กำหนดจำนวน Recent Files

การจัดการ Recent Files ใน Excel ถือเป็นหนึ่งในเทคนิคที่ช่วยเพิ่มความสะดวกและความเป็นระเบียบในการทำงานได้ดีมากครับ จากประสบการณ์ที่ทำงานกับ Excel มาหลายปี ผมพบว่าการตั้งค่าจำนวนไฟล์ล่าสุดที่จะแสดงนั้นช่วยลดความรกของหน้าจอ และช่วยให้เราเจอไฟล์ที่เพิ่งใช้งานได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น โดยปกติ Excel จะตั้งค่าให้แสดงไฟล์ล่าสุดจำนวน 17 ไฟล์ แต่ถ้าคุณไม่ได้เปิดไฟล์หลายไฟล์ในแต่ละวัน ก็อาจจะลดจำนวนลงเหลือ 3-6 ไฟล์ก็เพียงพอแล้วครับ หากต้องการตั้งค่า สามารถเข้าไปที่เมนู File > Options > Advanced > Display > Show this number of Recent Workbooks และใส่จำนวนไฟล์ที่ต้องการได้เลย ถ้าใครต้องการปิดไม่ให้แสดงไฟล์ใดเลย ให้ตั้งเป็น 0 ได้ทันที นอกจากนี้บางครั้งผมก็ใช้เทคนิคกำหนดจำนวน Recent Files เพื่อป้องกันไม่ให้ไฟล์สำคัญหรือไฟล์ที่เป็นความลับ ถูกเปิดเผยในหน้าจอที่คนอื่นเห็น ช่วยเพิ่มความปลอดภัยได้ในระดับหนึ่ง ส่วนคนที่ชอบใช้คีย์ลัด กด Ctrl+O จะเห็นหน้า Recent Files ซึ่งเราตั้งค่าไว้ ทำให้เข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้ไวขึ้น ในภาพ OCR ที่ได้แสดงขั้นตอนและตัวอย่างการตั้งค่าไว้ชัดเจน เช่น การเปลี่ยนจำนวน Recent Files เป็น 3 หรือ 6 ไฟล์ และการตั้งเป็น 0 เพื่อไม่ให้แสดง ซึ่งเป็นจุดที่ผมเองก็ชอบใช้เพื่อจัดการให้เหมาะกับความต้องการของแต่ละคน ท้ายที่สุดการกำหนดจำนวน Recent Files ถือเป็นเคล็ดลับเล็กๆ แต่ช่วยให้การใช้งาน Excel ของเราง่ายและรวดเร็วขึ้นมาก อยากแนะนำให้ลองตั้งค่าตามความเหมาะสมของตนเองดูครับ รับรองว่าเมนูไฟล์ล่าสุดจะเป็นประโยชน์จริงๆ ในทุกการทำงาน