Conditional Formatting - Text that Contains

ถ้าอยากเน้นข้อมูลใน Excel แบบ “เห็นแล้วรู้เลย” แนะนำให้เริ่มจาก Conditional Formatting เพราะช่วยไฮไลต์ค่าหรือข้อความที่เข้าเงื่อนไขได้ทันที โดยไม่ต้องใช้สูตรก็ทำได้หลายแบบ 1) เน้นเซลล์ที่ “มีคำที่กำหนด” (Text that Contains) อันนี้เหมาะกับงานที่มีคอลัมน์สถานะ เช่น “ผ่าน/ไม่ผ่าน”, “ส่งแล้ว”, “ด่วน”, หรือมีรหัสอย่าง AB/BA วิธีทำ (แนวเดียวกับในภาพ): - ลากเลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ - Home > Conditional Formatting - Highlight Cells Rules > Text that Contains - พิมพ์คำที่อยากให้ Excel ไปหา (เช่น “AB” หรือ “ด่วน”) - เลือก Format (สีพื้น/สีตัวอักษร) แล้วกด OK ทริค: การค้นหาจะ “ไม่สนใจลำดับ” ของคำในเซลล์ ขอแค่มีข้อความนั้นอยู่ก็จะไฮไลต์ให้ 2) คำถามยอดฮิต: ถ้าต้องการ “เน้นค่ามากกว่า 100” ต้องใช้คำสั่งไหน? คำตอบคือใช้ Highlight Cells Rules > Greater Than… ทำตามนี้ได้เลย: - เลือกช่วงตัวเลข - Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Greater Than… - ใส่ 100 - เลือกสี/รูปแบบที่ต้องการ แล้ว OK ข้อควรระวังที่เจอบ่อย: ถ้าตัวเลขของเราเป็น “ข้อความ” (เช่นนำเข้าจากไฟล์อื่นแล้วมีเครื่องหมาย ‘ หรือมีช่องว่าง) บางที Greater Than จะไม่ทำงานตามคาด แนะนำให้ลองแปลงให้เป็นตัวเลขก่อน เช่น Data > Text to Columns หรือใช้ TRIM เพื่อตัดช่องว่าง แล้วค่อยตั้งเงื่อนไข 3) เลือก Format ยังไงให้ดูไม่รก ส่วนตัวชอบใช้แบบอ่านง่าย เช่นพื้นเหลืองอ่อน + ตัวหนา หรือใช้สีอ่อนๆ เพื่อไม่กลบข้อมูลอื่น โดยเฉพาะตารางคะแนน/ยอดขายที่ต้องดูหลายคอลัมน์พร้อมกัน 4) ใช้กับตัวเลข vs ใช้กับข้อความ ต่างกันยังไง? - Text that Contains: เหมาะกับ “ตัวอักษร/คำ” ในเซลล์ - Greater Than / Less Than / Between: เหมาะกับ “ตัวเลข” ถ้าใช้ผิดประเภท Excel อาจมองเป็นตัวอักษร ทำให้ไฮไลต์ไม่ตรงที่เราคิด ลองเริ่มจาก 2 แบบนี้ก่อน (Text that Contains และ Greater Than 100) จะครอบคลุมงานเช็กข้อมูลได้แทบทุกตารางเลยค่ะ/ครับ