[Excel] Narrow down the choices
Easy after one effort!
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This time we will introduce how to make a two-step pull-down!
If there are too many options, it will take time.
Let's reduce it with this!
[Procedure]
1. Make a list of options
2. Select the range of each choice, then enter the group name in the name box on the upper left
3.2 for a group of choices
4. Select the cell to set the first pulldown
5. Click Entry Rules on the Data tab
6. List the types of input values
7. Select the original value and select the range of the heading (group name) of the choice list
This completes the first stage of pull-down!
8. Select the cell to set the two-step pulldown
9. Click Entry Rules on the Data tab
10. List the types of input values
Enter "= INDIRECT (cell selected in step 4)"
This completes the second stage of pull-down!
Please take advantage of it! ✨
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Akko | Wormama's Excel Work Techniques
\ From "weak" to "little capable" /
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私がよく使うのは「出張申請書」みたいな入力フォームで、部署（営業部・広報部・開発部・経理部…）を選んだ後に、申請者の氏名候補を部署ごとに絞り込むやり方です。候補が多いと“入力した方が早いやん”ってなりがちですが、2段階プルダウンにすると探す時間が激減します。 ■つまずきやすいポイント：INDIRECTが動かない原因 2段階目の「=INDIRECT(部署セル)」がうまくいかない時は、だいたい次のどれかでした。 ・名前の定義（名前ボックスで付けた範囲名）と、1段階目プルダウンの表示文字が一致していない ・範囲名にスペースや記号が入っていて、参照しづらい ・部署名が「広報部 」のように末尾に空白が混ざっている 対策として、範囲名は「広報部」「開発部」などシンプルに統一し、1段階目の見出しも同じ表記に揃えるのが一番ラクでした。 ■複合キー（重複防止）も一緒に作るとさらに便利 申請書でありがちなのが「同じ人の同じ出張が二重登録」みたいなケース。私は、部署・氏名・出発日・帰着日をつなげて“複合キー”列を作り、重複チェックに使っています。 例：=A2&"_"&B2&"_"&TEXT(C2,"yyyymmdd")&"_"&TEXT(D2,"yyyymmdd") この列に対して［条件付き書式］→［重複する値］で色を付けるだけでも、ミスがかなり減りました。 ■条件に合うデータを抽出してリスト化したい時（別シートに一覧） 「部署が広報部の人だけ一覧にしたい」など、絞り込み結果を別の場所に“リスト化”したい場合は、テーブル化（Ctrl+T）してから FILTER 関数が手早いです。 例：=FILTER(テーブル1[氏名],テーブル1[部署]=G1) G1のセルで部署を選べば、条件に合うデータだけがスピル表示されて管理がラクになります。 ■テキストボックスの文字サイズ自動調整も知っておくと見た目が整う フォームの注意書きや長文を入れる時、テキストボックスから文字がはみ出すことがありました。私はテキストボックスを選択して、［図形の書式］→（サイズ調整系の設定）で「テキストに合わせて調整」寄りの設定にして、レイアウト崩れを防いでいます。申請書は“見た目”も地味に大事なのでおすすめです。 最後に、入力規則のセルを増やすときは、同じ入力規則をコピペするだけでOKなことが多いです。部署→氏名の2段階が一度できると、他の「訪問先」「出張目的」などにも応用できて、作業時間がかなり短縮できました。