ช่วงที่ “งานล้นมือ” หนักๆ ของสายธุรการสำหรับเรา จะมาเป็นแพตเทิร์นเลย: เช้าเปิดคอมยังไม่ทันติด งานก็มารอแล้ว, สายโทรศัพท์เข้า 10 สาย, เอกสารกองเป็นภูเขา, บ่ายเซ็นเอกสารและวิ่งตามลายเซ็นคนอื่น, เย็นงานใหม่มาเพิ่มทั้งที่ยังไม่เสร็จของเก่า… ถ้าคุณอยู่ในลูปนี้เหมือนกัน ลองเอาวิธีที่เราใช้จริงไปปรับดูค่ะ 1) ตั้ง “ลิสต์งานเดียว” ให้จบในที่เดียว ปัญหาหลักตอนงานเยอะคือเราจดหลายที่/จำในหัว ทำให้ลืมและเครียดกว่าเดิม เราใช้ไฟล์เดียว (Excel/โน้ต) แล้วแบ่งคอลัมน์: ชื่องาน, เจ้าของงาน/คนขอลายเซ็น, กำหนดส่ง, สถานะ, รออะไรอยู่ (เช่น รอเอกสาร รออนุมัติ รอลายเซ็น) แค่นี้ก็เห็นภาพว่าติดคอขวดตรงไหน 2) จัดลำดับด้วย 3 ระดับ: ด่วนมาก / ด่วน / ทำตามคิว เวลางานเข้ามาพร้อมกัน ให้ถามตัวเอง 2 ข้อ: “มีเดดไลน์จริงไหม?” และ “ถ้าไม่ทำตอนนี้จะกระทบใคร/กระบวนการไหน?” งานที่ทำให้คนอื่นทำต่อไม่ได้ (เช่น ส่งเอกสารให้บัญชี/จัดซื้อ) เราจะดันขึ้นก่อน ส่วนงานที่แค่ ‘อยากได้เร็ว’ แต่ยังไม่มีกำหนดชัด เราจะวางไว้คิวด่วนปกติ 3) กันเวลารับโทรศัพท์ด้วยช่วงเวลา (Call block) ถ้าวันไหนโทรเข้าไม่หยุด เราจะตั้งช่วงรับสาย/ตอบแชตเป็นรอบ เช่น ทุกชั่วโมงต้นชั่วโมง 10 นาที แล้วช่วงที่เหลือขอทำงานเอกสารต่อเนื่อง จะช่วยให้งานเอกสารไม่สะดุดและลดความผิดพลาด 4) เอกสารกองเป็นภูเขา: แยก “ทำทันที” กับ “รอข้อมูล” เอกสารที่ทำต่อได้ทันทีให้กองไว้ชุดเดียว ส่วนที่รอข้อมูล/รอลายเซ็นแยกอีกชุด พร้อมแปะโพสต์อิทว่า “รอใคร-รออะไร-เดดไลน์” เพื่อไม่ต้องเปิดเช็กซ้ำ และเวลาถามสถานะจะตอบได้เร็ว 5) วิ่งตามลายเซ็นให้มีระบบ เราเคยเสียเวลาเดินวนมาก เลยเปลี่ยนเป็นทำ “รอบเซ็น” วันละ 1-2 รอบ และส่งรายการล่วงหน้าทางแชตว่าเอกสารอะไรบ้าง ใครต้องเซ็นหน้าไหน ถ้าเป็นไปได้ให้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์/สแกน เพื่อลดรอบการวิ่ง 6) ป้องกันงานใหม่มาเพิ่มตอนเย็นด้วยการสรุปคิวก่อนเลิกงาน ก่อนเลิกงาน 15 นาที เราจะสรุปว่า “วันนี้ปิดอะไรไปแล้ว/พรุ่งนี้ทำอะไรต่อ” และถ้ามีงานใหม่เข้ามา จะตอบแบบมีขอบเขตว่า “รับเรื่องแล้ว ขอลงคิวพรุ่งนี้เช้า/ขอข้อมูลเพิ่มก่อนนะคะ” วิธีนี้ช่วยลดงานค้างสะสม 7) ถ้างานล้นมือจริงๆ ให้ส่งสัญญาณด้วยข้อมูล ไม่ใช่ความรู้สึก เวลาต้องคุยกับหัวหน้า/ทีม เราจะโชว์ลิสต์งานและเดดไลน์ที่ชนกัน แล้วเสนอทางเลือก เช่น เลื่อนงาน A หรือขอให้เจ้าของงาน B ส่งข้อมูลให้ครบก่อน จะช่วยให้คนอื่นเข้าใจว่าเราไม่ได้ช้า แต่คิวแน่นจริง หวังว่าทริคพวกนี้จะช่วยให้วันที่งานก็มารอแล้วตั้งแต่เช้า ไปจนถึงเย็นที่งานใหม่มาเพิ่ม กลายเป็น “จัดการได้” มากขึ้นนะคะ