GG Drive แจ้งเตือนเมื่อมีไฟล์อัปโหลด
TECH Share วิธีให้ gg drive แจ้งเตือนผ่าน mail / gg chat เมื่อมีคนอัปโหลดไฟล์ที่เราแชร์
Pain Point: เวลาแชร์ลิงก์ให้นักเรียนส่งงานใน gg drive แล้วไม่มีแจ้งเตือน ต้องคอยมากดเปิดเอง อีกทั้งไม่มีแจ้งเตือนแบบ real time
มาแชร์วิธีการง่าย ๆ ไม่ต้องเขียนโค้ดอะไรเลย
1. เข้าไป gg drive ของตัวเอง และสร้างโฟล์เดอร์ที่ต้องแชร์
2. พยายามมองมุมขวาของจอจะเจอคำว่า studio ลองกดเข้าไปเลย
3. จะม ีแท็บขึ้นมาข้างๆ พร้อม 3 flow งาน แล้วเลื่อนมาอันสุดท้าย ที่เขียนว่า Notify me …. จำไม่ได้ 😅
4. ลองทำตามตัวอย่างในรูปได้เลย
ใครลองแล้วเป็นยังไง มาแชร์กันได้นะคะ เหมาะสำหรับเอาแชร์โฟลเดอร์ให้คนอื่น เพื่อให้เราเข้าไปเช็คได้ด้วย แนะนำลองทำในคอมอาจจะง่ายกว่า หรือใครลองที่โทรศัพท์แล้วเป็นยังไง แชร์ได้เลย
การแจ้งเตือนเมื่อมีไฟล์อัปโหลดใน GG Drive เป็นเรื่องสำคัญมากสำหรับผู้ที่ต้องบริหารจัดการไฟล์และงานร่วมกับผู้อื่น เช่น ครูที่แชร์โฟลเดอร์ให้นักเรียนส่งงาน หรือนักธุรกิจที่แบ่งปันไฟล์งานกับทีม แต่หลายคนอาจประสบปัญหาที่ไม่มีระบบแจ้งเตือนทันที เวลามีไฟล์ใหม่เข้ามาก็ต้องคอยเปิดเข้ามาตรวจสอบเองซึ่งเสียเวลาและเสี่ยงพลาดงานสำคัญ จากประสบการณ์ตรงที่ได้ลองตั้งค่าแจ้งเตือนผ่าน Google Workspace Studio ใน GG Drive พบว่าสามารถทำได้ง่ายโดยไม่ต้องเขียนโค้ดเลย เพียงแค่สร้างโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์ จากนั้นเข้าไปที่มุมขวาของจอใน Google Drive แล้วเลือกใช้งาน Studio เพื่อสร้าง flow การแจ้งเตือน ด้วยการตั้งค่า Notify me when a file is added to folder เราสามารถเลือกให้แจ้งเตือนผ่านทางอีเมลหรือ Google Chat ได้ตามต้องการ ข้อดีอีกอย่างของวิธีนี้คือสามารถกำหนดข้อความแจ้งเตือนเองได้ พร้อมใส่ลิงก์ไฟล์ที่ถูกอัปโหลด ทำให้สะดวกมากเมื่อได้รับแจ้งเตือนสามารถกดเข้าไปดูไฟล์ได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาค้นหา นอกจากนี้ ยังเหมาะกับการใช้บนคอมพิวเตอร์มากกว่าโทรศัพท์มือถือ เนื่องจากอินเทอร์เฟซ Google Studio จะใช้งานง่ายและครบฟีเจอร์กว่า สิ่งสำคัญที่อยากแนะนำคือการใช้ฟีเจอร์นี้ช่วยสร้างระบบติดตามงานแบบเรียลไทม์ เหมาะสำหรับคนที่ต้องบริหารจัดการเอกสารจำนวนมาก หรือทำงานร่วมกับกลุ่ม ลดความยุ่งยากและประหยัดเวลามากขึ้น ใครที่ยังไม่ได้ลอง แนะนำให้ตั้งค่าดู รับรองว่าจะช่วยให้การทำงานผ่าน Google Drive มีประสิทธิภาพและสะดวกมากขึ้นอย่างแน่นอน