Write an email like this. The other person replies more easily! 💻 ✨

Have you ever sent an email and have to wait many days?

The question is not complicated at all.

Sometimes the other party doesn't mean not to answer.

But our email may not be clear yet.

What does he have to read, what he decides, and how he responds?

The way it helps is

📝 Write an early purpose.

📝 Enter only the necessary information.

📝 Identify what you want the other party to do.

📝 Offer options to answer.

📝 The deadline for reply is clear.

The less time the reader spends thinking.

The chance of getting an answer is even faster.

📖 Compiled from the ideas in the book that Mind read.

Book titles can be inserted and baskets can be embroidered towards the end of the post.

# Develop yourself # Work skills # Office man # Write email # Working technique

8/3 Edited to

จากประสบการณ์ของหลายคนที่ทำงานในออฟฟิศ การรอคำตอบจากอีเมลมักเป็นปัญหาที่ทำให้การทำงานล่าช้าและเสียเวลาในการสื่อสารมากเกินเหตุ ที่สำคัญคือหลายครั้งที่อีเมลที่เราเขียนไม่ได้ช่วยให้อีกฝ่ายเข้าใจได้ทันทีว่าควรตอบอะไร หรือควรตัดสินใจเรื่องใดบ้าง ผมเคยเจอสถานการณ์ที่ส่งอีเมลไปสอบถามข้อมูลหรือขอความร่วมมือแล้วต้องรอนานนับวัน อาจจะเพราะข้อความในอีเมลยาวเกินไป มีข้อมูลที่ไม่จำเป็นเยอะ หรือไม่ได้ระบุว่าคำถามต้องการคำตอบหรือการยืนยันในเรื่องใดอย่างชัดเจน รวมถึงไม่เคยกำหนดเวลาที่อยากได้รับคำตอบไว้เลย ทำให้อีกฝ่ายไม่รู้ว่าควรให้ความสำคัญกับอีเมลนั้นเมื่อไร เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ผมเริ่มปรับรูปแบบการเขียนอีเมลตามคำแนะนำที่ได้จากหนังสือและแหล่งความรู้ต่างๆ โดยพยายามตั้งจุดประสงค์ไว้ตอนต้น เช่น "ขออนุมัติงบประมาณโครงการ" หรือ "ขอนัดประชุมติดตามงาน" จากนั้นตัดรายละเอียดที่ไม่จำเป็นออกไป เน้นให้ข้อมูลที่จำเป็นจริงๆ และระบุอย่างชัดเจนว่าต้องการให้อีกฝ่ายทำอะไร เช่น "กรุณาตรวจสอบและยืนยันภายในวันที่ 4 สิงหาคม" พร้อมกับเสนอทางเลือกถ้าเกี่ยวกับการนัดหมายหรือการตัดสินใจ เช่น ตัวเลือกวันประชุมที่สะดวก เพื่อให้อีกฝ่ายไม่ต้องคิดอะไรมาก นอกจากเลือกตอบข้อที่เหมาะสม โดยส่วนตัว ผมพบว่าการใช้วิธีนี้ช่วยลดเวลาการรอคำตอบและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมาก เพราะถ้าเราทำให้อีเมลของเราเข้าใจง่าย ตรงประเด็นและตอบได้ง่าย ผู้รับก็จะตอบกลับเร็วขึ้น ไม่ต้องเปิดอ่านซ้ำเพื่อทำความเข้าใจหรืองมงายกับข้อมูลที่ไม่จำเป็น การกำหนดเวลาตอบกลับที่ชัดเจนยังช่วยให้อีกฝ่ายจัดลำดับความสำคัญได้ดีขึ้นด้วย ท้ายที่สุด การเขียนอีเมลดีคือการเข้าใจความรู้สึกและความต้องการของผู้รับก่อนส่งว่า "ถ้าฉันเป็นคนอ่านอีเมลนี้ จะรู้ว่าควรตัดสินใจหรือทำอะไรต่อหรือไม่" ก็จะเป็นคำถามที่ดีในการตรวจสอบความพร้อมของอีเมลก่อนส่ง แนะนำให้ทุกคนลองปรับใช้ดูในงานประจำ จะช่วยให้สื่อสารชัดเจนขึ้นและสร้างความประทับใจในการทำงานร่วมกันอย่างมืออาชีพได้อย่างแน่นอน!