🚫 อย่าเป็นเหมือนเด็กฝึกงานใหม่!

ถ้าคุณค้นหา “textnach excel” แล้วตั้งใจจะแยก “ข้อความที่ติดกัน” หรือ “ตัวเลขที่คั่นด้วยเครื่องหมาย” ให้ออกเป็นหลายคอลัมน์ เครื่องมือที่ใช้บ่อยที่สุดคือ Text to Columns (แปลงข้อความเป็นคอลัมน์) ค่ะ เราใช้บ่อยเวลาได้ไฟล์จากคนอื่น/จากระบบ แล้วข้อมูลอย่าง “รายการสินค้า,จำนวนในสัปดาห์,รวม” หรือชุดตัวเลข “67, 12, 68” ถูกยัดอยู่ในช่องเดียว ทำให้สรุปยอด (เช่น SUM) ไม่ได้สักที วิธีทำแบบเร็ว (Delimited) สำหรับข้อมูลที่คั่นด้วยจุลภาค/แท็บ/เว้นวรรค 1) เลือกคอลัมน์ที่มีข้อมูลติดกัน (แนะนำให้ไฮไลต์เฉพาะคอลัมน์นั้น) 2) ไปที่แท็บ Data > Text to Columns 3) Step 1 เลือก Delimited (คั่นด้วยตัวคั่น) แล้วกด Next 4) Step 2 เลือก Delimiter ให้ตรงกับข้อมูลจริง - ถ้าเป็น “,” ให้ติ๊ก Comma - ถ้าแยกด้วยการกดแท็บ ให้ติ๊ก Tab - ถ้าคั่นด้วยช่องว่าง ให้ติ๊ก Space และลองติ๊ก Treat consecutive delimiters as one เผื่อมีเว้นวรรคซ้ำ ดู Data preview ด้านล่าง ถ้าขึ้นเส้นแบ่งถูกตำแหน่งแล้วค่อยไปต่อ 5) Step 3 เลือกรูปแบบข้อมูล - ส่วนใหญ่ใช้ General ได้เลย - ถ้ารหัสสินค้า/เบอร์โทรมีเลข 0 นำหน้า ให้เลือก Text เพื่อไม่ให้ศูนย์หาย จากนั้นกด Finish ทริคที่ช่วยกันพลาด (จากประสบการณ์เจอบ่อย) - กันข้อมูลคอลัมน์ขวาถูกทับ: ก่อนกด Finish ให้เช็คว่าด้านขวาของคอลัมน์ปลายทางว่าง หรือเลือก Destination ไปยังคอลัมน์ว่างๆ/ชีตใหม่ - แยกชื่อสินค้าไทยที่มีช่องว่าง: ถ้าชื่อสินค้าเว้นวรรคอยู่แล้ว อย่าใช้ Space เป็นตัวคั่น (ไม่งั้นชื่อจะถูกแตกเป็นคำๆ) ให้ใช้ตัวคั่นที่ชัดเจน เช่น comma หรือ “|” แล้วค่อยมาแยก - ตัวเลขที่มีสกุลเงิน/สัญลักษณ์แปลกๆ: ถ้ามี “€” หรือข้อความปน ให้แยกคอลัมน์ก่อน แล้วค่อยทำความสะอาดด้วย Find & Replace หรือ VALUE() ตัวอย่างงานที่เข้าทางมาก ไฟล์เบิกอุปกรณ์สำนักงาน เช่น เครื่องพิมพ์, เครื่องถ่ายเอกสาร, โน้ตบุ๊ก, กระดาษถ่ายเอกสาร A4 มักจะมากับคอลัมน์เดียวเป็น “รายการสินค้า,จำนวนในสัปดาห์,รวม” พอแยกเป็นคอลัมน์แล้ว คุณจะทำสรุปรวมต่อด้วย SUM หรือทำ PivotTable ได้ทันที ลองทำตามนี้แล้วข้อมูลที่เคยรกๆ จะกลายเป็นตารางอ่านง่ายในไม่กี่คลิกเลยค่ะ