ปัญหา “ส่งไฟล์ Word แล้วเพี้ยน” มักเกิดตอนปลายทางไม่มีฟอนต์เดียวกับเรา หรือใช้ Word คนละเวอร์ชัน พอเปิดแล้วตัวอักษรเคลื่อน ระยะบรรทัดเปลี่ยน ตารางเละ รูปแบบพังหมด โดยเฉพาะงานที่ใช้ฟอนต์ไทยยอดฮิตอย่าง Angsana New / TH Sarabun หรือฟ้อนต์ที่ติดตั้งเฉพาะเครื่อง สิ่งที่ช่วยได้มากที่สุดคือ “ฝังฟอนต์ในไฟล์” (Embed Fonts) เพื่อให้ Word พกข้อมูลฟอนต์ไปกับเอกสาร (ปลายทางไม่ต้องมีฟอนต์นั้นก็ยังแสดงผลใกล้เคียงเดิม) วิธีตั้งค่า Embed Fonts in this file (ฝังฟอนต์ใน Word) 1) ไปที่ File > Options 2) เลือกเมนู Save 3) มองหาหัวข้อ Preserve fidelity when sharing this document (รักษาความเที่ยงตรงเมื่อแชร์เอกสารนี้) 4) ติ๊กถูกที่ Embed fonts in the file ในขั้นตอน “Embed fonts in the file” จะมีตัวเลือกย่อยที่คนชอบสงสัย (และเป็นจุดที่ทำให้ไฟล์ใหญ่/เล็กต่างกัน) ได้แก่ - Embed only the characters used in the document (เมื่อต้องการลดขนาดไฟล์): เหมาะกับไฟล์ส่งอ่าน/พิมพ์ทั่วไป ไฟล์จะเล็กลง แต่ถ้าปลายทางจะแก้ไขแล้วพิมพ์ตัวอักษรใหม่ที่ไม่เคยมีในเอกสาร อาจทำให้ฟอนต์บางตัวไม่ครบ - Do not embed common system fonts (ไม่ฝังฟอนต์ระบบทั่วไป): ช่วยลดขนาดไฟล์โดยไม่จำเป็นต้องพกฟอนต์พื้นฐานที่ส่วนใหญ่มีอยู่แล้ว ทริคที่เราใช้จริงเวลา “ส่งให้ลูกค้าแก้ไขต่อ” - ถ้าอยากให้เขาแก้ไขได้ลื่น ๆ และไม่เสี่ยงตัวอักษรหาย: ไม่เลือก “ฝังเฉพาะอักขระที่ใช้” (ไฟล์จะใหญ่ขึ้นนิดหน่อยแต่ปลอดภัยกว่า) - ถ้าเน้นส่งเพื่ออ่าน/เซ็น/พิมพ์อย่างเดียว: เลือก “ฝังเฉพาะอักขระที่ใช้” เพื่อลดขนาดไฟล์ อีกด่านที่ช่วยลดอาการเละเมื่อเปิดคนละเวอร์ชัน: Compatibility Mode - เวลาเซฟ ลองใช้ Save As แล้วเลือกชนิดไฟล์ให้เหมาะ เช่น Word 97-2003 (.doc) ในเคสที่ผู้รับใช้ Word เก่ามาก หรืออย่างน้อยตรวจว่าไฟล์เป็น .docx มาตรฐาน - ถ้ามีตารางเยอะ ๆ ให้ลองหลีกเลี่ยงการจัดวางแบบ “คุมด้วยช่องว่าง” และใช้ Table/Styles ให้เป็นระบบ จะเพี้ยนยากกว่า เช็กลิสต์ก่อนส่งไฟล์ Word ให้ไม่เพี้ยน - ใช้ฟอนต์ที่ปลายทางน่าจะมี (เช่นฟอนต์มาตรฐาน) หรือฝังฟอนต์เสมอ - ติ๊ก Embed Fonts in the file และเลือกตัวเลือกย่อยให้เหมาะกับงาน - ลองเปิดไฟล์บนเครื่องอื่น/บัญชีอื่น (หรือ Word Online) เพื่อเช็กว่ารูปแบบยังตรง - ถ้ารูปแบบต้อง “เป๊ะ 100%” และไม่ต้องให้แก้: ส่งเป็น PDF ควบคู่ไปด้วย ทำตามนี้แล้วอาการฟ้อน word เปลี่ยน รูปแบบเพี้ยน ตารางเละ จะลดลงแบบเห็นได้ชัด โดยเฉพาะเวลาส่งงานให้เพื่อนร่วมงานหรือส่งไฟล์ให้ลูกค้าครับ