แชร์ สรุปงานสารบรรณ

เผื่อใครกำลังอ่าน “งานสารบรรณ คืออะไร” แล้วงง ๆ เราสรุปเป็นแนวใช้งานจริง + แนวที่ออกสอบบ่อยไว้ให้ค่ะ (ใช้ทวนก่อนสอบได้ดีมาก) 1) แยก “หนังสือภายนอก” vs “หนังสือภายใน” ให้ขาด - หนังสือภายนอก: ใช้ติดต่อหน่วยงานอื่น/บุคคลภายนอก รูปแบบจะเป็น “หนังสือราชการ” เต็มรูป มีตราครุฑ เลขที่หนังสือ ที่อยู่ วันเดือนปี เรื่อง เรียน สิ่งที่ส่งมาด้วย และลงนามตำแหน่งชัดเจน - หนังสือภายใน: ใช้ติดต่อภายในส่วนราชการเดียวกันหรือในสังกัดเดียวกัน มักเจอเป็น “บันทึกข้อความราชการ/หนังสือบันทึกข้อความ” โทนภาษาจะกระชับกว่า และไม่จำเป็นต้องใช้รูปแบบเดียวกับหนังสือภายนอกทั้งหมด ทริคจำง่ายของเรา: ถ้าออกนอกหน่วยงาน = ภายนอก (ตราครุฑ/แบบเต็ม) ถ้าอยู่ในบ้านเดียวกัน = ภายใน (บันทึกข้อความ) 2) หนังสือราชการมีกี่ชนิด (6 ชนิด) และใช้เมื่อไหร่ - หนังสือภายนอก: ติดต่อหน่วยงานอื่น - หนังสือภายใน: บันทึกข้อความภายใน - หนังสือประทับตรา: ใช้กรณีหนังสือที่ไม่ต้องลงนามเต็มรูปแบบ ใช้วิธี “ประทับตรา” ตามระเบียบ (มักเป็นงานแจ้งเรื่องทั่วไปที่กำหนด) - หนังสือสั่งการ: กลุ่มคำสั่ง/ระเบียบ/ข้อบังคับ (เน้นการสั่งให้ปฏิบัติหรือกำหนดหลักเกณฑ์) - หนังสือประชาสัมพันธ์: ประกาศ/แถลงการณ์/ข่าว (สื่อสารต่อสาธารณะ) - หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ: เช่น บันทึก รายงาน หนังสือรับรอง เอกสารที่ต้องเก็บเป็นหลักฐาน (จุดนี้ออกสอบบ่อย) 3) ระดับความเร่งด่วน: ด่วนที่สุด / ด่วนมาก / ด่วน เวลาทำงานจริงให้ดู “ชั้นความเร็ว” บนหนังสือก่อนเลย แล้วค่อยจัดลำดับเข้าคิวดำเนินการ - ด่วนที่สุด: ต้องรีบดำเนินการทันที (มากสุด) - ด่วนมาก: เร่งรองลงมา - ด่วน: เร่งแต่ยังน้อยกว่า 2 ระดับแรก ทริคตอนสอบ: จำเรียงจากหนักไปเบา “ที่สุด > มาก > ด่วน” 4) ตัวอย่างการลงรับหนังสือราชการ (เช็กลิสต์ที่ไม่ควรพลาด) ตอนรับหนังสือจากภายนอก เราจะทำตามขั้นตอนนี้เป็นหลัก - ตรวจซอง/ตรวจชั้นความลับและความเร่งด่วน - ประทับตรารับ (วัน-เวลา) และลงทะเบียนหนังสือรับ - แยกเรื่อง/จัดลำดับความสำคัญ แล้วเสนอผู้รับผิดชอบ - หากเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็ต้องลงรับในระบบให้ครบเหมือนกัน ถ้าเจอโจทย์ถาม “ตัวอย่างการลงรับหนังสือราชการ” ให้ตอบเป็นภาพรวมขั้นตอน + การลงทะเบียน + การเสนอเรื่อง 5) หนังสือส่ง (ขั้นตอนส่งออกแบบสั้น ๆ) - ลงทะเบียนหนังสือส่ง - ตรวจความถูกต้องของเลขที่/ผู้รับ/สิ่งที่ส่งมาด้วย - บรรจุซอง จ่าหน้าซอง และจัดส่งตามช่องทาง (ไปรษณีย์/นำส่ง/ระบบอิเล็กทรอนิกส์) 6) การเก็บรักษา-การทำลายหนังสือ (ที่ชอบออก) - แยกช่วง “ระหว่างปฏิบัติ” กับ “ปฏิบัติเสร็จ” แล้วจัดทำทะเบียน/บัญชีส่งเก็บ - หนังสือบางประเภทต้องเก็บตามอายุการเก็บ (เช่น หนังสือลับ/คดี/ที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์) - การทำลายต้องมีขั้นตอนและแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ พร้อมควบคุมการทำลาย และประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามระเบียบ ถ้าใครอ่านแล้วอยากให้เราช่วยทำ “สรุปเป็นตารางเปรียบเทียบ หนังสือภายใน/ภายนอก + จุดสังเกตรูปแบบหนังสือราชการ” บอกได้เลย เดี๋ยวเรารวมให้เป็นชีทสั้น ๆ ใช้ทวนก่อนสอบค่ะ