ทำสิ่งนี้จากเวิร์ดไปสู่ excel ได้แบบเริ่ดเลยหละ
เวลามี “ตารางใน Word” แล้วอยากเอาไปทำต่อใน Excel (เช่น สรุปรายได้ ยอดขาย จำนวนผลผลิต ราคาต่อขวด ฯลฯ) วิธีที่เร็วที่สุดที่ฉันใช้บ่อยคือคัดลอกแล้ววางให้ถูกโหมดค่ะ ทำดีๆ ตารางจะไม่เละ และไม่ต้องมานั่งพิมพ์ใหม่ทั้งแผ่น 1) เตรียมตารางใน Word ให้พร้อมก่อนคัดลอก - คลุมตารางให้ครบทั้งก้อน: เอาเมาส์ลากครอบ หรือกดที่สัญลักษณ์จับตารางมุมซ้ายบนของตารางใน Word - เช็กว่าหัวตาราง/คอลัมน์ชัดเจน (เช่น “จำนวนผลผลิต (ขวด/ปี)”, “ราคาต่อขวด (บาท)”, “รายได้รวม (บาท)”) เพราะ Excel จะอิงจากโครงสร้างนี้ตอนแยกคอลัมน์ - ถ้าใน Word มีการรวมเซลล์ (Merge) เยอะมาก บางทีพอไป Excel จะเพี้ยน แนะนำยกเลิกรวมเซลล์เท่าที่ทำได้ หรืออย่างน้อยให้แถวหัวตารางเรียงตรงๆ 2) วิธีแปลง Word เป็น Excel แบบเร็ว (Ctrl+C / Ctrl+V) - ใน Word: คลุมตาราง > กด Ctrl+C - ใน Excel: คลิกเซลล์มุมซ้ายบนที่อยากวาง > กด Ctrl+V ทริคสำคัญ: ถ้าวางแล้วรูปแบบแปลก ให้ลองกดวางแบบ “Match Destination Formatting” หรือ “Keep Text Only” (คลิกไอคอนตัวเลือกการวางหลังวางเสร็จ) เพื่อให้ Excel จัดรูปแบบใหม่ได้ง่ายขึ้น 3) แก้ปัญหายอดฮิต: วางแล้วข้อมูลไปกองอยู่คอลัมน์เดียว อันนี้เจอบ่อยมาก โดยเฉพาะตารางที่เหมือนถูกแปะมาเป็นข้อความ - เลือกคอลัมน์ที่ข้อมูลกองอยู่ - ไปที่ Data > Text to Columns - เลือก Delimited > Next - ติ๊ก Tab (ส่วนใหญ่ตารางจาก Word จะคั่นด้วย Tab) แล้วดูตัวอย่างด้านล่าง ถ้าแบ่งเป็นหลายคอลัมน์ถูกต้องก็กด Finish เท่านี้ตารางจะแยกเป็นช่องๆ พร้อมใช้งานค่ะ 4) จัดตารางให้อ่านง่ายใน Excel (ทำต่ออีกนิดแต่คุ้ม) - ใส่เส้นขอบ: Home > Borders - ปรับความกว้างคอลัมน์: ดับเบิลคลิกขอบหัวคอลัมน์เพื่อ AutoFit - ทำหัวตารางหนา/สีพื้น และเปิด Filter: Home > Sort & Filter - ถ้ามีหน่วย “บาท” “ขวด/ปี” ให้ตั้งรูปแบบตัวเลข (Number Format) จะคำนวณรวมได้ไม่ติดปัญหา 5) เช็กความถูกต้องหลังแปลง (กันพลาดในงานจริง) ฉันจะไล่เช็ก 3 จุดเสมอ: - จำนวนแถวครบไหม (เช่น 4 ขวด 5 ขวด 6 ขวด ครบตามต้นฉบับ) - ตัวเลขไม่กลายเป็นข้อความ (ลอง SUM ดู ถ้าบวกไม่ได้แปลว่ายังเป็น Text) - หัวคอลัมน์ไม่สลับ (โดยเฉพาะ “ราคาต่อขวด” กับ “รายได้รวม”) สรุปคือ “แปลงไฟล์ Word เป็น Excel” ทำได้ไวมากด้วย Ctrl+C / Ctrl+V แต่ถ้าตารางไม่สวย ให้ใช้ Text to Columns ช่วยแยกคอลัมน์ แล้วจัดรูปแบบต่ออีกนิดก็พร้อมส่งงานแบบเริ่ดๆ เลยค่ะ
