ถ้าคุณกำลังหา “โปรแกรมจัดตารางงานฟรี” หรือ “ตารางว่างๆ/ตารางว่างเปล่า” เพื่อเริ่มจัดระเบียบชีวิต แนะนำให้เริ่มจาก Excel เพราะทำได้ทั้งตารางชีวิตประจำวันและตารางเวลาการทำงานแบบจริงจัง แถมปรับให้เข้ากับงานของแต่ละทีมได้ง่ายมาก (ฉันใช้กับงาน HR และงานโปรเจกต์ส่วนตัวสลับกัน) วิธีจัดทำ “แบบตารางการทำงาน” ให้ใช้ได้จริง (ไม่หลุดกลางเดือน) 1) กำหนดรูปแบบก่อน: รายวันหรือรายเดือน - ถ้าคุณต้องการโฟกัสนิสัย/วินัย: ใช้ตารางทำงานรายวัน (แบ่งช่วงเวลาเช้า-บ่าย-เย็น) - ถ้าคุณต้องการภาพรวมกำลังคน/วันลา: ใช้ตารางทำงานรายเดือน (เหมาะกับ HR และหัวหน้าทีม) 2) ใส่คอลัมน์พื้นฐานที่ควรมี - รายชื่อพนักงาน (หรือชื่องาน/โปรเจกต์) - วันที่ (แนะนำให้ลากเป็นช่วงทั้งเดือน) - สถานะ: “ทำงาน/ลา/หยุด” เพื่อให้เอาไปคำนวณได้ง่าย 3) คำนวณวันทำงานอัตโนมัติด้วย COUNTIF ฉันชอบใช้แนวคิดง่ายๆ คือทำให้ช่องในแต่ละวันเป็น TRUE/FALSE หรือใส่คำว่า “ทำงาน/ลา” แล้วใช้ COUNTIF นับจำนวนวันทำงาน เช่น - นับวันที่เป็น “ทำงาน” =COUNTIF(ช่วงวันที่,"ทำงาน") - หรือถ้าใช้ TRUE/FALSE ให้นับ TRUE เช่น =COUNTIF(ช่วงวันที่,TRUE) แค่นี้ก็รู้ทันทีว่าเหลือวันทำงานกี่วัน ไม่ต้องนั่งนับเองให้มึน 4) ทำให้ดูง่ายด้วย Conditional Formatting เวลาเปิดดูตารางชีวิตหรือ “โปรแกรมบริหารตารางงาน” แบบ Excel ฉันจะใส่สีช่วยจำ เช่น - วันลาเป็นสีฟ้าหรือสีส้ม - วันทำงานเป็นสีเขียวอ่อน - วันหยุดเป็นสีเทา ข้อดีคือแค่กวาดตาก็เห็นแพทเทิร์นทั้งเดือนทันที เหมาะมากตอนต้อง “ออกแบบตารางการทำงาน” ให้ทีม 5) ใช้ “ตารางว่างๆ” เป็นแม่แบบ แล้วค่อยกรอก ถ้ายังไม่รู้จะเริ่มยังไง ให้สร้างชีต 2 หน้า - หน้า 1: ตารางว่างเปล่า (ไว้ก็อปไปใช้เดือนถัดไป) - หน้า 2: ตารางที่ใช้งานจริง (กรอกวันลา/ตารางทำงานรายวัน) ทำแบบนี้แล้วจะประหยัดเวลามาก เพราะเดือนใหม่แค่คัดลอกแล้วเปลี่ยนวันที่ ทริคเล็กๆ ที่ทำให้ตารางชีวิตอยู่กับเราได้นาน - ล็อกหัวตาราง (Freeze Panes) เวลาเลื่อนจะไม่หลง - ทำช่องหมายเหตุสั้นๆ เช่น “ประชุม/อบรม/ทำงานนอกสถานที่” - ถ้าเป็น HR ให้แยกประเภทการลา (ลากิจ/ลาป่วย/พักร้อน) เพื่อสรุปได้ง่ายขึ้น สรุปคือ ต่อให้คุณค้นหาคำว่า “ทำตารางงาน” หรือ “ตารางทำงานรายเดือน” ก็สามารถใช้ Excel ทำเป็นโปรแกรมจัดตารางงาน Excel แบบฟรีๆ ได้เลย จุดสำคัญคือออกแบบให้กรอกง่าย และให้ Excel เป็นคนคำนวณวันทำงานแทนเรา