Lock Sheet does not modify data on Excel

ถ้าต้องส่งไฟล์ Excel ให้คนอื่นใช้งาน (เช่น ให้ทีมกรอกข้อมูล/ให้ลูกค้ากรอกแบบฟอร์ม) แต่ไม่อยากให้แก้ไขสูตรหรือโครงสร้างตาราง วิธีที่เราใช้บ่อยที่สุดคือ “ล็อคเซลล์” แล้วตามด้วย “Protect Sheet (ล็อคชีท)” เพราะแค่ติ๊ก Lock เฉยๆ จะยังไม่เกิดผลจนกว่าจะ Protect นะคะ 1) เข้าใจหลักการก่อน: Lock Cell จะมีผลเมื่อ Protect Sheet เท่านั้น โดยปกติ Excel จะตั้งค่าเซลล์ทุกช่องเป็น Locked อยู่แล้ว แต่ยังแก้ไขได้ตามปกติ จนกว่าเราจะไปกด Protect Sheet ดังนั้นขั้นตอนที่ถูกต้องคือ “กำหนดว่าเซลล์ไหนให้แก้ได้/แก้ไม่ได้” แล้วค่อย Protect 2) ทำไฟล์ให้กรอกได้เฉพาะบางช่อง (ปลดล็อคช่อง Input) - เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการให้ผู้ใช้กรอก (เช่น ช่อง Input) - กด Ctrl+1 (Format Cells) - ไปที่แท็บ Protection - เอาเครื่องหมายถูกที่ Locked ออก (เป็นการ “ปลดล็อค” เฉพาะช่องกรอก) - กด OK 3) ล็อคชีทเพื่อกันแก้ไข (Protect Sheet) - ไปที่แท็บ Review - เลือก Protect Sheet… - ตั้ง Password (ถ้าต้องการ) แล้วกดยืนยัน Confirm Password - ในหน้าตัวเลือก ให้ดูสิทธิ์ที่อนุญาต เช่น - ปกติเราให้ติ๊ก “Select unlocked cells” เพื่อให้คลิกได้เฉพาะช่องกรอก - ถ้าไม่อยากให้ยุ่งกับตารางมาก แนะนำไม่ต้องให้ Insert/Delete rows/columns 4) ล็อคสูตร Excel ไม่ให้โดนแก้ (ป้องกันเซลล์ที่มีสูตร) - เลือกเซลล์ที่มีสูตร (หรือทั้งคอลัมน์สูตร) - ตรวจว่าเซลล์สูตรยังเป็น Locked อยู่ (Format Cells > Protection > Locked = ติ๊กไว้) - แล้ว Protect Sheet ตามข้อ 3 ทริค: ถ้าอยาก “ซ่อนสูตร” ด้วย ให้ติ๊ก Hidden ที่แท็บ Protection ก่อน Protect Sheet สูตรจะไม่โชว์บน Formula Bar 5) ปลดล็อคกลับ (Unprotect Sheet) - ไปที่ Review > Unprotect Sheet - ใส่รหัสผ่าน (ถ้ามี) 6) ข้อควรระวังที่เจอบ่อย - ล็อคเซลล์แล้วแต่ยังแก้ได้: มักลืมกด Protect Sheet - ผู้ใช้แก้ได้ทั้งชีท: มักปลดล็อคทั้งชีทโดยไม่ตั้งใจ (เลือกทั้งชีทแล้วเอา Locked ออก) - ตั้งรหัสผ่านแล้วลืม: Excel ไม่สามารถกู้รหัสให้แบบง่ายๆ แนะนำจดเก็บไว้ ทำตามนี้จะได้ไฟล์ที่คนอื่น “กรอกได้เฉพาะช่อง Input” แต่สูตรและโครงสร้างสำคัญโดนแก้ไม่ได้ เหมาะมากกับไฟล์แจกใช้งานในทีมค่ะ