💰ต้องทำยังไงเมื่อ ”กู้ยืมเงิน“ กรรมการ 📍✨

จากประสบการณ์ทำงานเอกสารเงินกู้ในบริษัท สิ่งที่ทำให้ “เงินกู้กรรมการ” เสี่ยงโดนถามบ่อย ไม่ใช่แค่ไม่มีสัญญา แต่คือหลักฐานไม่ครบและบันทึกบัญชีไม่สอดคล้องกันค่ะ เลยขอสรุปเป็นเช็กลิสต์ที่เราใช้จริงเวลาทำสัญญากู้ยืมเงินระหว่างบริษัทกับกรรมการ (ทั้งกรณีบริษัทยืมเงินกรรมการ และกรรมการกู้เงินบริษัท) 1) ทำสัญญากู้ยืมเงินเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง ในสัญญากู้/สัญญาเงินกู้ยืมควรมีอย่างน้อย: ชื่อคู่สัญญา (บริษัท/กรรมการ), วงเงิน, วันที่กู้, กำหนดชำระ, อัตราดอกเบี้ย (หรือระบุชัดว่าไม่คิดดอกเบี้ย), วิธีชำระคืน, เงื่อนไขผิดนัด และลายเซ็นครบถ้วน ถ้าอยากให้เอกสารดูเป็นมาตรฐาน สามารถทำเป็นไฟล์เอกสารไว้ใช้ซ้ำได้ (หลายคนชอบหา “สัญญากู้ยืมเงิน pdf/สัญญายืมเงิน pdf” แต่แนะนำให้ปรับรายละเอียดให้ตรงธุรกรรมจริง) 2) หลักฐานการกู้ยืมเงินต้อง “ตามรอยเงิน” ได้ สิ่งที่ช่วยตอบคำถามได้ไวเวลาโดนตรวจคือหลักฐานรับเงิน/โอนเงิน เช่น สลิปโอน, รายการเดินบัญชีธนาคาร, ใบรับเงิน/ใบสำคัญรับ-จ่าย และถ้าเป็นเงินสดควรทำใบรับเงินและลงนามรับเงินจริงให้ชัดเจน (ส่วนตัวพยายามหลีกเลี่ยงเงินสด เพราะอธิบายยาก) 3) ระบุดอกเบี้ยให้เหมาะสมและมีเอกสารประกอบ ถ้ามีดอกเบี้ย ให้ระบุอัตราและวิธีคำนวณในสัญญาเงินกู้ยืมให้ชัด และทำตารางคำนวณดอกเบี้ยแนบไว้จะช่วยมาก กรณีไม่คิดดอกเบี้ยก็ต้องเขียนในสัญญาให้ชัดว่า “ไม่คิดดอกเบี้ย” เพื่อให้ตรงกับการบันทึกบัญชีและความเป็นจริง 4) บันทึกบัญชีเงินกู้ให้ถูกหมวด (จุดที่พลาดบ่อย) - กรณีบริษัทยืมเงินกรรมการ: โดยมากจะบันทึกเป็น “เจ้าหนี้กรรมการ/เงินกู้ยืมจากกรรมการ” และเมื่อจ่ายคืนก็ปิดยอดเจ้าหนี้ พร้อมบันทึกดอกเบี้ยจ่าย (ถ้ามี) - กรณีกรรมการกู้เงินบริษัท: มักเป็น “ลูกหนี้กรรมการ/เงินให้กู้ยืม” และเมื่อรับชำระคืนให้ปิดยอดลูกหนี้ พร้อมบันทึกดอกเบี้ยรับ (ถ้ามี) ทิปของเรา: ให้ยอดในบัญชีแยกประเภทสัมพันธ์กับสัญญากู้ และสเตทเมนต์ธนาคารทุกงวด จะช่วยลดคำถามเรื่อง “บัญชีเงินกู้” ได้เยอะค่ะ 5) เอกสารภายในที่ควรมีเพิ่มเพื่อความรัดกุม ถ้าเป็นบริษัท แนะนำให้มีมติกรรมการ/อนุมัติรายการ (อย่างน้อยเป็นบันทึกภายใน) ระบุเหตุผลการกู้ วงเงิน และเงื่อนไข จะทำให้ธุรกรรมดูมีที่มาที่ไป ไม่ใช่กู้แบบตามใจ 6) ถ้าจะใช้ตั๋วสัญญาใช้เงิน ต้องระวังรายละเอียด บางเคสเลือกทำ “ตั๋วสัญญาใช้เงิน” ควบคู่สัญญากู้ เพื่อยืนยันภาระหนี้ แต่ต้องกรอกข้อมูลให้ครบ (จำนวนเงิน วันครบกำหนด ผู้รับเงิน ผู้สั่งจ่าย ฯลฯ) และเก็บต้นฉบับไว้ดี ๆ สรุปสั้น ๆ: ทำสัญญากู้ยืมให้ชัด + เก็บหลักฐานการโอน/รับเงิน + บันทึกบัญชีให้ตรงกับสัญญา เท่านี้ก็ช่วยให้เรื่องกู้ยืมเงินกรรมการบริษัท “จบแบบสวย ๆ” และลดความเสี่ยงเวลาสรรพากรถามค่ะ