Creating a 12-month Sheet in an automatic worksheet in 40 seconds.
Use PivotTable to create automatic sheets. It can be deployed by switching to a day or client list.
ถ้าคุณกำลังทำ “ตารางทำงานรายเดือน” แล้วต้องแยกข้อมูลเป็น 12 เดือน (JANUARY–DECEMBER) แบบเดิมๆ ที่ต้องก๊อปปี้ชีท/ตั้งชื่อ/กรองข้อมูลทีละเดือน บอกเลยว่าเสียเวลาแบบไม่จำเป็นค่ะ วิธีที่ฉันใช้คือให้ PivotTable ช่วย “แตกชีท” ให้เองอัตโนมัติ เหมาะมากกับไฟล์งานขาย งานสรุปยอด งานเทรนนิ่ง หรือรายงานที่ต้องส่งทุกเดือน สิ่งที่ต้องมีในข้อมูลต้นทาง - ควรมีคอลัมน์ “MONTH” (หรือวันที่ที่สามารถแปลงเป็นเดือน) อยู่ในตารางข้อมูล - แนะนำให้จัดข้อมูลเป็น Table (กด Ctrl+T) เพื่อให้ PivotTable อัปเดตง่าย ขั้นตอนทำตารางทำงานรายเดือนให้มี 12 Sheet อัตโนมัติ (แนวเดียวกับในภาพ PivotTable) 1) เลือกช่วงข้อมูล (หรือ Table) แล้วไปที่ Insert > PivotTable 2) เลือกวาง PivotTable ที่ New Worksheet (จะได้ชีทใหม่สำหรับสรุป) 3) ใน PivotTable Fields ให้ลากฟิลด์ “MONTH” ไปไว้ที่ Filters (สำคัญมาก เพราะเราจะใช้ตัวนี้สร้างหน้าแยกเดือน) 4) คลิกที่ PivotTable > แถบ PivotTable Analyze (หรือ Options) > เลือกคำสั่ง Show Report Filter Pages… 5) เลือกฟิลด์ที่ใช้กรองคือ “MONTH” แล้วกด OK หลังจากกด OK โปรแกรมจะสร้างชีทแยกตามค่าที่อยู่ใน MONTH ให้ทันที เช่น JANUARY, FEBRUARY, MARCH… ไปจนถึง DECEMBER (ถ้าในข้อมูลมีครบ) เท่านี้คุณก็ได้ “ตารางทำงานรายเดือน” แบบแยกชีทโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องทำมือทีละเดือนอีกแล้ว ทริคที่ทำให้ใช้งานลื่นขึ้น - ตั้งชื่อเดือนให้เป็นมาตรฐาน: ถ้าคุณใช้ชื่อเดือนอังกฤษ (JANUARY เป็นต้น) ให้ใช้รูปแบบเดียวกันทั้งไฟล์ จะได้ไม่แตกชีทซ้ำเพราะสะกดต่างกัน - ถ้าเดือนหาย (เช่นไม่มี MAY ในข้อมูล) PivotTable จะไม่สร้างชีทเดือนนั้นให้ อันนี้ปกติค่ะ - เวลาข้อมูลเพิ่ม: แค่ Refresh PivotTable (PivotTable Analyze > Refresh) แล้วค่อยสั่ง Show Report Filter Pages… ใหม่เมื่ออยากสร้างชีทชุดใหม่ ประยุกต์จาก “รายเดือน” เป็นอย่างอื่นได้ - เปลี่ยนจาก MONTH เป็น “วัน (DATE)” เพื่อแยกรายวัน - เปลี่ยนเป็น “ชื่อลูกค้า” เพื่อทำชีทแยกตามลูกค้าอัตโนมัติ - เปลี่ยนเป็น “ทีม/สาขา/โปรเจกต์” เพื่อทำรายงานแจกจ่ายให้แต่ละฝ่าย ส่วนตัวฉันชอบวิธีนี้เพราะมันทำให้ไฟล์รายงานรายเดือนดูเป็นระบบขึ้นมาก และลดเวลาเตรียมงานได้แบบเห็นได้ชัด โดยเฉพาะช่วงสิ้นเดือนที่งานเร่งๆ ค่ะ