Practice 10 questions on secretarial work.

ถ้าใครกำลังอ่าน “งานสารบรรณ” แล้วงงว่าข้อสอบชอบออกตรงไหน เราแนะนำให้จับประเด็นใหญ่ ๆ ให้ได้ก่อน แล้วค่อยไปทำชุดข้อสอบ (แบบในโพสต์นี้) จะเห็นแพตเทิร์นชัดมาก โดยเฉพาะหัวข้อ “บันทึกข้อความภายใน” กับ “ชนิดของหนังสือราชการ” ที่เจอซ้ำบ่อย 1) สรุปสั้น ๆ: งานสารบรรณคืออะไร งานสารบรรณคือการจัดการเอกสารของทางราชการตั้งแต่รับ-ส่ง-เก็บ-ค้น-ทำลาย ให้เป็นระบบ เช่น การลงทะเบียนรับหนังสือ การเสนอเรื่อง การจัดแฟ้ม การเก็บรักษาตามอายุการเก็บหนังสือ ข้อสอบมักถามความหมาย/ขอบเขตงาน ว่าเกี่ยวกับ “เอกสารราชการ” และ “ขั้นตอนการจัดการ” ไม่ใช่แค่งานพิมพ์หนังสืออย่างเดียว 2) บันทึกข้อความภายใน ต่างจากหนังสือภายในยังไง (จุดที่คนพลาด) - บันทึกข้อความภายใน: ใช้ติดต่อกัน “ภายในส่วนราชการเดียวกัน” เป็นรูปแบบที่เจอจริงบ่อยสุด เช่น ขออนุมัติ ขอความเห็น ขอให้พิจารณา แนวข้อสอบจะถามว่าเหมาะใช้กรณีใด และองค์ประกอบบนหัวกระดาษควรมีอะไรบ้าง (เรื่อง/เรียน/อ้างถึง/สิ่งที่ส่งมาด้วย/ข้อความ/ลงชื่อ-ตำแหน่ง) - หนังสือภายใน: เป็นคำเรียกกว้าง ๆ ของหนังสือที่ใช้ติดต่อภายในหน่วยงาน (หลายครั้งโจทย์จะให้แยกประเภทให้ถูกว่าควรใช้ “บันทึกข้อความ” หรือเอกสารประเภทอื่น) ทริคทำข้อสอบ: ถ้าโจทย์บอกว่า “เสนอผู้บังคับบัญชาในหน่วยงานเดียวกัน” ให้คิดถึงบันทึกข้อความภายในก่อน 3) ชนิดของหนังสือที่ออกสอบบ่อย จากประสบการณ์ทำข้อสอบ แนวจะวนอยู่ที่ 3 กลุ่มนี้ - หนังสือประชาสัมพันธ์: โจทย์ชอบถามว่าเอกสารแบบไหน “ใช้เผยแพร่ข้อความ/แถลงเพื่อทำความเข้าใจ” ให้ประชาชนรับรู้ (ให้แยกชื่อชนิดให้ถูก) - หนังสือรับรอง: มักถามความหมาย เช่น หนังสือที่ออกเพื่อรับรองข้อเท็จจริง/คุณสมบัติ/การทำงาน ฯลฯ - หนังสือด่วน/ด่วนมาก/ด่วนที่สุด: ข้อสอบชอบโยงคำว่า “ต้องดำเนินการเร่งด่วนเป็นพิเศษ” ให้เลือกชั้นความเร่งด่วนให้ถูก 4) อายุการเก็บหนังสือ: วิธีอ่านโจทย์ไม่ให้หลง โจทย์มักไม่ให้จำตัวเลขอย่างเดียว แต่จะให้ดู “ประเภทเอกสาร” แล้วถามว่าควรเก็บนานแค่ไหน/เข้ากลุ่มใด วิธีทำคืออ่านโจทย์ให้ชัดว่าเป็นเอกสารการเงิน สัญญา งานสอบสวน หรือเอกสารทั่วไป เพราะอายุการเก็บต่างกัน และมีคำว่า “ทำลายได้/ต้องเก็บถาวร” โผล่มาหลอกบ่อย 5) จุดเล็ก ๆ ที่ชอบออก: ตราครุฑ/การพิมพ์/การติดต่อต่างประเทศ ในข้อสอบสารบรรณจะมีเรื่องตำแหน่งอักษรโรมันบนตราส่วนราชการเวลาติดต่อกับต่างประเทศ หรือรูปแบบหัวหนังสือ/ระยะขอบ/การจัดวาง ให้จำเป็นภาพรวมว่า “ต้องเป็นมาตรฐานเดียวกัน” และดูคำสำคัญในโจทย์ว่าพูดถึงหนังสือภาษาอังกฤษ/การติดต่อระหว่างประเทศหรือไม่ วิธีใช้โพสต์นี้ให้คุ้ม: ทำ 10 ข้อรอบแรกแบบจับเวลา แล้วจดว่าผิดเพราะ “ไม่รู้เนื้อหา” หรือ “อ่านโจทย์พลาด” จากนั้นกลับมาทวนเฉพาะหัวข้อที่พลาด เช่น บันทึกข้อความภายใน/หนังสือประชาสัมพันธ์/หนังสือรับรอง/อายุการเก็บหนังสือ จะเห็นว่าคะแนนขึ้นไวมาก