รีวิวละเอียดยิบ👀 มือใหม่จัดExpoต้องเจอสิ่งนี้🔎 | ตามติดชีวิต BD
ปี 2024 เรามีโอกาสได้จัด Expo อุตสาหกรรมที่ใหญ่ที่สุดในอาเซียนอย่าง METALEX ฟังแล้วก็รู้สึกกดดันแล้วเนาะ และที่กดดันกว่านั้น เราเป็น Head ในการจัดบูธครั้งนี้และเพิ่งทำงานได้ไม่ถึงปี😱
แต่ในเมื่อเจ้าของบริษัทเห็นศักยภาพในตัวเรา เราจะสู้ค่ะ! ไหวมั้ยไม่รู้แต่ต้องเต็มที่
1️⃣ อย่างแรกคือเราต้องรู้ขนาดพื้นที่ที่เราอยากได้แล้วจองพื้นที่ก่อน พื้นที่จะมีทั้งพื้นที่สำเร็จรูปและแบบพื้นที่เปล่าสำหรับจัดบูธเอง 🙋🏻♀️เราเลือกจัดบูธเอง แน่นอนว่าแพงกว่าสำเร็จรูปแต่คนเข้าถึงได้ง่ายกว่า✅✅
2️⃣ ติดต่อหาบริษัททำบูธ เราคุยกับหลายเจ้ามาก หาเจ้าที่สามารถSupportไอเดียการจัดบูธของเราได้ จะบอกว่าเลือกดีๆนะคะ ขนาดของเราเลือกดีแล้ว พอหน้างาน เปิดฮอลล์ลูกค้าเข้าแล้ว บูธยังไม่เรียบร้อยเลย เซ็งมาก😔😔
3️⃣ คิดConceptที่จะดึงลูกค้าเข้ามาดูบูธ ในปีนี้เราจัดในตีมของ Museum เป็นการนำเสนอเชิงให้ความรู้ เราเชื่อว่าลูกค้าเรามักหาข้อมูลก่อนซื้อเสมอ เราเลยเสิร์ฟข้อมูลที่ทุกเครื่องจักรจะมีป้ายเล็กๆบอกถึงคุณสมบัติ ไม่เน้นเขียนยาวๆ เน้นให้ป้ายนึงตัวโต อ่านง่าย แต่มีหลายๆอันแทน
ขนาดเราเจอตัวอักษรเยอะๆ ยังไม่อยากอ่านเลยจริงไหม55555😂😂 และเป็นการดึงลูกค้าเข้ามาในบูธ พอเค้าเข้ามาจะเจอกับโต๊ะสำหรับให้ลองประกอบ เชื่อไหมว่า ลูกค้าเข้าจนไม่ได้กินข้าว ต้องผลัดเวรกันไป เหนื่อยมากก
แต่ๆๆๆ ถ้าดูแล้วกลัวจำได้ไม่หมดว่าในบูธเรามีอะไรมั่ง เรามีQR codeให้สแกน แล้วบอกหมดเลยว่าปีนี้เราจัดแสดงเครื่องจักรอะไรบ้าง👀✅ พร้อมบอกราคาเครื่องเลย ไม่มีปิดบัง ขายความจริงใจและคุณภาพล้วนๆ
4️⃣ ประสานงานตัวจี๊ด🌶️ เราต้องประสานงานทั้งภายในและภายนอก
ภายใน คือ ประสานงานกับภายในบริษัท🍅🍒 ถึงการวางแผนบูธ, Timelineในการสั่งซื้อPartต่างๆและวางแผนระยะเวลาในการประกอบเครื่อง รวมถึงอื่นๆเบ็ดเตล็ดอีกมากเช่น การทำเสื้อ, ทำโปรชัวร์, ทำป้าย, ทำอะคริลิก
✅สิ่งที่ควรทำในฐานะเราเป็นหัวหน้าทีมคือ การนัดประชุมเล่าความคืบหน้าของแต่ละprocess เพราะอะไร(?) ทุกคนจะรู้ว่าตอนนี้ถึงไหนแล้ว และยังขาดส่วนไหนอีกบ้าง แล้วฉันช่วยอะไรได้บ้าง💡
ภายนอก คือ ประสานงานกับทีมทำบูธ ทีมจัดงาน ทีมไฟฟ้า ทีมลม ทีมขนส่ง จัดให้ดีนะคะ
แนะนำว่าไฟฟ้านี่ควรมีวิศวกรไฟฟ้า⚡️คำนวณให้ ชีวิตจะง่ายขึ้นเยอะ
ลม🌪️อันนี้เราว่าสายเครื่องกลจะทราบอยู่แล้วว่าต้องใช้ลมหรือไม่ เท่าไหร่
