How to do valid einvoice self billed Malaysia

Ramai yang DM tanya macam mana nak buat e-invoice sendiri (self billed) untuk bisnes kecil di Malaysia, lagi-lagi bila ada pekerja asing dan perlu link dengan MyTax. Saya share sikit pengalaman saya lepas beberapa kali cuba sendiri, siap salah dan betulkan. 1. Faham dulu apa itu self-billed e-invoice Self-billed maksudnya kita yang keluarkan invoice bagi pihak pihak lain (contoh subcon atau pekerja komisen) untuk rekod dalam sistem MyInvois. Situasi biasa: - Subcon buat kerja projek, tapi tak pandai buat invoice - Agen atau runner terima komisen - Pekerja asing dibayar upah/projek dan kita perlu rekod betul-betul 2. Info yang wajib ada dalam invoice Walaupun buat invoice sendiri, tetap kena ikut format yang LHDN nak. Antara maklumat penting: - Nama dan alamat penuh pemberi perkhidmatan (contoh subcon / penerima komisen) - No TIN / No MyTax (kalau ada) - Nama dan alamat syarikat kita - Nombor bil/invoice (contoh: BIL260003, BIL260005 – jangan lompat nombor sesuka hati) - Tarikh invoice (contoh: 01 Jan 2026, 09 Jan 2026) - Item name / description (contoh: SUBCON PROJECT-JAN26, COMMISSION DEC2025) - Jumlah (MYR 224,500.00, MYR 256,900.00, dan lain-lain) - Status: Paid / Unpaid / Payment terms (contoh: Immediate Payment) 3. Cara urus pekerja asing dalam MyTax/MyInvois Bahagian ni ramai blur. Berdasarkan apa yang saya buat: - Pastikan pekerja asing ada rekod asas: nama penuh ikut passport dan alamat di Malaysia - Kalau tak ada TIN lagi, semak dulu dekat portal MyTax atau guna tools carian TIN yang sah - Dalam self-billed e-invoice, isi maklumat mereka sejelas mungkin (nama, alamat, kategori bayaran – contohnya SUBCON, COMMISSION, PROJECT DEC25) - Simpan dokumen sokongan (contract, timesheet, slip bayaran bank) supaya senang kalau disemak 4. Guna perisian / software untuk mudahkan kerja Mula-mula saya buat invoice guna Excel/Word, tapi cepat serabut. Lepas tu saya cuba satu software yang ada free trial (0.00 MYR) – cukup untuk: - 10 invoice creation - 10 bill creation - 5 contact creation - 1 kanban board - 100MB storage, 1 user, 1 company Cukup untuk bisnes mikro/part-time. Paling saya suka, ada fungsi "Send to MyInvois (Self Billed)" – terus submit ke sistem tanpa perlu upload manual satu-satu. 5. Flow ringkas yang saya guna setiap bulan - Step 1: Senaraikan semua subcon/pekerja asing/agen komisen yang perlu dibayar - Step 2: Kira jumlah kerja atau komisen untuk bulan tersebut - Step 3: Cipta self-billed invoice dalam sistem (contoh: BIL260002, BIL260003, BIL260005) - Step 4: Semak semula nama, alamat, jumlah dan kategori (SUBCON / COMMISSION) - Step 5: Hantar ke MyInvois melalui butang "Send to MyInvois (Self Billed)" - Step 6: Simpan salinan invoice dan bukti bayaran 6. Tips untuk yang baru nak mula buat invoice sendiri - Gunakan format nombor bil yang konsisten (contoh BIL260001, BIL260002…) - Jangan campur bayaran berbeza kategori dalam satu invoice, asingkan SUBCON dan COMMISSION - Catat tarikh issued dan payment terms dengan jelas - Kalau ragu-ragu, buat satu invoice amount kecil dulu sebagai percubaan dalam sistem Saya bukan akauntan profesional, tapi ini cara sebenar yang saya guna untuk urus self-billed einvoice, termasuk pekerja asing dalam MyTax/MyInvois. Kalau anda baru belajar cara buat invoice sendiri, boleh mula dengan amount kecil dulu dan biasakan diri dengan flow sebelum handle projek besar ratus ribu.