管理ラインデスク

พอทำงานธุรการจริง ๆ จะรู้เลยว่า “โต๊ะ” คือสนามรบประจำวัน เอกสารเข้า-ออก ปากกา ตรายาง ที่เย็บกระดาษ แฟ้ม หลายอย่างต้องหยิบให้ทันเวลา วันไหนโต๊ะรกคือเสียเวลาไปกับการหาของจนหงุดหงิด ดังนั้นเป้าหมายของการจัดโต๊ะทำงานออฟฟิศสำหรับเราไม่ใช่แค่สวย แต่ต้องหยิบสะดวกและหาเจอง่ายด้วย 1) แยกของให้ชัด: ใช้หลัก 3 โซนบนโต๊ะ - โซนใช้งานบ่อย (หยิบทุกวัน): ปากกา ดินสอ กรรไกร ที่เย็บกระดาษ เทปลบคำผิด วางใกล้มือข้างถนัด - โซนเอกสารเข้า-ออก: วางถาดเอกสาร 2 ชั้น “รับเข้า/ส่งออก” จะลดการกองเป็นภูเขา - โซนของใช้ไม่บ่อย: เก็บเข้าลิ้นชักหรือกล่องใต้โต๊ะ ไม่ให้กินพื้นที่สายตา 2) ทำให้ “หยิบปุ๊ปเจอปั๊ป” ด้วยการติดป้าย ฉันชอบติดสติ๊กเกอร์เล็ก ๆ ที่แฟ้ม/กล่อง เช่น “ใบลา”, “สัญญา”, “เบิกจ่าย”, “สำเนา” และจัดเรียงตามลำดับการใช้งาน เวลารีบ ๆ จะไม่ต้องเปิดไล่หา ทีเดียวเจอ 3) ลดกองกระดาษด้วยแฟ้มตั้ง + ซองใส เอกสารที่ต้องใช้ต่อเนื่องให้ใช้แฟ้มตั้ง (file holder) แล้วแบ่งเป็นหมวด ส่วนเอกสารที่รอเซ็น/รอตรวจ แนะนำซองใส A4 แยกสีตามสถานะ เช่น สีฟ้า=รอตรวจ สีเหลือง=รอเซ็น จะเห็นภาพรวมเร็วมาก 4) จัดสายไฟให้โต๊ะดูโปร่งโล่ง โต๊ะโล่งขึ้นทันทีแค่รวบสายชาร์จ/สายคอมฯ ใช้คลิปหนีบสายหรือรัดสายเวลโคร แล้วเก็บปลั๊กไว้ด้านหลังโต๊ะหรือใต้โต๊ะ ความสบายตาช่วยให้ใจไม่ล้า ทำงานต่อได้นานขึ้นจริง ๆ 5) ทริคฮวงจุ้ยโต๊ะทำงาน (เอาแบบใช้งานได้) - โต๊ะควรโล่งตรงกลาง: เหลือพื้นที่เขียน/เซ็นเอกสาร จะช่วยให้ทำงานไม่สะดุด - หลีกเลี่ยงของรกบังหน้าคอม: เพราะทำให้รู้สึกอึดอัดและเสียสมาธิ - วางของสำคัญไว้ “ตำแหน่งประจำ”: กุญแจ ตรายาง ปากกาเซ็น ต้องมีบ้านของมัน ลดการหายและลดความเครียด - เติมสีเขียวเล็ก ๆ: ถ้ามีพื้นที่ วางต้นไม้เล็ก ๆ หรือของตกแต่งชิ้นเดียวพอ ให้ดูสบายตาแต่ไม่รกรุงรัง 6) เช็กลิสต์จัดโต๊ะออฟฟิศแบบเร็ว (ทำได้ใน 10 นาที) - ทิ้ง/ย้ายของที่ไม่ใช้วันนี้ออกจากหน้าโต๊ะ - เคลียร์เอกสารเป็น 2 ถาด รับเข้า/ส่งออก - จัดอุปกรณ์เขียนให้รวมในแก้วเดียว - เช็ดโต๊ะให้สะอาด แล้วกำหนด “ตำแหน่งประจำ” ของแต่ละอย่าง พอจัดโต๊ะทำงานออฟฟิศให้เป็นระบบแล้ว จะรู้สึกเลยว่างานเยอะแค่ไหนก็ยังพอไหว เพราะเราไม่เสียพลังไปกับการหาอุปกรณ์ โต๊ะโปร่งโล่ง สบายตา ใจเราก็สบายขึ้นตามจริง ๆ