ถ้าทำงานธุรการหรือเกี่ยวกับงานราชการ บอกเลยว่า “สมุดส่งหนังสือ” (หลายที่เรียกสมุดทะเบียนรับ-ส่ง) เป็นของที่ควรมีมาก ๆ เพราะเวลาเอกสารหาย/ตามเรื่อง/ต้องตรวจย้อนหลัง มันช่วยชีวิตจริงค่ะ โดยเฉพาะตอนมีหลายฝ่ายรับผิดชอบ เอกสารวิ่งไปหลายโต๊ะ เหตุผลหลัก ๆ ที่เราควรใช้สมุดส่งหนังสือ 1) ลดปัญหา “ส่งแล้วแต่ไม่มีหลักฐาน” เพราะมีการบันทึกไว้ชัดเจนว่าเอกสารถูกส่งเมื่อไหร่ ส่งให้ใคร และเรื่องอะไร 2) ตามงานง่ายขึ้น เวลาโทรตามหรือไปถามหน่วยงานปลายทาง เรามีข้อมูลอ้างอิง เช่น หนังสือลงวันที่เท่าไร และเลขที่รับ-ส่ง 3) ตรวจสอบย้อนหลังสะดวก ตอนมีการตรวจแฟ้ม/ตรวจงาน หรือหัวหน้าขอดูว่าเรื่องนี้ไปถึงไหนแล้ว เปิดสมุดก็ไล่ดูได้เลย สมุดส่งหนังสือควรมีช่องอะไรบ้าง (แนะนำให้ครบตามนี้) - เลขลำดับ - วัน/เดือน/ปี (วันที่ส่ง) - “หนังสือลงวันที่” (วันที่บนเอกสาร) - เลขที่หนังสือ (ถ้ามี) - เรื่อง (สรุปสั้น ๆ ให้รู้ทันทีว่าเอกสารเกี่ยวกับอะไร) - ส่งถึง/หน่วยงานปลายทาง - วิธีส่ง (ส่งมือ/ไปรษณีย์/เมสเซนเจอร์/ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์) - ผู้ส่ง/ผู้รับ และช่องหมายเหตุ วิธีเขียนให้ค้นง่าย (ทริคที่เราใช้ประจำ) - ช่อง “เรื่อง” ให้เขียนเป็นคีย์เวิร์ดก่อน แล้วค่อยตามด้วยรายละเอียด เช่น “ขออนุมัติจัดซื้อ…/ขอความร่วมมือ…/รายงานผล…” เวลาเปิดย้อนจะเจอเร็ว - เขียนวันที่ให้ตรงกันทั้ง “วันที่ส่ง” และ “หนังสือลงวันที่” เพราะบางทีเอกสารลงวันที่วันหนึ่ง แต่ส่งจริงอีกวัน ถ้าไม่แยกไว้จะงงตอนตาม - ถ้าส่งหลายฉบับในวันเดียว ให้ใส่เลขลำดับต่อเนื่อง และทำเครื่องหมายว่าชุดเดียวกัน เช่น (1/3, 2/3, 3/3) เพิ่มเติมสำหรับคนทำงานยุคนี้ ถึงจะมีระบบออนไลน์ หลายที่ยังต้องมีสมุดทะเบียนรับ-ส่งควบคู่ เพราะบางเรื่องต้องใช้เป็นหลักฐานหน้างานหรือเวลาระบบล่ม แนะนำให้กำหนด “มาตรฐานการบันทึก” ในทีมเดียวกัน เช่น ตัวย่อหน่วยงาน วิธีเขียนเรื่อง และการลงชื่อผู้รับ จะช่วยให้สมุดส่งหนังสือเป็นระบบและใช้งานได้จริงค่ะ