หลายคนเริ่มหางานสายออฟฟิศแล้วเจอประกาศ “รับสมัครเจ้าหน้าที่ธุรการ” แต่ยังงงว่าเจ้าหน้าที่ธุรการ คืออะไรกันแน่ จากประสบการณ์ที่เคยทำงานธุรการ/งานเอกสารในหน่วยงานที่มีระบบระเบียบค่อนข้างชัด งานนี้คือ “คนดูแลความเรียบร้อยของงานเอกสารและงานสนับสนุน” ให้ทีมทำงานต่อได้ลื่นไหลค่ะ หน้าที่ที่เจอบ่อยของเจ้าหน้าที่ธุรการ - รับ-ส่งหนังสือ/เอกสาร: ลงรับหนังสือเข้า ออกเลขหนังสือ ส่งต่อให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และติดตามงานให้ทันกำหนด - พิมพ์งาน/จัดทำเอกสาร: หนังสือราชการ รายงานการประชุม บันทึกข้อความ แบบฟอร์มต่าง ๆ - จัดเก็บและค้นเอกสาร: แยกหมวดแฟ้ม ทำสารบัญแฟ้ม เก็บทั้งแบบกระดาษและไฟล์ (บางที่มีระบบ e-Document) - ประสานงาน: นัดหมายผู้เกี่ยวข้อง โทร/อีเมลติดตามงาน จัดคิวผู้มาติดต่อ - งานสนับสนุนทั่วไป: เบิกวัสดุสำนักงาน จัดห้องประชุม เตรียมเอกสารประกอบการประชุม ทักษะที่ควรมี (ถ้าอยากทำให้ “หางานได้ไว”) - ละเอียดรอบคอบและเช็กงานเป็น: งานธุรการพลาดเลขที่หนังสือ/ชื่อหน่วยงาน/วันที่ อาจทำให้เอกสารถูกตีกลับได้ - พิมพ์งานและใช้โปรแกรมพื้นฐาน: Word/Excel/Google Drive และการจัดไฟล์ให้เป็นระบบ - สื่อสารสุภาพและประสานงานเก่ง: โดยเฉพาะงานที่ต้องคุยกับหลายฝ่าย - บริหารเวลา: งานมักมาเป็นชุดและมีเดดไลน์ชัด ต้องจัดลำดับความสำคัญได้ แล้ว “บัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่รัฐ” คืออะไร? โดยทั่วไปคือบัตรที่หน่วยงานราชการ/รัฐออกให้กับบุคลากรของหน่วยงานนั้น เพื่อใช้ยืนยันตัวตนในการปฏิบัติงานหรือการติดต่อราชการบางกรณี (รายละเอียดหน้าตา/สิทธิการใช้งานขึ้นกับหน่วยงานและประเภทบุคลากร) ข้อที่ควรรู้คือ - เป็นบัตรแสดงตัวตนในการทำงาน ไม่ได้แปลว่าใช้แทนบัตรประชาชนได้ทุกกรณี - บางที่ใช้สำหรับเข้า-ออกอาคาร ลงเวลาทำงาน หรือรับรองว่าเป็นผู้ปฏิบัติงานจริง - ควรใช้อย่างระมัดระวัง ไม่ถ่ายลงโซเชียลให้เห็นเลข/ข้อมูลสำคัญ และแจ้งหน่วยงานทันทีหากสูญหาย ถ้าคุณกำลังจะสมัครงานธุรการ แนะนำให้เตรียมเรซูเม่ที่เน้น “ประสบการณ์จัดเอกสาร/ประสานงาน/ใช้โปรแกรม” และยกตัวอย่างงานที่ทำเป็นระบบ เช่น เคยจัดแฟ้ม/ทำทะเบียนรับ-ส่ง/ทำรายงานประชุม จะช่วยให้ผู้สัมภาษณ์เห็นภาพว่าทำงานนี้ได้จริงค่ะ