จัดซื้อ เป็นทุกอย่าง

เวลาเราต้องหา “โรงงานของพรีเมียม” ให้ได้ทั้งคุณภาพและคุมงบ สิ่งที่ช่วยมากที่สุดคือทำ checklist ให้ชัดก่อนคุยงาน เพราะฝ่ายจัดซื้อเหมือนเป็นทุกอย่างจริง ๆ ตั้งแต่ประสานงาน สรุปสเปก ต่อราคา ไปจนถึงไล่ตามงานให้ทันเดดไลน์ (เหนื่อยแค่ไหนไม่เคยเล่า แต่ต้องจบงานให้ได้) ต่อไปนี้คือ checklist ที่เราใช้ตรวจสอบก่อนเลือกโรงงานของพรีเมียม (เอาไปปรับใช้ได้เลย) 1) ความต้องการและเป้าหมายงาน: แจกกลุ่มไหน ใช้ในอีเวนต์หรือส่งไปรษณีย์ มีงบ/จำนวน/กำหนดส่งชัดไหม 2) สเปกสินค้าให้ละเอียด: วัสดุ ขนาด สี น้ำหนัก ฟังก์ชัน และมาตรฐานที่ต้องมี (เช่น Food grade, RoHS ฯลฯ ถ้าเกี่ยวข้อง) 3) ขอใบเสนอราคาที่เทียบกันได้: ให้โรงงานเสนอ “ตามสเปกเดียวกัน” ระบุว่าเป็นราคาไม่รวม/รวม VAT, รวมแพ็กกิ้ง, รวมสกรีน/พิมพ์หรือยัง 4) MOQ และราคาแบบขั้นบันได: ถามจำนวนขั้นต่ำ และราคาเมื่อเพิ่มจำนวน เพื่อช่วยตัดสินใจคุ้มค่า 5) ระยะเวลาผลิต (Lead time): แยกเป็นทำตัวอย่างกี่วัน ผลิตจริงกี่วัน และเผื่อเวลาขนส่ง 6) ตัวอย่างงาน (Sample) ต้องมี: ถ้าเป็นงานพิมพ์โลโก้ ขอทั้งดัมมี่และตัวอย่างวัสดุจริง เพื่อดูสี/ความคมชัด 7) ระบบ QC ของโรงงาน: มีจุดตรวจอะไรบ้าง ตรวจ 100% หรือสุ่ม ตรวจรอยตำหนิ/สี/ขนาดอย่างไร 8) เกณฑ์รับงานและ AQL: ตกลงเปอร์เซ็นต์ของเสียที่รับได้ และเงื่อนไขเคลมให้ชัดตั้งแต่ต้น 9) งานพิมพ์/งานสกรีน: ถามชนิดการพิมพ์ (UV, ซิลค์, แพด, เลเซอร์) และขอเทียบสี/แพนโทน ถ้ามี 10) แพ็กกิ้งและการป้องกันสินค้า: กล่อง/ถุง/กันกระแทก/สติ๊กเกอร์บาร์โค้ด ต้องทำแบบไหน เพื่อกันของเสียระหว่างขนส่ง 11) ความน่าเชื่อถือของโรงงาน: ขอดูผลงานที่ผ่านมา รีวิวลูกค้า หรือขอเข้าไปดูหน้างาน (ถ้าเป็นไปได้) 12) เงื่อนไขชำระเงิน: มัดจำกี่เปอร์เซ็นต์ จ่ายงวดสุดท้ายเมื่อไหร่ มีเครดิตเทอมหรือไม่ 13) เอกสารสำคัญ: ใบเสนอราคา, PO, แบบอนุมัติงานพิมพ์ (Artwork approval), ใบส่งของ/ใบกำกับ เพื่อปิดงานง่าย 14) การส่งมอบและค่าขนส่ง: ส่งถึงที่ไหม แยกส่งหลายจุดได้หรือเปล่า มีค่ารถเพิ่มหรือไม่ 15) แผนสำรอง: ถามความสามารถในการเร่งผลิต และมีโรงงาน/ซัพพลายเออร์สำรองไว้กรณีฉุกเฉิน ทริคส่วนตัวของเรา: ก่อนคอนเฟิร์มผลิตจริง ขอให้โรงงานส่ง “รูป/วิดีโอระหว่างผลิต” หรือรายงาน QC สั้น ๆ จะช่วยลดความเสี่ยงเจอของไม่ตรงสเปกตอนมาถึงหน้างานมาก สุดท้าย เวลาคุยกับโรงงานให้สรุปทุกอย่างเป็นข้อความ/เอกสารไว้เสมอ จะช่วยให้จัดการงานได้เป็นระบบ แม้งานจะ HELLO WORLD แค่ไหนก็ยังตามได้ทัน และ Feeling Stories ของฝ่ายจัดซื้อจะไม่หนักเกินไปในวันส่งของจริง