Cách Đánh Số Thứ Tự Nhanh Trong Excel Với Phím Tắt Ctrl + G

Trước đây mỗi lần đánh số thứ tự (STT) trong Excel mình toàn kéo chuột thủ công, vài chục dòng thì được chứ tới vài trăm vài nghìn dòng là đuối ngay. Sau này mình thử nhiều cách khác nhau và rút ra được vài mẹo khá ổn, chia sẻ lại để bạn nào hay làm bảng điểm, bảng danh sách dùng cho nhanh. 1. Hàm STT đơn giản bằng công thức Cách mình hay dùng nhất là viết công thức ở ô đầu tiên rồi cho Excel tự điền xuống. Ví dụ bạn muốn đánh STT ở cột A, bắt đầu từ dòng 2: - Tại ô A2 gõ: =ROW()-1 (nếu dòng đầu là tiêu đề) - Hoặc: =N(A1)+1 nếu phía trên có sẵn số trước đó. Sau đó chọn ô A2, rê chuột vào góc dưới bên phải tới khi hiện dấu cộng nhỏ rồi double-click, Excel sẽ tự kéo STT xuống tới dòng cuối cùng của vùng dữ liệu bên cạnh. Cách này mình thấy ổn khi bảng đã kín dữ liệu. 2. Dùng Ctrl + G (Go To Special) để chọn vùng đánh STT Nếu bảng của bạn có nhiều khoảng trống, mình hay làm thêm bước dùng Ctrl + G: - Bôi chọn cột cần đánh STT (ví dụ cột A). - Nhấn Ctrl + G → Go To Special. - Chọn Blanks để Excel chỉ chọn những ô trống trong vùng đó. Lúc này: - Gõ công thức =N(A1)+1 hoặc =ROW()-1 vào ô đầu tiên đang được chọn. - Nhấn Ctrl + Enter để Excel điền công thức đó cho tất cả ô trống cùng lúc. Cảm giác "phê" nhất là chỉ với vài phím tắt mà cả cột STT dài được điền trong tích tắc. 3. Kết hợp với phím tắt AutoSum và các phím tắt khác Khi làm bảng điểm hoặc bảng thống kê, mình thường: - Dùng AutoSum (Alt + =) để tính tổng nhanh cho cột điểm hay cột doanh số. - Dùng Ctrl + Shift + L để bật/tắt bộ lọc, tiện cho việc sắp xếp theo cột trong Excel. - Sắp xếp điểm từ cao đến thấp bằng cách: chọn cột điểm → Data → Sort Z to A. Nếu kèm STT, mình luôn đánh STT sau khi sắp xếp xong để tránh bị lệch. 4. Sắp xếp ngày tháng và xếp hạng Có vài lần mình phải sắp xếp ngày tháng theo thứ tự trong Excel: - Đảm bảo cột ngày đang ở dạng Date. - Chọn cột → vào Data → Sort Oldest to Newest hoặc Newest to Oldest. Còn để xếp hạng từ cao xuống thấp (ví dụ xếp hạng điểm), mình dùng hàm RANK hoặc RANK.EQ: - =RANK.EQ(C2,$C$2:$C$20,0) với C là cột điểm. Sau đó copy công thức xuống là có bảng xếp hạng. 5. Kinh nghiệm nhỏ khi đánh STT nhanh - Luôn kiểm tra lại vùng được chọn trong Go To Special (Ctrl + G) để tránh điền nhầm. - Nếu bảng dùng lâu dài, mình thường chuyển công thức STT thành giá trị: chọn cột STT → Ctrl + C → Ctrl + Alt + V → Values → OK. - Khi làm việc với file có nhiều sheet (Sheet1, Sheet2…), mình giữ cách đánh STT thống nhất để sau này dễ tra cứu lại. Nhờ vài mẹo nhỏ như trên mà việc đánh số thứ tự, sắp xếp điểm, sắp xếp ngày tháng… trong Excel nhẹ nhàng hơn hẳn. Nếu bạn hay làm báo cáo hoặc bảng dữ liệu dài, thử kết hợp Ctrl + G, Ctrl + Enter và hàm STT xem, tốc độ sẽ khác hẳn so với kéo chuột thủ công.