Excel !!!

จากประสบการณ์การใช้งาน Excel ในการจัดหน้าเอกสารที่ต้องส่งพิมพ์จริง ผมพบว่าการจัดหน้าให้พอดีกับกระดาษ A4 ไม่ให้ล้นออกขอบนั้นสำคัญมาก โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดทำรายงาน หรืองานเอกสารที่ต้องนำเสนอในที่ประชุม สิ่งแรกที่การผมแนะนำคือการเปิดโหมดการแสดงเส้นประที่แสดงขอบการพิมพ์ (Page Break) เพราะจะช่วยให้เรามองเห็นขอบเขตของกระดาษได้ชัดเจน และสามารถปรับขนาดความกว้างหรือความสูงของคอลัมน์และแถวได้อย่างแม่นยำ โดยคลิกที่ Finish Page Layout และเลือก Show Page Breaks หรือดูได้จากแท็บ View อีกหนึ่งวิธีคือการปรับขนาดใน Preview ก่อนพิมพ์ โดยคลิก File > Print > ดูตัวอย่างหน้ากระดาษ เพื่อเช็คว่าข้อมูลที่เราใส่ลงไปนั้นล้นหรือเกินขอบกระดาษหรือไม่ หากล้นก็สามารถปรับสเกลการพิมพ์ (Scaling) ให้เหลือ 1 page wide by 1 page tall เพื่อบีบขนาดให้อยู่ในกระดาษ A4 พอดีทันที นอกจากนี้ การตั้งค่า Header หรือ Footer เพิ่มเติมช่วยให้งานดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น เช่น ใส่ชื่อเอกสาร วันที่ หรือเลขหน้า โดยไปที่ Insert > Header & Footer สิ่งที่ผมติดใจมากคือการฝึกใช้สูตร Count และ Sum เพื่อตรวจสอบข้อมูลก่อนพิมพ์ ทำให้มั่นใจว่างานครบถ้วนถูกต้อง แล้วค่อยจัดหน้าเพื่อลดความผิดพลาดที่จะเกิดจากข้อมูลล้นหรือจัดหน้าผิดพลาด ด้วยวิธีเหล่านี้ งาน Excel ของผมไม่เคยล้นออกนอกหน้ากระดาษอีกเลย และยังช่วยประหยัดกระดาษ ลดความยุ่งยากในการแก้ไขงานพิมพ์ใหม่ได้อย่างมาก แนะนำเลยสำหรับทุกคนที่อยากใช้ Excel ให้เป็นมืออาชีพมากขึ้น