Draft BL already has... What's the next step???

Draft BL คืออะไร? Draft B/L (Draft Bill of Lading) คือ “ฉบับร่าง” ของใบตราส่งสินค้า (B/L) ที่สายเรือ/ตัวแทนเรือทำขึ้นให้เราตรวจทานก่อนออกตัวจริง จุดประสงค์คือให้ผู้ส่งออก/ผู้นำเข้า/ชิปปิ้งเช็กความถูกต้องของข้อมูล เพราะถ้าปล่อยให้ผิดแล้วค่อยแก้ทีหลัง มักเสียทั้งเวลาและค่าแก้ไขเอกสาร (amendment fee) และบางเคสกระทบการรับของ/ผ่านพิธีการด้วย แล้วคำว่า Draft คืออะไร? คำว่า “Draft” แปลตรงตัวว่า “ร่าง/ฉบับร่าง” ใช้กับเอกสารหลายชนิด เช่น draft invoice, draft packing list, draft BL โดยหลักคือยังไม่ใช่เอกสารตัวจริงที่ใช้ยืนยัน/ยื่นงานอย่างเป็นทางการ แต่เป็นเวอร์ชันให้ตรวจและแก้ก่อนล็อกข้อมูล Draft B/L มาจากเอกสารอะไรบ้าง? จากประสบการณ์ ส่วนใหญ่ข้อมูลใน Draft B/L จะถูกดึงมาจาก “Shipping Instructions (SI)” เป็นหลัก และ SI เองก็มักอ้างอิงจากเอกสารชุดนี้: - Commercial Invoice (รายละเอียดผู้ซื้อ/ผู้ขาย สินค้า เงื่อนไขการค้า) - Packing List (จำนวนหีบห่อ น้ำหนัก ขนาด) - Shipping Instructions (ผู้ส่ง/ผู้รับ/Notify, รายละเอียด BL, port, vessel, freight term) - VGM (Verified Gross Mass) = น้ำหนักรวม (Gross) + น้ำหนักตู้เปล่า (Tare) - บางงานเกี่ยวกับประกัน (Insurance) หรือข้อมูลเฉพาะทางอื่นๆ Draft BL มีแล้ว…ขั้นต่อไปทำอะไร? 1) เช็กชื่อและที่อยู่: Shipper / Consignee / Notify party ต้องตรงตามที่ตกลง (สะกดผิดแก้ทีหลังวุ่นมาก) 2) เช็กเส้นทางและตารางเรือ: Port of Loading/Discharge, Place of Receipt/Delivery, Vessel/Voyage (ถ้ามี) 3) เช็กตู้และซีล: Container No., Seal No., จำนวนตู้/ขนาดตู้ 4) เช็กน้ำหนักและปริมาตร: Gross weight/Measurement ต้องสอดคล้องกับ Packing list และ VGM 5) เช็กคำบรรยายสินค้า (Description): อย่าให้ “ยาวเกิน/ขาดคำสำคัญ” และต้องไม่ขัดกับเอกสารการค้า 6) เช็กจำนวนหีบห่อและเครื่องหมาย (Packages/Marks & Nos.) ให้ตรง PL 7) เช็ก Freight term: Prepaid/Collect, เงื่อนไขการชำระค่าระวาง 8) เช็กชนิด B/L: Original/Seaway bill/Telex release ตามที่ตกลงกับลูกค้า ควรตอบกลับสายเรือ/Forwarder ยังไง? ถ้าถูกต้องให้คอนเฟิร์มชัดๆ ว่า “Approved draft B/L” แต่ถ้าพบจุดผิด ให้ส่งเป็นรายการแก้ (bullet) พร้อมแนบเอกสารอ้างอิง เช่น “ขอแก้ Notify party ตาม SI เวอร์ชันล่าสุด” เพื่อให้เขาแก้ได้เร็วและลดการเถียงภายหลัง ทิปเล็กๆ ที่ช่วยลดงานแก้ - ทำ SI ให้ชัดตั้งแต่แรก และใช้ข้อมูลชุดเดียวกันกับ Invoice/PL - ก่อนกดอนุมัติ Draft BL ให้เช็กเทียบทีละช่องกับ SI + PL + VGM - ถ้างานมี C/O (Certificate of Origin) ให้ระวังชื่อบริษัท/ที่อยู่ให้ตรงกันทั้งชุดเอกสาร (บางประเทศซีเรียสเรื่องนี้) สรุปคือ Draft BL ไม่ใช่แค่ “ส่งมาให้ดู” แต่เป็นจุดสำคัญที่เราต้องตรวจให้เป๊ะ เพื่อให้ B/L ตัวจริงออกมาถูกตั้งแต่รอบแรก และงานส่งออก-นำเข้าจะเดินต่อได้ลื่นที่สุด