ตั้งค่า,,สันแฟ้ม 5 นิ้ว,,

เวลาเจอคำว่า “สันแฟ้มแนวตั้ง” ในออฟฟิศ หลายคนจะนึกถึงงานจุกจิกที่กินเวลา เพราะต้องลองพิมพ์-ตัด-ทาบแฟ้มซ้ำๆ กว่าจะพอดี โดยเฉพาะสันแฟ้ม 5 นิ้วที่ถ้าคลาดนิดเดียว ตัวหนังสือจะเบี้ยวหรือหลุดขอบได้เลย เราเลยทำเป็น “เซ็ตติ้งมาตรฐาน” ไว้ใช้ประจำ ตั้งค่าครั้งเดียวแล้วค่อยแก้เฉพาะชื่อเรื่อง/เลขที่หนังสือ ประหยัดเวลามาก แนวทางที่เราใช้กับงานสันแฟ้มแนวตั้ง 5 นิ้ว (อ้างอิงค่าที่ตั้งไว้ในรูป) จะมี 2 ส่วนหลักๆ คือ “ความกว้างคอลัมน์” และ “ความสูงของแถว” 1) ตั้งค่าหน้ากระดาษ/พื้นที่ทำงานให้คิดแบบแนวตั้งก่อน - เราจะกำหนดความกว้าง (แนวตั้ง) ไว้ที่ 70 เป็นค่ากลางที่พิมพ์ออกมาแล้วบาลานซ์ดี ตัวอักษรไม่อัดแน่นเกินไป - จากนั้นค่อยไปกำหนดความสูง (แนวนอน) เป็น 133.5 เพื่อให้ระยะบน-ล่างลงตัวกับสันแฟ้ม 5 นิ้ว เวลาเอาไปสวมแฟ้มแล้วกึ่งกลางสวย 2) แบ่งโซนข้อมูลบนสันแฟ้มให้ใช้งานจริง หลายที่นิยมใส่ข้อมูล 3 ช่วง เช่น ชื่อหน่วยงาน/ประเภทแฟ้ม/ปี หรือเลขที่เอกสาร ฯลฯ เราเลยแบ่งแถวเป็นช่องๆ แล้วล็อกความสูงไว้ จะได้ไม่เลื่อนทุกครั้ง - ช่อง 2,3 (ความสูง) 35.25: เราใช้สำหรับหัวข้อที่อยากให้เด่น เช่น “ประเภทแฟ้ม” กับ “ปีงบประมาณ” หรือ “เรื่อง” กับ “หน่วยงาน” - ช่องที่เหลือ (ความสูง) 38.25: ใช้กับข้อความทั่วไป เช่น รายละเอียดรอง/รหัสเอกสาร เพื่อให้ระยะหายใจสบายตา ทริคให้พิมพ์ออกมาสวยแบบไม่ต้องลุ้น - ตั้งค่ากึ่งกลาง (จัดแนวกลางทั้งแนวตั้งและแนวนอน) ในแต่ละช่อง จะช่วยให้ข้อความไม่ดูตกหรือชิดด้านใดด้านหนึ่ง - เผื่อระยะขอบเล็กน้อยก่อนพิมพ์จริง 1 แผ่น (ทดลองพิมพ์บนกระดาษธรรมดา) แล้วค่อยพิมพ์ลงกระดาษจริง จะลดการเสียของได้เยอะ - บันทึกเป็นเทมเพลต/ไฟล์ต้นแบบ เช่น “สันแฟ้มแนวตั้ง 5 นิ้ว” แล้วก็ใช้คำสั่ง Save As ทุกครั้งที่ทำงานใหม่ กันไฟล์ต้นแบบพัง ถ้าทำตามนี้ เวลาเจองาน “สันแฟ้มแนวตั้ง” ก็แค่เปิดไฟล์ ตั้งค่าที่ล็อกไว้ (กว้าง 70 / สูง 133.5 + ช่อง 2,3 = 35.25 และช่องที่เหลือ = 38.25) แล้วเปลี่ยนข้อความให้ตรงงาน จบไวขึ้นจริงๆ และได้มาตรฐานเหมือนกันทุกแฟ้มด้วย