เป็น PDF, ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นง่าย, ใส่หัวเรื่องอีเมลให้ชัด และถ้ามีชั้นความลับ (ลับ/ลับมาก/ลับที่สุด) ต้องระวังช่องทางการส่งและการระบุชั้นความลับให้ถูกต้องก่อนแนบไฟล์ ถ้าใครกำลังทำ “ตัวอย่างบันทึกข้อความไปราชการ” แนะนำให้เริ่มจากโครง: เรื่อง (ขออนุมัติเดินทางไปราชการ) + เหตุผล/กำหนดการ + ค่าใช้จ่าย/แหล่งงบ + ขออนุมัติ และอย่าลืมแนบสิ่งที่ส่งมาด้วย เช่น กำหนดการ/หนังสือเชิญค่ะ
