💰What to do when "borrowing" directors 📍✨
For us to borrow money from the directors, we must make every written document, indicate the actual interest and record the accounts correctly, so that they are not aimed at by the IRS.
# How to recover the director? # Recovery directors must know # Director loan company # Company loan director# How many years of tax accounts do not understand
จากประสบการณ์ทำงานเอกสารเงินกู้ในบริษัท สิ่งที่ทำให้ “เงินกู้กรรมการ” เสี่ยงโดนถามบ่อย ไม่ใช่แค่ไม่มีสัญญา แต่คือหลักฐานไม่ครบและบันทึกบัญชีไม่สอดคล้องกันค่ะ เลยขอสรุปเป็นเช็กลิสต์ที่เราใช้จริงเวลาทำสัญญากู้ยืมเงินระหว่างบริษัทกับกรรมการ (ทั้งกรณีบริษัทยืมเงินกรรมการ และกรรมการกู้เงินบริษัท) 1) ทำสัญญากู้ยืมเงินเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง ในสัญญากู้/สัญญาเงินกู้ยืมควรมีอย่างน้อย: ชื่อคู่สัญญา (บริษัท/กรรมการ), วงเงิน, วันที่กู้, กำหนดชำระ, อัตราดอกเบี้ย (หรือระบุชัดว่าไม่คิดดอกเบี้ย), วิธีชำระคืน, เงื่อนไขผิดนัด และลายเซ็นครบถ้วน ถ้าอยากให้เอกสารดูเป็นมาตรฐาน สามารถทำเป็นไฟล์เอกสารไว้ใช้ซ้ำได้ (หลายคนชอบหา “สัญญากู้ยืมเงิน pdf/สัญญายืมเงิน pdf” แต่แนะนำให้ปรับรายละเอียดให้ตรงธุรกรรมจริง) 2) หลักฐานการกู้ยืมเงินต้อง “ตามรอยเงิน” ได้ สิ่งที่ช่วยตอบคำถามได้ไวเวลาโดนตรวจคือหลักฐานรับเงิน/โอนเงิน เช่น สลิปโอน, รายการเดินบัญชีธนาคาร, ใบรับเงิน/ใบสำคัญรับ-จ่าย และถ้าเป็นเงินสดควรทำใบรับเงินและลงนามรับเงินจริงให้ชัดเจน (ส่วนตัวพยายามหลีกเลี่ยงเงินสด เพราะอธิบายยาก) 3) ระบุดอกเบี้ยให้เหมาะสมและมีเอกสารประกอบ ถ้ามีดอกเบี้ย ให้ระบุอัตราและวิธีคำนวณในสัญญาเงินกู้ยืมให้ชัด และทำตารางคำนวณดอกเบี้ยแนบไว้จะช่วยมาก กรณีไม่คิดดอกเบี้ยก็ต้องเขียนในสัญญาให้ชัดว่า “ไม่คิดดอกเบี้ย” เพื่อให้ตรงกับการบันทึกบัญชีและความเป็นจริง 4) บันทึกบัญชีเงินกู้ให้ถูกหมวด (จุดที่พลาดบ่อย) - กรณีบริษัทยืมเงินกรรมการ: โดยมากจะบันทึกเป็น “เจ้าหนี้กรรมการ/เงินกู้ยืมจากกรรมการ” และเมื่อจ่ายคืนก็ปิดยอดเจ้าหนี้ พร้อมบันทึกดอกเบี้ยจ่าย (ถ้ามี) - กรณีกรรมการกู้เงินบริษัท: มักเป็น “ลูกหนี้กรรมการ/เงินให้กู้ยืม” และเมื่อรับชำระคืนให้ปิดยอดลูกหนี้ พร้อมบันทึกดอกเบี้ยรับ (ถ้ามี) ทิปของเรา: ให้ยอดในบัญชีแยกประเภทสัมพันธ์กับสัญญากู้ และสเตทเมนต์ธนาคารทุกงวด จะช่วยลดคำถามเรื่อง “บัญชีเงินกู้” ได้เยอะค่ะ 5) เอกสารภายในที่ควรมีเพิ่มเพื่อความรัดกุม ถ้าเป็นบริษัท แนะนำให้มีมติกรรมการ/อนุมัติรายการ (อย่างน้อยเป็นบันทึกภายใน) ระบุเหตุผลการกู้ วงเงิน และเงื่อนไข จะทำให้ธุรกรรมดูมีที่มาที่ไป ไม่ใช่กู้แบบตามใจ 6) ถ้าจะใช้ตั๋วสัญญาใช้เงิน ต้องระวังรายละเอียด บางเคสเลือกทำ “ตั๋วสัญญาใช้เงิน” ควบคู่สัญญากู้ เพื่อยืนยันภาระหนี้ แต่ต้องกรอกข้อมูลให้ครบ (จำนวนเงิน วันครบกำหนด ผู้รับเงิน ผู้สั่งจ่าย ฯลฯ) และเก็บต้นฉบับไว้ดี ๆ สรุปสั้น ๆ: ทำสัญญากู้ยืมให้ชัด + เก็บหลักฐานการโอน/รับเงิน + บันทึกบัญชีให้ตรงกับสัญญา เท่านี้ก็ช่วยให้เรื่องกู้ยืมเงินกรรมการบริษัท “จบแบบสวย ๆ” และลดความเสี่ยงเวลาสรรพากรถามค่ะ