สารบัญกดทีเดียวมา? ต้องวางโครงแบบนี้
ใครทำรายงานหรือเล่มจบอยู่ น่าจะคุ้นกับปัญหานี้
ที่เจอกันบ่อยๆ เช่น
1) ทำสารบัญเล่มจบด้วยมือ พิมพ์จุดไข่ปลาแล้วใส่เลขหน้าเองทีละบรรทัด
2) แก้เนื้อหาไปนิดเดียว เลขหน้าในสารบัญผิดทั้งหน้า
3) กดสร้างสารบัญแล้วขึ้นว่า No table of contents entries found
อยากได้สารบัญอัตโนมัติ ต้องวางโครงก่อน ชื่อบทใช้ Heading 1 หัวข้อย่อยใช้ Heading 2 (Home > Styles) อย่าแค่กดตัวหนา เพราะ Word จะไม่ร ู้ว่าเป็นหัวข้อ วางโครงครบแล้วไปที่ References > Table of Contents สารบัญมาทั้งเล่มในคลิกเดียว
แก้: Home > Styles > Heading 1
ทริคใช้จริง
1) เพิ่มหรือแก้หัวข้อทีหลัง คลิกที่สารบัญ กด Update Table แล้วเลือก Update entire table
2) เปิด View > Navigation Pane จะเห็นหัวข้อทั้งเล่ม หัวข้อไหนไม่โผล่ แปลว่ายังไม่ได้ตั้งสไตล์
3) สารบัญยาวเกินอยากเหลือ 2 ชั้น ไปที่ Custom Table of Contents แล้วตั้ง Show levels เป็น 2
เซฟเก็บไว้ใช้ตอนทำงานจริง
งานด่วน ทักบ้านเขียว @857afhgp
จากประสบการณ์การทำรายงานและเล่มจบเอง ผมพบว่าปัญหาหลักๆ ที่หลายคนเจอกันบ่อยคือการทำสารบัญแบบ manual ที่ต้องพิมพ์จุดไข่ปลาและเลขหน้าทีละบรรทัด ซึ่งเสียเวลามากและง่ายต่อการผิดพลาดเมื่อแก้ไขเนื้อหาในเอกสาร จึงอยากแนะนำให้ทุกคนเริ่มต้นด้วยการจัดโครงสร้างเอกสารอย่างถูกต้อง ใช้ Heading styles ของ Word อย่างเคร่งครัด เช่น กำหนดชื่อบทเป็น Heading 1 และหัวข้อย่อยเป็น Heading 2 โดยไปที่เมนู Home > Styles แล้วเลือกใช้อย่างเหมาะสม อย่าเพียงแค่กดตัวหนาหรือปรับขนาดฟอนต์เท่านั้น เพราะ Word จะไม่รู้จักว่าข้อความนั้นเป็นหัวข้อสำหรับสารบัญ เมื่อเตรียมโครงสร้างพร้อมแล้ว การสร้างสารบัญจะทำได้ง่ายมากแค่ไปที่ References > Table of Contents แล้วเลือกแบบสารบัญที่ต้องการ สารบัญจะถูกสร้างขึ้นมาอัตโนมัติพร้อมเลขหน้า แม้จะมีการแก้ไขเนื้อหาและเพิ่มส่วนใหม่ ก็สามารถกดอัปเดตสารบัญด้วยคำสั่ง Update Table > Update entire table เพื่อให้สารบัญเป็นปัจจุบันเสมอ อีกหนึ่งเคล็ดลับคือเปิด Navigation Pane (View > Navigation Pane) เพื่อตรวจสอบว่ามีหัวข้อใดบ้างที่ยังไม่ได้ตั้งเป็น Heading Style หากหัวข้อไหนไม่แสดงในแถบนี้ แปลว่ายังต้องตั้งค่าสไตล์ให้ถูกต้องก่อน สำหรับสารบัญที่มีความยาวมากเกินไป และต้องการแสดงแค่ 2 ชั้น ให้ไปที่ Custom Table of Contents และตั้งค่า Show levels เป็น 2 เพื่อให้สารบัญอ่านง่ายและกระชับขึ้น ทั้งหมดนี้ช่วยให้การทำงานกับรายงานหรือเล่มจบเป็นเรื่องง่าย ลดเวลาการแก้ไขสารบัญ ลดความผิดพลาดและยังได้สารบัญที่ดูมืออาชีพ หากอยากประหยัดเวลาและได้งานเร็วจริงๆ สามารถติดต่อให้ช่วยจัดทำโครงสร้างและสารบัญได้ตามที่ระบุไว้ในบทความด้วยเช่นกัน