ขนส่ง🚛 เวลาเข้าออกดูวันเวลาให้ดี (ย้ำ) ให้ดีๆนะคะ เวลาถูกFixหมดว่าใครต้องเข้าตอนไหน ใครรับของ ใครส่งของ อันนี้เราจ้างทีมขนส่งของที่จัดงานหมดเลย แพงอยู่นะ แต่ใช้เงินแก้ปัญหาแล้ว เราเอาสมองไปคิดอย่างอื่นก็คงดีกว่า5555😂😅
ทีมจัดงาน โอเคมากๆอยู่แล้ว เค้าManageดีมาก ดูแลจัดการดีมาก RX Tradex เข้าใจเลยทำไมถึงดูแลงานที่ใหญ่ที่สุดในอาเซียนได้ เก่งมากๆ มีอาชีพ
จากประสบการณ์ตรงที่ได้เป็นหัวหน้าทีมจัดบูธในงาน METALEX 2024 ซึ่งถือเป็นงาน Expo อุตสาหกรรมที่ใหญ่ที่สุดในอาเซียน ก็ได้เรียนรู้ว่า การจัดบูธให้ประสบความสำเร็จนั้น ต้องให้ความสำคัญทั้งเรื่องการวางแผนพื้นที่และการประสานงานอย่างใกล้ชิดกับทุกฝ่าย อย่างแรกที่สำคัญ คือการเลือกพื้นที่บูธอย่างเหมาะสม ซึ่งถ้าเลือกพื้นที่เปล่าเพื่อการออกแบบเองจะมีความยืดหยุ่นและสร้างลูกเล่นได้มากกว่า ถึงแม้ค่าใช้จ่ายจะสูงกว่าพื้นที่สำเร็จรูปก็ตาม และต้องจองพื้นที่ให้เร็วเพื่อป้องกันปัญหาพื้นที่เต็ม ต่อมาคือการเลือกบริษัทรับทำบูธที่สามารถเข้าใจและสนับสนุนไอเดียเราได้จริงๆ เพราะเจอปัญหาบูธยังไม่เรียบร้อยถึงตอนเริ่มงานทำให้เกิดความเครียดมาก การพูดคุยและตรวจสอบ Timeline กับทีมงานบูธก่อนวันงานจึงเป็นหัวใจให้ทุกอย่างเดินหน้าได้อย่างราบรื่น อีกหนึ่งเคล็ดลับที่เราใช้คือการตั้งคอนเซ็ปต์แบบ Museum ที่ให้ความรู้กับลูกค้า โดยเน้นป้ายบอกคุณสมบัติของเครื่องจักรแบบอ่านง่ายไม่ยาวเกินไป เพื่อดึงดูดให้ลูกค้าเข้ามายังบูธได้จริง และยังมีโต๊ะให้ลูกค้าลองประกอบเครื่องจักรเอง ซึ่งกระตุ้นความสนใจและทำให้ลูกค้าใช้เวลาอยู่ที่บูธนานขึ้น การประสานงานเป็นความท้าทายที่ไม่ควรมองข้าม เราต้องนัดประชุมเพื่อติดตามความคืบหน้าของแต่ละส่วน ตั้งแต่การจัดซื้อชิ้นส่วนเครื่องจักร, การจัดทำสื่อโปรโมททั้งเสื้อโปโลและโปรชัวร์ ไปจนถึงการติดต่อทีมไฟฟ้าและทีมลมเพื่อติดตั้งอุปกรณ์อย่างถูกต้องและปลอดภัย ทีมขนส่งก็ต้องกำหนดวันเวลาการขนส่งให้ชัดเจน การวางแผนเหล่านี้ช่วยลดความผิดพลาดในวันงานได้มาก ประสบการณ์นี้สอนให้รู้ว่าการมีวิศวกรไฟฟ้ามาร่วมคำนวณระบบไฟฟ้าทำให้หมดกังวลเรื่องความปลอดภัยและได้ระบบที่ดี ส่วนทีมจัดงานอย่าง RX Tradex ที่ดูแลงานก็มีระบบการจัดการที่ดีมาก ช่วยดูแลให้เราโฟกัสกับงานจัดบูธได้อย่างเต็มที่ สำหรับมือใหม่ที่กำลังจะจัดบูธในงาน Expo หรืองาน METALEX เราแนะนำให้เตรียมตัวตั้งแต่เนิ่นๆ ใส่ใจในรายละเอียดทุกขั้นตอน และเปิดใจรับฟังทีมงานของตัวเองและทีมส่วนอื่นๆ ความอดทนและการวางแผนที่ดีจะทำให้งานออกมาสำเร็จ และสัมผัสได้ถึงความภูมิใจในการทำงานครั้งนี้อย่างแท้จริง