対応:ファースト/ポストスクリプト

เวลาอ่านระเบียบงานสารบรรณทีไร สิ่งที่สับสนที่สุดของหลายคน (รวมถึงเรา) คือ “คำขึ้นต้น/คำลงท้าย” ว่าต้องเลือกแบบไหนถึงจะถูกต้องและสุภาพพอดี โดยเฉพาะเวลาทำข้อสอบหรือร่างหนังสือภายนอกจริงๆ เลยสรุปแนวคิดแบบใช้งานได้ทันทีไว้ดังนี้ 1) เลือกคำขึ้นต้นจาก “ผู้รับ” ก่อน ไม่ใช่จากเรื่องที่เขียน หลักจำง่ายคือ ผู้รับเป็นใคร → เลือกคำขึ้นต้นให้เหมาะ เช่น บุคคลทั่วไป/หัวหน้าหน่วยงานมักใช้ “เรียน” แต่ถ้าเป็นตำแหน่งระดับสูงมากๆ จึงค่อยขยับไป “กราบเรียน” และถ้าเป็นพระสงฆ์จะใช้ “นมัสการ” (หรือรูปแบบที่สุภาพตามสมณศักดิ์) 2) “เรียน” ใช้กับใคร แล้วลงท้ายยังไงให้ปลอดภัย ถ้าเป็นหนังสือถึงบุคคลทั่วไป หรือหน่วยงาน/หัวหน้าหน่วยงานตามปกติ โทนมาตรฐานที่ใช้บ่อยคือ - ขึ้นต้น: “เรียน …” - ลงท้าย: “ขอแสดงความนับถือ” อันนี้เป็นคู่ที่ใช้ได้กว้างมาก เหมาะกับหนังสือภายนอกทั่วไป และมักเป็นคำตอบที่ปลอดภัยในข้อสอบด้วย 3) “กราบเรียน” และคำลงท้าย “อย่างยิ่ง/อย่างสูง” “กราบเรียน” ใช้เมื่อทำหนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งสำคัญระดับสูง (ให้ยึดตาม “ตำแหน่ง” ไม่ใช่ตัวบุคคล) โดยสำนวนลงท้ายที่มักใช้คู่กันคือ - “ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง” (พบใช้บ่อยในแนวข้อสอบ/แนวสรุป) - บางกรณีจะเจอ “ขอแสดงความนับถืออย่างสูง” ด้วย ให้ยึดตามแนวทาง/แบบฟอร์มของหน่วยงานเป็นหลัก ถ้าโจทย์ถามแบบปรนัย เช่น “หนังสือถึงนายกรัฐมนตรี ควรใช้คำขึ้นต้น-ลงท้ายว่าอย่างไร” โดยแนวคิดทั่วไปจะเทไปทาง “กราบเรียน … / ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง” 4) “นมัสการ” และคำลงท้ายเมื่อเขียนถึงพระสงฆ์ กลุ่มนี้มักทำให้จำยาก เพราะมีรายละเอียดตามฐานะพระสงฆ์ แต่หลักใหญ่คือ - ขึ้นต้นใช้ “นมัสการ …” (และรูปแบบเฉพาะกรณีตามสมณศักดิ์) - ลงท้ายใช้ถ้อยคำสุภาพเหมาะสม เช่น “ขอนมัสการด้วยความเคารพ” (ถ้าหน่วยงาน/แนวที่ใช้อยู่รองรับ) ก่อนส่งจริงแนะนำให้เทียบกับตัวอย่างแบบฟอร์มของหน่วยงาน เพราะบางที่กำหนดถ้อยคำไว้ชัด 5) “ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด/แล้วแต่จะกรุณา” ใช้กับใคร? วลีแนว “ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด” เป็นสำนวนที่สุภาพมาก ใช้ในหนังสือที่มีระดับพิธีการสูง และใช้กับผู้รับที่มีฐานะสูงมากตามธรรมเนียมงานหนังสือ (จึงไม่ใช่คำลงท้ายที่ควรใส่กับหนังสือทั่วไปทุกฉบับ) ถ้าไม่แน่ใจและเป็นหนังสือราชการทั่วไป ให้กลับมาใช้ “ขอแสดงความนับถือ” จะปลอดภัยกว่า 6) ทริกทำข้อสอบ + ใช้ร่างเอกสารจริง - เจอคำว่า “หนังสือภายนอก” ให้คิดถึง “เรียน…/ขอแสดงความนับถือ” ก่อนเป็นพื้น - ถ้าโจทย์ระบุผู้รับเป็นตำแหน่งระดับสูงมาก ให้พิจารณา “กราบเรียน…/ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง” - ถ้าร่างเอกสารจริง ให้ดู “แบบฟอร์มหนังสือภายนอก” ของหน่วยงานเป็นหลัก เพราะบางแห่งกำหนดรูปแบบไว้ละเอียดกว่าหนังสือสรุป หวังว่าสรุปนี้จะช่วยให้เลือกคำขึ้นต้น-คำลงท้ายได้ไวขึ้น ทั้งตอนสอบและตอนทำงานจริง ถ้าใครมีตัวอย่างหนังสือภายนอกที่อยากให้ช่วยดูว่าคำขึ้นต้น/ลงท้ายเหมาะไหม บอกบริบทผู้รับมาได้เลย