GDcc
A new type of correspondence system that changed from sarabun to E-Office to a collaboration between my agency and the Ministry (DE). The advantage of this system is that it can create bureaucratic documents in this system and be offered to the supervisor in the order of the cent.
Then send the matter to the E-office.
ช่วงที่หน่วยงานผมเริ่มเปลี่ยนจาก “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” แบบเดิมมาเป็น “E‑Office” (ของ GDCC) สิ่งที่รู้สึกชัดที่สุดคือการทำงานมันไหลลื่นขึ้น เพราะงานส่วนใหญ่จบในระบบเดียว ตั้งแต่ร่างเอกสาร ไปจนถึงเสนอผู้บังคับบัญชา และส่งออกเรื่อง ไม่ต้องสลับหลายโปรแกรมหรือพิมพ์ออกมาให้เสียเวลา ภาพรวมการทำงานใน E‑Office ที่ผมใช้บ่อย ๆ จะวนอยู่ 3 เมนูหลักคือ “ร่างเอกสาร”, “กล่องเข้า” และ “ระบบสารบรรณ” 1) ร่างเอกสาร: เหมาะมากเวลาต้องทำหนังสือราชการหรือบันทึกข้อความ เพราะเราเริ่มจากเทมเพลต/แบบฟอร์มในระบบได้เลย แล้วแนบไฟล์ประกอบ (เช่น PDF, รูป, ตาราง) ให้ครบตั้งแต่ต้น ลดปัญหา “เอกสารไม่ครบ” ตอนส่งต่อ 2) กล่องเข้า: ตรงนี้คือศูนย์รวมงานที่ถูกส่งมาให้เรา “รับทราบ/พิจารณา/ลงนาม” ตามสิทธิ์ การเช็กกล่องเข้าทุกเช้าช่วยให้ไม่พลาดงานด่วน โดยเฉพาะงานที่มีกรอบเวลา 3) ระบบสารบรรณ: ส่วนนี้จะเกี่ยวกับการลงทะเบียน รับ-ส่ง ออกเลข และติดตามสถานะเอกสาร ซึ่งเป็นจุดที่ทำให้การตามเรื่องง่ายขึ้น เพราะเห็นร่องรอยการส่งต่อและสถานะล่าสุดได้ชัด สิ่งที่หลายคนถามคือ “E‑Office ช่วยเรื่องการเสนอเซ็นยังไง?” จากที่ใช้จริง ขั้นตอนคือเราสร้างเอกสารในร่างเอกสาร แล้วตั้งสายการเสนอให้ผู้บังคับบัญชาตามลำดับ (เช่น หัวหน้างาน → ผอ. → ผู้บริหาร) พอส่งเสนอ ระบบจะวิ่งไปทีละคน และแต่ละคนสามารถเปิดอ่าน/คอมเมนต์/อนุมัติได้เลย ทำให้ลดการเดินเอกสารและลดเวลารอเซ็น โดยเฉพาะช่วงประชุมหรืออบรมที่ทุกคนมีโน้ตบุ๊กอยู่แล้ว ก็ยังพิจารณาเอกสารได้ต่อเนื่อง ทิปเล็ก ๆ ที่ผมใช้แล้วเวิร์ก ถ้าอยากให้ “ออกเลขและส่งต่อ” รวดเร็ว: - ตั้งชื่อเรื่องให้ชัดตั้งแต่ตอนร่าง (ช่วยให้ค้นหาในระบบง่าย) - แนบไฟล์ให้ครบ และเช็กเวอร์ชันไฟล์ก่อนส่งเสนอ - ใส่ผู้รับ/หน่วยงานปลายทางให้ถูกตั้งแต่ต้น ลดการตีกลับ - หลังผู้บังคับบัญชาอนุมัติ ให้เข้าไปดูสถานะในระบบสารบรรณอีกครั้งว่า “ออกเลข” แล้วหรือยัง และส่งออกหน่วยงานปลายทางเรียบร้อยไหม โดยรวม ถ้าใครกำลังหาข้อมูล “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ e‑office” ผมมองว่า E‑Office (GDCC) เหมาะกับงานราชการที่ต้องการความเป็นทางการ ตรวจสอบย้อนหลังได้ และทำให้การเสนอเซ็น-ออกเลข-ส่งต่อเอกสารอยู่ใน workflow เดียว ลดทั้งเวลาและข้อผิดพลาดจากการส่งงานหลายช่องทาง