各フォルダへのハイパーリンクを一括作成! #Excel #LifeHacks #Office
私が「フォルダのリンクをExcelに貼る」作業で一番つまずいたのは、リンク先(フォルダのパス)の作り方と、PCが違う人に渡したときに開けるかどうかでした。ここでは、フォルダのハイパーリンクを“まとめて”作るときに便利だった手順と注意点を補足します。 まず、リンク先になるフォルダパスを揃えます。エクスプローラーで対象フォルダを右クリック→「パスのコピー」(環境によってはShiftを押しながら右クリック→「パスのコピー」)で取得すると早いです。共有フォルダの場合は、なるべく「\\サーバー名\共有名\…」のUNCパスで揃えるのがおすすめです(A:\のようなドライブ割り当ては、人によって割り当てが違うと開けないことがありました)。 次に、Excel側でリンクを一括生成します。例として、A列に表示名(例:生徒管理)、B列にフォルダ名を作るための情報(例:番号・氏名など)を置き、C列にフォルダパスを組み立てて、D列にハイパーリンクを出すイメージです。 - フォルダ名が「2_伊藤颯真」のように規則的なら、C3に ="\\\\server\\share\\生徒管理\\"&B3 のように“共通パス+フォルダ名”を連結します。 - そしてD3に =HYPERLINK(C3,A3) とすると、表示はA3の文字(例:生徒管理)で、クリックするとC3のフォルダに飛びます。表示名も個別にしたい場合は、A3を「2_伊藤颯真」などにしてもOKです。 一括設定のコツは、HYPERLINK関数を作ったらオートフィルで下までコピーすること。100件でも数秒でリンク一覧が完成します。もし途中で「開く」ときにうまくいかない場合は、(1) パスに余計なダブルクォーテーションが混ざっていないか、(2) ¥(バックスラッシュ)が全角になっていないか、(3) フォルダ名のスペースや記号が一致しているか、を確認すると直りやすいです。 最後に、運用面の小ワザです。リンク用の列(D列)は“貼り付け→値”にすると、参照元を動かしても表示が崩れにくくなりました。また、共有フォルダの権限がない人は当然開けないので、配布前に別アカウントでテストしておくと安心です。これで「フォルダリンク作成」を毎回手作業でやるストレスがかなり減りました。


