Prompt for summary of KPI data
Prompt Template for summarizing KPI and creating interesting Visualization
Part 1: Fine KPI summary (prompt)
Provide a detailed summary of performance indicators (KPIs) performance, structured as follows:
1. Basic information:
- Analysed period: [Identify period]
- Related agencies / teams: [Name named]
- Number of KPIs tracked: [Specify Number]
2. Overall performance:
- Total success rate: [X]%
- KPIs that have exceeded their target: [KPI List]
- KPI below target: [KPI List]
- The most changed KPI from the previous period: [KPI name] (changed from [original value] to [current value])
3.In-depth analysis for core KPIs (3-5 characters):
- KPI name: [Name]
- Current value: [Value]
- Target: [Value]
-% Achieving: [X]%
- Trends: [Increase / decrease / constant] from the previous period
- Factors affecting: [Identify 2-3 main factors]
- Recommendations for improvement: [Identify]
4. Conclusions and recommendations:
- Main strengths of operations: [2-3 identified]
- Weaknesses to be addressed: [2-3 identified]
- Improvement guidelines for the next session: [Identify 3-5 clauses]
Part 2: Building Visualization of Interest (Prompt)
Design visualization data for up-to-date and interesting KPI reports, including:
1.Dashboard Overview:
- Create a gauge chart for showing% overall success
- Create a bar chart comparing the main KPI vs target (use cold tone color for achieving the target, hot tone for below the target)
- Create a line chart showing 6-month trends for the top 3 major KPIs.
2.Graph for individual KPIs:
- Create a waterfall chart for showing the most important KPI changes.
- Create a heatmap for showing the relationship between different KPIs.
- Create a bullet chart for showing progress against the target.
3. Aesthetic design:
- Use tone color [choose preferred tone] primarily
- Increased conditional formatting for highlighting key points
- Use icon set for status display (✅ for target, ⚠️ for near target, ❌ for below target)
- Add annotation for explaining key points on the graph.
- Use modern typography and easy to read.
4.Interactive Elements (if digital):
- Add filter for select see KPI by category
- Add a tooltip that displays detailed information when hover.
- Add drill-down capabilities for insights
More tips:
1. Use the storytelling principle with data.
2. Emphasize contrast in visualization to attract the eye.
3. Limit the amount of information on each page / slide so as not to overwhelm the reader.
4. Add a brief narrative, explain important information.
5.Use sparingly animation for digital presentation
ถ้าคุณกำลังหา “ตัวอย่าง prompt AI” เพื่อเอาไปทำรายงาน KPI ให้จบไวขึ้น และอยากได้ “prompt สร้าง dashboard” ที่บรีฟชัดจนเอาไปทำกราฟต่อได้เลย ลองใช้ชุดตัวอย่างด้านล่างนี้ได้ครับ/ค่ะ (ปรับแค่ข้อมูลของคุณก็ใช้งานได้ทันที) 1) Prompt ตั้งต้น (ให้ AI รู้บริบทก่อน) คัดลอกแล้วเติมวงเล็บเหลี่ยม: “คุณเป็น Data Analyst ช่วยสรุป KPI และแนะนำ visualization สำหรับผู้บริหาร บริบทองค์กร/ทีม: [ทีม/หน่วยงาน] ช่วงเวลา: [เดือน/ไตรมาส] แหล่งข้อมูล: [เช่น Excel/Google Sheet/CRM] คำจำกัดความ KPI ที่ใช้: [นิยามสั้นๆ] เป้าหมายหลักของรายงาน: [เช่น ลด churn/เพิ่มยอดขาย] ข้อจำกัด: สรุปเป็นภาษาไทย กระชับ อ่านง่าย และแยกหัวข้อชัดเจน” 2) ตัวอย่าง prompt AI สำหรับ “สรุป KPI” แบบที่เอาไปใส่สไลด์ได้ “ต่อไปนี้คือข้อมูล KPI (ตาราง/ข้อความ) ช่วยทำ Executive Summary 1 หน้า โดยมี: - ภาพรวมความสำเร็จ (% บรรลุเป้ารวม) - Top 3 KPI ที่เกินเป้า + ปัจจัยที่ทำให้ดีขึ้น - Bottom 3 KPI ที่ต่ำกว่าเป้า + สาเหตุที่เป็นไปได้ (ระบุเป็นสมมติฐาน) - KPI ที่เปลี่ยนแปลงมากที่สุดเทียบช่วงก่อนหน้า - 3 Action items สำหรับเดือนถัดไป (ทำได้จริง วัดผลได้) เขียนให้อ่านเหมือนสรุปผู้บริหาร และหลีกเลี่ยงภาษาคลุมเครือ” ทริคส่วนตัว: ถ้าคุณอยากให้ AI “กล้าฟันธง” มากขึ้น ให้เพิ่มเงื่อนไขว่า “ถ้าข้อมูลไม่พอให้ถามกลับ 3 คำถามก่อนสรุป” จะได้ไม่เดามั่ว 3) Prompt สร้าง dashboard (สเปกชัด + พร้อมดีไซน์) “ช่วยออกแบบ Dashboard KPI แบบทันสมัย โดยระบุ - โครงหน้า (layout): แถวบน/กลาง/ล่างมีอะไรบ้าง - กราฟที่ใช้และเหตุผล: gauge, bar, line, waterfall, heatmap, bullet - สี: โทนเย็น=บรรลุเป้า, โทนร้อน=ต่ำกว่าเป้า และกำหนดสีตัวอย่างเป็นรหัส HEX - กติกา conditional formatting (เกณฑ์เขียว/เหลือง/แดง) - icon set สถานะ: ✅ ⚠️ ❌ พร้อมเงื่อนไข - ข้อความ annotation ที่ควรใส่บนกราฟ 3 จุด - ฟิลเตอร์ที่ควรมี (หมวดหมู่/ทีม/ช่วงเวลา) ทำเป็นรายการ bullet ให้เอาไปทำใน Power BI/Looker Studio/Excel ได้” 4) Prompt สำหรับ “แปลง KPI เป็นสตอรี่” (กันรายงานจืด) “ช่วยเล่าเรื่องจาก KPI แบบ Data Storytelling โดยใช้โครง: - What happened (เกิดอะไรขึ้น) - Why it happened (ทำไมถึงเกิด) - So what (กระทบอะไร) - Now what (ทำอะไรต่อ) จำกัดไม่เกิน 8 bullet และทุก bullet ต้องอ้างอิงตัวเลขจากข้อมูลที่ให้” 5) เช็กลิสต์ก่อนส่งงาน (ช่วยเพิ่มคลิก/ความน่าเชื่อถือในรายงาน) - นิยาม KPI ตรงกันทั้งทีมไหม (เช่น ‘ยอดขาย’ นับตอนไหน) - ใส่หน่วย/ช่วงเวลา/ฐานเปรียบเทียบครบหรือยัง (MoM, QoQ) - เลือกกราฟให้เหมาะ: แนวโน้มใช้ line, เทียบเป้าใช้ bullet/bar, ผลกระทบใช้ waterfall - จำกัดกราฟต่อหน้า: 3–5 ชิ้นพอ จะอ่านง่ายและไม่ overwhelm ถ้าคุณอยากให้ AI ทำได้แม่นขึ้น แนะนำแนบ “ตารางตัวอย่าง 10 แถว” หรือคอลัมน์สำคัญ (KPI, Target, Actual, เดือน, ทีม) แล้วสั่งให้ AI “สรุป + แนะนำ dashboard” ในรอบเดียว จะได้ผลลัพธ์ที่พร้อมใช้งานมากครับ/ค่ะ