หลายคนอาจยังไม่รู้ว่าเราสามารถทำตราประทับรับเรื่องผ่านคอมพิวเตอร์ได้เองอย่างสะดวกสบาย โดยไม่ต้องพิมพ์และสแกนเอกสารใหม่ ซึ่งวิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับงานราชการหรือสำนักงานที่ต้องการความรวดเร็วและลดการใช้กระดาษ จากที่ได้ลองใช้โปรแกรม Foxit PDF Reader ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและมีฟังก์ชันเฉพาะสำหรับใส่ตราประทับในไฟล์ PDF โดยสามารถลากไฟล์เข้ามาในโปรแกรมได้เลย จากนั้นใช้ฟีเจอร์ 'Image Annotation' เพื่อดึงภาพตราประทับที่เตรียมไว้ เช่นไฟล์ .png มาวางบนเอกสาร นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชัน 'พิมพ์คิด' หรือ Typewriter ที่ช่วยให้เรากรอกข้อมูลสำคัญ เช่น เลขที่รับ วันที่ และเวลา ลงไปในตราประทับได้อย่างสะดวก ข้อดีของการใช้ตราประทับแบบอิเล็กทรอนิกส์คือช่วยลดขั้นตอนและเวลาทำงาน ลดการใช้งานกระดาษ เหมาะสำหรับการทำงานในยุคดิจิทัล และยังสามารถบันทึกส่งงานได้ทันทีโดยไม่ต้องสแกนซ้ำ ซึ่งจากประสบการณ์พบว่าการใช้ตราประทับดิจิทัลนี้ทำให้งานเอกสารมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้นและทำให้การตรวจสอบเอกสารง่ายขึ้นเป็นอย่างมาก หากหน่วยงานอื่น ๆ หรือผู้ที่ทำงานในระบบราชการสนใจ สามารถลองนำวิธีนี้ไปปรับใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และแนะนำให้ใช้โปรแกรม Foxit PDF เพราะติดตั้งง่ายและรองรับฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่ตอบโจทย์การจัดการเอกสารได้ดี