[Experience Share] Executive Secretary life is not just "brew coffee." ☕️
Hello, friends of Lemon8 who work in the office, everyone! 💖
Many may view "executive secretary" as a casual job, scheduling meetings, making coffee, but in truth...What we have to fight clapping with every day is a pile of papers! 😅
Today, let's share the background behind the pro-document management that is at the heart of the secretary!
1. 🛡️ First stage: urgent screening
Every document submitted to the executive, whether from the inside or outside, always passes through our hands. The main function is to be a "filter."
Action Required: Must be presented immediately, such as contracts that must be signed by today, important government books
Must Read / To Know (For Consideration / FYI): Weekly Report Documents, General Roadmap, Important Email to Be Attached
Delegate: A document that can be forwarded directly to another manager or team, without going through management to waste time.
If the filter misses one piece, it can delay the important decision!
2. 📝 Flow Control System
To work in a pile of documents without surviving, a strict management system is required. We will use two main document recording systems:
Item
Details
Significance
Record Entry Document (In-going)
Record Document Number, Date of Receipt, Source Agency, Synopsis, and Status Delivered to (i.e. Presented / Rosen)
To know that every important document has been handed to you.
Save the document out (Out-going)
Record Issue Number, Date of Transmission, Receiver of Destination and Attach Copy to File
To be able to follow up or refer back at any time.
This system allows us to immediately answer, "Has the document reached your hand?" and "When did it reach the recipient?"
3. ✨ Arrange to be "available" immediately.
Executives don't have time to sit down and find the documents in the file! We have to arrange the screened documents with the fastest technique:
Use color file / envelope: Define color by job type, e.g. red = urgent finance, blue = HR, green = contract
Tab Divider: Divided into sub-categories in a single file to enable important pages in 3 seconds
Executive Summary: If the document is more than 5 pages long, a paper note summarizing key points and things to do must always be attached above.
📣 Summary: The executive secretary's job is "information manager"! We manage from source to center to destination so that the most important information is presented and implemented as quickly and accurately as possible!
Who's the secretary or has a paperwork like this? Let's share some techniques! 👇
# Working life # Executive secretary # Office # Desk couple tips # LamOn8_ Office # WorkLifeBalance # Documents # ExecutiveSecretary # Document management
งานเลขาผู้บริหารไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของการชงกาแฟหรือจัดตารางประชุมเท่านั้น แต่เป็นงานที่ต้องดูแล "กองเอกสาร" จำนวนมากที่เข้ามาในแต่ละวันอย่างเข้มงวด การทำหน้าที่คัดกรองความเร่งด่วนของเอกสารช่วยให้ผู้บริหารได้รับข้อมูลสำคัญทันเวลาและไม่เสียเวลาไปกับเอกสารที่ไม่จำเป็น \n\nนอกจากการคัดกรองแล้ว การบันทึกเอกสารเข้า-ออกอย่างละเอียดเป็นสิ่งจำเป็นที่จะช่วยติดตามและอ้างอิงข้อมูลได้ง่าย ซึ่งระบบที่มีรายการเลขที่เอกสาร วันที่รับ-ส่ง และสถานะช่วยให้การติดตามงานไม่ตกหล่นและตอบคำถามสถานะเอกสารได้ทันที นอกจากนี้การจัดแฟ้มเอกสารด้วยสีและกระดาษคั่นช่วยให้ผู้บริหารเปิดดูเอกสารสำคัญได้ในไม่กี่วินาที \n\nหลายคนอาจไม่ทราบว่าเทคนิคการจัดการเอกสารเช่นนี้ ส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จในการตัดสินใจของผู้บริหาร และยังช่วยลดความเครียดจากงานที่อาจเกิดจากการต้องค้นหาเอกสารในเวลาที่จำกัด การแนบสรุปย่อ "Executive Summary" สำหรับเอกสารยาวก็เป็นอีกหนึ่งเคล็ดลับที่นิยมใช้เพื่อช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจประเด็นสำคัญอย่างรวดเร็ว \n\nสำหรับเลขาผู้บริหารหรือนักจัดการเอกสาร การพัฒนาทักษะในการวางระบบจัดเก็บและคัดกรองเอกสารเป็นสิ่งที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและภาพลักษณ์ในสายอาชีพนี้อย่างมาก และยังเป็นโอกาสที่ดีในการพัฒนาความเชี่ยวชาญที่ได้รับการยอมรับในองค์กรอย่างกว้างขวาง สุดท้ายนี้ ทุกคนในงานสายออฟฟิศและผู้ที่กำลังสนใจงานเลขาผู้บริหารสามารถนำเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้เพื่อพัฒนาวิธีการทำงานของตัวเอง ลดความผิดพลาด และเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการงานเอกสารที่ยุ่งยากได้จริง