วิธีเคาะย่อหน้าให้เท่ากันใน Word

เวลาพิมพ์รายงาน/เอกสารราชการใน Word ปัญหาที่เจอบ่อยคือ “เคาะย่อหน้าให้เท่ากันไม่เป๊ะ” บางย่อหน้าเยื้องมากน้อยต่างกัน หรือเผลอใช้ Space รัว ๆ จนพอแก้คำแล้วแนวพังหมด วิธีที่ทำให้เนี้ยบและแก้ง่ายคือให้ Word จัดรูปแบบด้วย “ย่อหน้า (Paragraph)” และ “ไม้บรรทัด (Ruler)” แทนการเคาะมือค่ะ 1) เปิดไม้บรรทัดก่อน (สำคัญมาก) ไปที่แท็บ View > ติ๊ก Ruler จากนั้นด้านบนเอกสารจะมีไม้บรรทัดให้ลากตัวเลื่อนเยื้องได้ ถ้าไม่เปิดอันนี้ หลายคนจะงงว่าต้องลากตรงไหน 2) ตั้ง “เยื้องบรรทัดแรก 0.5 นิ้ว” ให้ถูกจุด ถ้าต้องการให้เฉพาะบรรทัดแรกของย่อหน้าเยื้องเข้าไปทางขวา 0.5 นิ้ว (เป็นงานที่ออกสอบ/งานเอกสารบ่อยมาก) ให้ดูที่ตัวเลื่อนบนไม้บรรทัดฝั่งซ้าย จะมี 3 ชิ้นหลัก ๆ - สามเหลี่ยมบน = First line indent (เยื้องบรรทัดแรก) - สามเหลี่ยมล่าง = Hanging indent - สี่เหลี่ยม = Left indent (เยื้องทั้งย่อหน้า) วิธีทำ: คลิกย่อหน้าที่ต้องการ > ลาก “สามเหลี่ยมบน” ไปที่ 0.5" (ครึ่งนิ้ว) โดยไม่ลากสี่เหลี่ยมตามไปด้วย เพื่อให้เยื้องเฉพาะบรรทัดแรกจริง ๆ 3) ทำให้หลายย่อหน้าเท่ากันในทีเดียว ถ้าเอกสารยาว ๆ ไม่ต้องทำทีละย่อหน้า ให้ลากคลุมหลายย่อหน้า (หรือกด Ctrl+A ทั้งหน้า) แล้วค่อยลากตัวเยื้องบนไม้บรรทัด หรือเข้าไปที่ Home > กลุ่ม Paragraph (กดลูกศรมุมขวาล่าง) แล้วตั้งค่า Indentation เป็น First line: 0.5" จะชัวร์กว่าและสม่ำเสมอ 4) หยุดใช้การเคาะ Space/Tab มั่ว ๆ แล้วใช้ Paragraph แทน ทริคที่ช่วยมากคือ “อย่าใช้ Space เพื่อจัดแนว” เพราะพอมีการแก้ไขข้อความ แนวจะเละทันที ถ้าจำเป็นต้องใช้ Tab ให้ตั้ง Tab stop ให้แน่นอน: เปิดไม้บรรทัด > คลิกตำแหน่งที่ต้องการบนไม้บรรทัดเพื่อสร้างจุด Tab แล้วค่อยกด Tab ในแต่ละบรรทัด แนวจะเท่ากันทุกบรรทัดจริง ๆ 5) (เสริม) เปลี่ยนแนวหน้ากระดาษแค่หน้าเดียวใน Word กรณีต้องการให้หน้าเดียวเป็นแนวนอน (Landscape) แต่หน้าอื่นเป็นแนวตั้ง ให้ใส่ Section break ก่อนและหลังหน้าที่ต้องการ: Layout > Breaks > Next Page แล้วคลิกในหน้าที่ต้องการ > Layout > Orientation > Landscape หน้านั้นจะเปลี่ยนแบบแยกส่วน ไม่กระทบทั้งไฟล์ ทำตามนี้แล้ว “เคาะให้เท่า! ให้ Word ทำ” ได้เลย เอกสารดูมืออาชีพ แถมแก้ง่ายมากค่ะ