3 easy tips to schedule with AI!
Hello everyone! Today, Gigi has 3 great tips to make your friends' working lives a lot easier. We also use a great AI helper to help! Don't be afraid that it will be difficult. I guarantee that it's easy to understand. Follow it for sure.
1.Use AI to help "summarize" the tasks to do: do not miss every detel!
Ever? Any meeting, documents are full, notes are almost illegible! These problems will disappear. Try using AI to summarize the key points in the meeting or summarize the contents from a long document.
• How to do?
• If it's a meeting: Try recording the meeting (if allowed) and take the audio file to AI to convert it to text. Then tell AI to summarize key points, tasks to do, and deadline.
• If it's a document: Use AI to read the document that interests us and ask it to summarize it as a major topic or as a short Bullet Points. Save a lot of time.
• Benefits: Make us see a clearer picture of the task. Do not miss important tasks and know who to do what, when, very easy, right?!
2.Let AI be a "prioritization assistant": which job is important first?
Sometimes we have so many Taskforces that we don't know where to start. Let AI be the "assistant." Think about it!
• How to do?
• All the Task Lists we have tell AI how important each Task (High, Medium, Low) or Urgent (Not Urgent) is.
• You can say more conditions, such as "This task must be completed before that task" or "This task is about Project X to be submitted tomorrow."
• AI will help to sort the tasks that should be done first for us.
• Benefits: Help us focus on really important tasks first. Do not waste time on non-urgent tasks, making work more efficient.
3.Use AI, plan a flexible "time block": make the table perfect!
Have you ever felt that the schedule was too tight until there was no time to rest or no time for personal work? AI can help us!
• How to do?
• Tell AI what tasks we have and how much each task takes.
• Inform AI that we have a personal activity or time to relax, such as "30 minutes of exercise in the morning" or "3 in the afternoon, coffee break."
• AI helps allocate time Blocking in our schedule by trying to make the best sense of work and personal matters.
• Benefits: Make us have a clear working structure, know when to do what, and still have time for ourselves to rest, charge energy, make life more balanced.
A simple summary:
• AI Helps Summary: Do not miss every job deal
• AI helps sequencing: Do important tasks first
• AI helps plan the time: Set the table perfectly
Friends, try to apply these simple tips to ensure that your friends' working life will be easier, more fun and more organized! If anyone tries it, how does it work? Let's share it. 😊
นอกจากเคล็ดลับง่ายๆ ทั้ง 3 ข้อที่แนะนำไปแล้ว การใช้งาน AI ในการจัดตารางงานยังมีจุดเด่นที่น่าสนใจเพิ่มเติมอีกหลายอย่างเลยค่ะ อย่างแรก AI สามารถเรียนรู้และปรับตัวได้ตามพฤติกรรมการทำงานของเรา เช่น ถ้าเรามักจะเสร็จงานบางประเภทได้ไวกว่าเดิม AI ก็จะปรับเวลาที่จัดสรรให้เหมาะสมขึ้น ทำให้ตารางงานยืดหยุ่นและตอบโจทย์สุดๆ นอกจากนี้ การใช้ AI ในการสรุปหัวข้อจากการประชุมหรือเอกสารช่วยลดภาระในการเก็บข้อมูลได้มากทีเดียว เพราะ AI สามารถเลือกจับใจความสำคัญและตัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกไป ทำให้เราโฟกัสกับ Task ที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายงานได้อย่างตรงจุด ในขั้นตอนการจัดลำดับความสำคัญ AI ยังช่วยวิเคราะห์ความสัมพันธ์ของงานแต่ละชิ้นได้ เช่น งานที่เป็นเงื่อนไขต้องทำก่อนงานอื่น หรือมีผลต่อการทำงานของทีม เป็นต้น ซึ่งช่วยให้เราไม่เกิดความสับสนเวลาต้องจัดการ Task จำนวนมาก ส่วนเรื่องการวางแผน "บล็อกเวลา" AI สามารถคำนวณเวลาพักผ่อนและทำกิจกรรมส่วนตัวอย่างเหมาะสมตามข้อมูลที่เราให้ เช่น หากแจ้งว่าอยากพักช่วงบ่าย AI จะช่วยหลีกเลี่ยงการใส่ Task หนักในช่วงนั้น ทำให้เรามีเวลาชาร์จพลัง ไม่เครียดจนเกินไป ถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการรักษาสมดุลชีวิตอย่างแท้จริง และสำหรับคนที่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นใช้ AI อย่างไร ทางเลือกที่ง่ายที่สุดคือใช้แอปพลิเคชันหรือเครื่องมือออนไลน์ที่รองรับฟีเจอร์เหล่านี้ เช่น การบันทึกเสียงพร้อม AI แปลงเป็นข้อความอัตโนมัติ หรือระบบแผนผังงานที่ช่วยให้เห็นภาพรวมแบบชัดเจนแนวทางเดียวกับ "แชร์3 เคล็ดลับ ง่ายๆ ในการจัด ตารางงาน ด้วย AI BY BIGBOT AI" ซึ่งให้ความรู้สึกเหมือนมีผู้ช่วยส่วนตัวติดตามงานตลอดเวลา เพียงแค่เตรียมข้อมูลงานและเปิดใจรับเทคโนโลยีใหม่ๆ ชีวิตการทำงานของเราก็จะง่ายขึ้นมากอย่างที่ไม่เคยคิดมาก่อน ลองเริ่มต้นใช้ AI เป็นตัวช่วยจัดการงานดูนะคะ แล้วจะรู้สึกได้ถึงความต่างและประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นจริงๆ
