How to do valid einvoice self billed Malaysia

Ramai tanya aku, macam mana sebenarnya cara buat invoice sendiri yang sah, especially bila kena buat self-billed eInvoice untuk pekerja asing dalam MyInvois. Mula-mula aku pun blur, tapi lepas beberapa kali try & error, ni lebih kurang flow yang aku guna dan rasa praktikal untuk bisnes kecil. 1. Faham dulu apa itu self-billed eInvoice Self-billed maksudnya kita sendiri keluarkan invoice bagi pihak penerima bayaran (contoh: foreign worker atau subcontractor) bila mereka tak ada sistem untuk isu invoice. Dalam MyInvois, kita kena pastikan semua maklumat mereka dimasukkan dengan betul, sebab nanti LHDN rujuk data ni. 2. Sediakan maklumat pekerja asing / subcontractor Sebelum buka sistem, aku akan kumpul: - Nama penuh (ikut passport) - Alamat (contoh: BATU CAVES, Selangor atau USJ 1 SUBANG JAYA) - No passport (contoh: AJ4344551) - Kalau ada TIN (Tax Identification Number), masukkan sekali Lagi awal kau kumpul info ni, lagi senang bila nak cipta invoice sendiri. 3. Tetapkan format invoice sendiri yang konsisten Aku suka guna nombor invoice/bill macam BIL260001, BIL260003 dan seterusnya supaya senang track. Dalam invoice, pastikan ada: - Issued Date (contoh: 01 Jan 2026, 07 Jan 2026, 12 Jan 2026) - Payment Terms (contoh: Immediate Payment) - Status (Paid / Unpaid) - Item name jelas, contoh: COMMISSION - DEC2025, SUBCON PROJECT-JAN26, SUBCON PROJECT-DEC25 Benda ni nampak remeh, tapi bila audit atau semak balik, memang jimat masa. 4. Cara kira amount & grand total Untuk komisen dan projek SUBCON, aku akan asingkan setiap job ikut bulan. Contoh: - COMMISSION - DEC2025: MYR 330,450.55 - SUBCON PROJECT-DEC25: MYR 224,500.00 - SUBCON PROJECT-JAN26: MYR 145,000.00 Pastikan: - Ada Subtotal - Grand Total sama dengan jumlah item - Kalau tak bayar lagi, tandakan sebagai Unpaid dalam invoice sendiri supaya cashflow jelas. 5. Proses "Send to MyInvois" dan semak semula Lepas siap, aku akan semak sekali lagi sebelum tekan "Send to MyInvois". Kalau sistem tanya "Are you sure?", aku memang akan double check: - Nama & alamat (CHERAS, BUKIT BINTANG, SEMENYIH, dll.) - Nombor bill (BIL260001, BIL260003, BIL260004, BIL260005) - Amount MYR sama dengan rekod dalam akaun Kalau salah, baik betulkan dulu daripada pening kemudian. 6. Guna software untuk mudahkan kerja Pada awalnya aku buat manual, tapi makin banyak invoice sendiri nak urus (10 Invoice Creation, 10 Bill Creation, 5 Contact Creation), aku mula try software yang ada free trial, 1 user, 1 company dan 100MB storage. Bila sistem boleh terus "Send to MyInvois (Self Billed)", kerja aku jadi lebih laju dan kurang risiko silap. 7. Tips praktikal dari pengalaman sendiri - Simpan semua invoice dalam satu sistem, jangan bersepah dalam Excel & WhatsApp. - Pastikan setiap pekerja asing atau subcontractor ada rekod tetap (alamat, passport, projek). - Kalau baru nak belajar cara buat invoice sendiri, start dengan satu projek dulu, contoh COMMISSION - DEC2025, kemudian baru pecahkan kepada projek lain. Aku bukan akauntan, tapi ni cara real-life aku urus self-billed eInvoice untuk foreign worker dan SUBCON di Malaysia. Kalau kau baru nak mula, harap perkongsian ni boleh bagi gambaran jelas tentang cara buat invoice sendiri yang lebih teratur dan senang ikut requirement MyInvois & LHDN.