ถ้าใครต้องทำ “ดัชนีแฟ้มเอกสาร” หรือ “ดัชนีคั่นเอกสาร” บ่อยๆ (แฟ้มราชการ/แฟ้มสำคัญ) เราว่าวิธีทำใน Excel แล้วค่อยตัดแปะ/พิมพ์ออกมา ช่วยประหยัดเวลามาก เพราะแก้เลขหน้า/เลขเรื่องทีเดียว แล้วทุกบรรทัดจะอัปเดตตาม 1) วางโครงใน Excel ให้พร้อมก่อน เราเริ่มจากทำตาราง 4 คอลัมน์หลักๆ - ลำดับ (1,2,3…) - เลขเรื่อง/เลขที่หนังสือ (เช่น ที่…/…) - ชื่อเรื่องเอกสาร (ชื่อสั้นๆ อ่านแล้วรู้ทันที) - หมวด/หมายเหตุ (เช่น การเงิน, บุคคล, พัสดุ หรือ “เอกสารแนบ”) ทริคคือทำให้ “ลำดับ” เป็นอัตโนมัติ: พิมพ์ 1, 2 แล้วลากลง หรือใช้สูตร =ROW()-1 (ปรับตามแถวที่เริ่ม) เวลาเพิ่มรายการใหม่ ดัชนีแฟ้มจะไม่เพี้ยน 2) เรียงลำดับดัชนีแฟ้มให้หาง่าย ส่วนใหญ่เราจะเรียงตาม “เลขเรื่อง” หรือ “ลำดับเลขที่” ของเอกสารในแฟ้มค่ะ ให้ใช้ Sort ใน Excel เลือกคอลัมน์เลขเรื่อง/เลขที่ แล้วจัดเรียงจากน้อยไปมาก ถ้าเลขเรื่องมีทั้งตัวอักษร+ตัวเลข แนะนำแยกเลขสำคัญออกมาอีกคอลัมน์ (เช่น “เลขลำดับ”) เพื่อให้เรียงได้ตรงจริง 3) ทำหน้า “ดัชนีแฟ้ม” ให้ดูเป็นระเบียบ เราจะทำหัวตารางด้านบน เช่น “ดัชนีแฟ้มสำคัญ ปี …” และใส่เลขแฟ้มหรือชื่อแฟ้มไว้ชัดๆ เวลาเปิดแฟ้มหลายเล่มจะไม่สับสน - ปรับความกว้างคอลัมน์ให้พอดี - ใช้เส้นขอบ (Borders) ให้เหมือนแบบฟอร์มงานธุรการ - ตั้งค่าหน้ากระดาษเป็น A4 และลอง Print Preview ก่อนทุกครั้ง 4) ทำแผ่น “Index แฟ้ม” หรือแถบคั่นเอกสาร ถ้าต้องทำเป็นแถบคั่น เราจะใช้ชื่อหมวด/ลำดับ (เช่น ลำดับที่ 1–5, 6–10 หรือชื่อหมวด) แล้วจัดวางใน Word/PowerPoint เพื่อให้ขนาดแถบคั่นพอดีกับแฟ้ม จากนั้นค่อยคัดลอกจาก Excel ไปวาง (Paste) เป็นข้อความ ทริค: ถ้าวางแล้วฟอนต์เพี้ยน ให้ใช้ Paste Special > Keep Text Only แล้วค่อยจัดฟอนต์ทีเดียว 5) เช็กลิสต์ก่อนพิมพ์ (กันพลาด) - ลำดับต่อเนื่องไหม (ไม่มีข้ามเลข) - ชื่อเรื่องสั้น ชัด หาง่าย - เลขเรื่องตรงกับเอกสารจริงในแฟ้ม - ถ้าพิมพ์เป็นดัชนีคั่นเอกสาร ให้ลองพิมพ์ 1 แผ่นทดสอบก่อน แล้วค่อยพิมพ์ชุดใหญ่ โดยรวมวิธีนี้ตอบโจทย์มากสำหรับคนที่อยากทำ “แฟ้ม index” ให้ดูมืออาชีพแต่ทำง่ายค่ะ แก้ครั้งเดียวจบ หาง่าย งานเสร็จเร็วจริงๆ