Text Box คือ “กล่องข้อความ” ที่เราแทรกลงไปในเอกสารเพื่อพิมพ์ข้อความแยกจากเนื้อหาหลัก ทำให้เราจัดวางคำ/ประโยคไว้ตรงไหนของหน้าได้อิสระกว่าการพิมพ์ปกติ เหมาะมากกับงานเอกสารและงานธุรการ เช่น ทำช่องใส่ชื่อ–ตำแหน่ง ทำหัวกระดาษ ทำป้ายกำกับ (label) ทำหมายเหตุข้างๆ หรือทำแบบฟอร์มที่ต้องวางข้อความให้ตรงตำแหน่งเป๊ะๆ สิ่งที่เราชอบใช้ Text Box บ่อยสุดคือ “ทำช่องใส่ชื่อ ตำแหน่ง” เพราะถ้าพิมพ์เป็นบรรทัดธรรมดา เวลาแก้ไข/ย้ายตำแหน่งจะทำให้รูปแบบเพี้ยนได้ง่าย แต่ถ้าอยู่ในกล่องข้อความ เราสามารถลากกล่องไปวางตรงมุมที่ต้องการได้เลย และถ้าตั้งค่าถูกต้องจะ “ขยับย้ายได้ทั้งประโยค” ตามที่หลายคนต้องการ วิธีใช้งานแบบพื้นฐาน (ทำให้ไม่งง) 1) แทรก (Insert) > Text Box / กล่องข้อความ แล้วลากวาดขนาดที่ต้องการ 2) พิมพ์ข้อความลงไป เช่น “ชื่อ-สกุล: ……….” หรือ “ตำแหน่ง: ……….” 3) ต้องการย้ายทั้งประโยค: คลิกที่ขอบกล่อง (ไม่ใช่คลิกในตัวอักษร) แล้วลากไปตำแหน่งใหม่ ข้อความจะย้ายไปพร้อมกันทั้งกล่อง ทริคที่ช่วยให้งานเอกสารดูเรียบร้อยขึ้น - ปรับเส้นขอบ/พื้นหลัง: ถ้าไม่อยากให้เห็นกรอบ ให้ตั้งค่า Shape Outline เป็น No Outline และ Shape Fill เป็น No Fill เอกสารจะดูสะอาดตาเหมือนพิมพ์ปกติ แต่ยังลากย้ายได้ - ตั้งค่าการล้อมข้อความ (Wrap Text): ถ้ากล่องไปทับเนื้อหา ให้เลือกตัวเลือกที่เหมาะ เช่น In front of text (ลอยทับ), Square (ให้ข้อความหลบ), หรือ Behind text แล้วแต่รูปแบบงานราชการ/งานสำนักงานที่ทำ - จัดแนวให้เป๊ะ: ใช้ Align/Distribute หรือเปิด Gridlines/Guides จะช่วยวางหลายกล่องให้ตรงกัน เช่น ช่องชื่อ ช่องตำแหน่ง ช่องวันที่ Text Box ต่างจากการพิมพ์ข้อความธรรมดายังไง? - พิมพ์ธรรมดาจะไหลตามบรรทัดและย่อหน้า ย้ายทีอาจทำให้ทั้งหน้าเคลื่อน - Text Box คือวัตถุ (object) ที่ขยับได้อิสระ เหมาะกับองค์ประกอบที่ต้อง “ล็อกตำแหน่ง” ในหน้าเอกสาร ถ้าคุณทำงานเอกสารบ่อยๆ ลองเริ่มจากทำ Text Box ไว้เป็นแม่แบบช่องชื่อ–ตำแหน่ง พอทำครั้งต่อไปก็แค่คัดลอก (Copy) แล้วย้ายตำแหน่งได้ทันที ประหยัดเวลามาก และลดปัญหาหน้ากระโดดเวลามีการแก้ไขข้อความด้วย