Excelで大量の社員資格データを管理するとき、抽出と並べ替えが効率的にできると作業時間が大幅に短縮できます。私も以前はVLOOKUPだけで条件に合うデータを探していましたが、配列が大きくなると処理が追いつかず困っていました。そこからFILTER関数を知り、特定の社員名の資格だけを抽出した後、SORT関数を使って取得日の昇順や降順に簡単に並べ替えられる方法に切り替えました。 例えば、社員の名前が「佐藤」で資格が「基本情報技術者」のように複数条件がある場合でもFILTER関数なら柔軟に対応可能です。さらにSORT関数と組み合わせれば、昇順・降順もパラメータで指定できるので便利です。この方法で、20人分以上の資格取得履歴があっても、一瞬で該当するものだけ表示し、かつ日付順に整列できます。 私が特に役立ったのは、結果として表示された資格リストに新たなフィルターをかけたり、必要な社員だけ抽出したりするときです。VLOOKUPだけ使っていたころは複数条件の指定が難しかったのに、FILTERやSORTの組み合わせで業務効率がアップ。Excel2021以降やOffice365であればこれらの関数が使えるので、ぜひ職場でも試していただきたいです。 なお、資格名や取得日を入力した表の範囲指定には誤りがないか、空セルの扱いなど関数の設定にも注意が必要です。私も初めて使ったときはFALSEの指定方法や空白の条件設定でつまずきましたが、徐々に慣れてくると使いこなせます。今回紹介したVLOOKUPとFILTER、SORTの組み合わせは、社員の資格管理に限らず、あらゆるExcelデータの効率的な抽出・並べ替えに使えるため試してみてください。