ExcelからPDF化はワンクリックで終わる

私がいちばん時短できたのは、「印刷画面を開いて、プリンターをMicrosoft Print to PDFに変えて…」みたいな手順をやめて、Excel上部のクイックアクセスツールバーにPDF化ボタンを置いたことでした。毎回の“保存ダイアログまでの道のり”が短くなるだけで、積み重ねるとかなり楽になります。 ■ワンクリックPDF化（PC版Excelの定番） 1) 画面上部の▼（クイックアクセスツールバーのカスタマイズ）をクリック 2) 「その他のコマンド」→「リボンにないコマンド」または「すべてのコマンド」を選択 3) 「PDFまたはXPS形式で発行（発行）」を探して「追加」 4) OK これで、上部のボタンから一発でPDF作成に入れます。印刷設定を開かないので、プリンター一覧（Canon/EPSONなど）をいちいち選ぶ手間も減りました。 ■“Excelの一部をPDF”にしたいとき（必要な範囲だけ） 「シート全部じゃなくて表だけ出したい」ことが多いので、私は次のどちらかでやってます。 ・印刷範囲を設定：範囲選択→[ページレイアウト]→[印刷範囲]→[印刷範囲の設定] ・1ページに収める：印刷（またはページ設定）で拡大縮小を「次のページ数に合わせて：横1×縦1」 この状態でPDF発行すると、ムダな空白やはみ出しが減って見栄えが安定します。余白（標準の余白）もここで調整すると◎。 ■ExcelをPDFにして「貼り付け」たい／PDFをPDFに貼り付けたい 用途が2つあります。 ・Excel→PDFを資料に貼る：画像として貼るなら、PDF化後にPowerPointへ「画像として貼り付け」や、PDFを画像変換してから貼るのが手早いです。 ・PDF→別PDFへまとめたい：印刷で「Microsoft Print to PDF」を選ぶと“PDFをPDFに印刷して結合っぽく”できます（ただし厳密な結合は専用ツールの方が確実）。 ■iPadのExcelでPDF変換できない／スマホのExcelをPDFにしたい iPad/スマホはPCとメニューが違って詰まりがちでした。 ・基本は「共有」→「コピーを送信」→「PDF」などの項目を探す ・うまく出ない時は、いったん「印刷」画面を開いてプレビューを表示→共有からPDF保存ができる場合があります ・それでも不可なら、OneDriveに保存→PCのExcelでPDF発行（いちばん確実） ■PDFを印刷する方法（つまずきポイント） 紙に出したいだけなら、Excel側で無理にPDF化せず、まずは印刷設定で「1ページに収める」「余白」「向き」を整えてから印刷するのが早いです。PDFが必要な場合だけ、最後にPDF発行に回すとやり直しが減りました。 私はこのやり方にしてから、見積・発注・売上表みたいな“毎日PDFで送る系”の作業がかなり軽くなりました。まずはクイックアクセスにPDFボタン追加だけでも試すのがおすすめです。