Wordでプロフェッショナルに見えるようにレポートするテクニック

เวลาโดนสั่ง “ทำรายงานใน Word” สิ่งที่ทำให้งานดูเป็นมืออาชีพจริงๆ ไม่ใช่แค่พิมพ์เนื้อหาให้ครบ แต่คือ “โครงสร้าง + รูปแบบ” ที่จัดไว้ดีตั้งแต่ต้น ผมสรุปขั้นตอนที่ใช้ประจำ (เหมาะกับเด็กจบใหม่/พนักงานออฟฟิศ) ให้ทำตามได้เลย 1) เริ่มจากตั้ง Styles/Heading ก่อนพิมพ์ยาวๆ ผมจะกำหนดหัวข้อใหญ่เป็น Heading 1, หัวข้อย่อยเป็น Heading 2/3 ตั้งแต่บทที่ 1–3 ไปเลย เพราะผลจากการจัดรูปแบบ (styles) เป็นระดับ heading คือ Word จะ “สร้างโครงสร้างเอกสาร” ให้เรา ทำให้เกิดของใหม่ตามมา เช่น สารบัญอัตโนมัติ, Navigation Pane สำหรับกระโดดไปแต่ละหัวข้อ, และอัปเดตเลขหน้าในสารบัญได้เอง 2) ทำสารบัญ (Table of Contents) แบบอัตโนมัติ ไปที่ References > Table of Contents แล้วเลือกแบบที่ต้องการ ถ้าหัวข้อของเราถูกทำเป็น Heading ไว้แล้ว สารบัญจะขึ้นให้ทันที ทริค: เวลามีการแก้เนื้อหา/เพิ่มหน้า อย่าลบสารบัญแล้วทำใหม่ ให้คลิกที่สารบัญแล้วกด Update Table เลือก “Update entire table” จะทั้งชื่อหัวข้อและเลขหน้าใหม่หมด 3) ใส่เลขหน้าแบบกำหนดเอง (เริ่มหน้าไม่เท่ากับ 1) รายงานหลายที่ให้หน้าปกไม่ต้องมีเลขหน้า หรือให้บทนำเริ่มที่ 1 วิธีที่ผมใช้คือทำ Section แยก - ไปที่ Layout > Breaks > Next Page (ทำเป็น Section ใหม่) - ดับเบิลคลิกหัว/ท้ายกระดาษ แล้วปิด “Link to Previous” - Insert > Page Number > Format Page Numbers… แล้วเลือก Start at: 1 เท่านี้หน้าเริ่มนับใหม่ได้ และหน้าปกก็ซ่อนได้ 4) ทำอ้างอิง/บรรณานุกรมใน Word (APA) ให้ไม่พลาด ไปที่ References > Style เลือก APA จากนั้น Insert Citation > Add New Source กรอกข้อมูลให้ครบ (ผู้แต่ง ปี ชื่อเรื่อง ฯลฯ) แล้วค่อย Insert Bibliography ตอนท้าย ข้อดีคือแก้แหล่งอ้างอิงครั้งเดียว ทั้ง citation และ bibliography เปลี่ยนตาม ลดพิมพ์ผิด 5) ฝังฟอนต์ใน Word กันฟอนต์เพี้ยนตอนส่งไฟล์ ถ้าส่งให้เพื่อน/อาจารย์แล้วเครื่องเขาไม่มีฟอนต์ เอกสารจะเละได้ ผมจะฝังฟอนต์ทุกครั้ง File > Options > Save > ติ๊ก “Embed fonts in the file” (ถ้ามีตัวเลือก เลือกฝังเฉพาะอักขระที่ใช้ก็ช่วยลดขนาดไฟล์) 6) ลายน้ำ (Watermark) ใช้เท่าที่จำเป็น Design > Watermark เลือกแบบจางๆ หรือทำเป็น “DRAFT/CONFIDENTIAL” เฉพาะกรณีที่ต้องใช้จริง เพราะลายน้ำเข้มเกินไปทำให้อ่านยากและดูไม่โปร สรุป: ถ้าคุณตั้ง Heading ให้ถูก ทำสารบัญอัตโนมัติ ใส่เลขหน้าแบบ Section ฝังฟอนต์ และใช้ References ทำ APA งาน “รายงาน Word” จะดูเป็นระเบียบและเชื่อถือได้ทันที แม้จะใช้โปรแกรม Word ธรรมดาๆ ก็ตาม