Data Validation - List

หลายคนใช้ Data Validation - List ทำ Drop Down List ได้แล้ว แต่ติดอยู่ 2 เรื่องเหมือนกันคือ (1) อยากให้เลือกได้อย่างเดียว ห้ามพิมพ์นอกลิสต์ และ (2) dropdown list ชอบเพี้ยน/แก้ไม่ออก วันนี้ขอสรุปขั้นตอนที่ผมใช้บ่อยๆ แบบทำตามได้ทันที 1) สร้าง Drop Down List จากการพิมพ์ค่าเอง (Source: a,b,c,d) - เลือกเซลล์/ช่วงที่จะทำรายการ - ไปที่ Data > Data Validation - Allow: List - Source: พิมพ์รายการคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค เช่น a,b,c,d ข้อดีคือเร็วมาก เหมาะกับลิสต์สั้นๆ แต่ถ้าจะเพิ่ม/แก้ทีหลังต้องกลับมาปรับใน Source 2) สร้าง Drop Down List จาก “ช่วงข้อมูล” (เช่น $H$7:$H$10) - เตรียมรายการไว้ในคอลัมน์หนึ่ง เช่น Apple, Banana, ส้มโอ, มะม่วง - เลือกเซลล์ปลายทาง > Data Validation > Allow: List - Source: เลือกช่วงข้อมูล เช่น $H$7:$H$10 แบบนี้เหมาะกับลิสต์ยาวๆ และแก้รายการได้ง่าย แค่ปรับในช่วงข้อมูล 3) ตั้งค่าให้ “ห้ามพิมพ์นอกลิสต์” (ตอบคำถามว่า พิมพ์อย่างอื่นได้ไหม?) จุดสำคัญคือแท็บ Error Alert ในหน้าต่าง Data Validation - ติ๊กถูก “Show error alert after invalid data is entered” - Style แนะนำเลือกเป็น Stop เมื่อผู้ใช้พิมพ์ค่าอื่นที่ไม่อยู่ในตัวเลือก ระบบจะไม่ให้ผ่านทันที (คือเลือก/พิมพ์ได้เฉพาะข้อมูลที่มีใน Source) 4) ถ้าอยากให้พิมพ์นอกลิสต์ได้ (แต่เตือนเฉยๆ) - ใน Error Alert เปลี่ยน Style เป็น Warning หรือ Information ผู้ใช้จะยังพิมพ์ค่าอื่นได้ แต่มีข้อความเตือน เหมาะกับงานที่ยืดหยุ่น 5) แก้ปัญหา “dropdown list excel ไม่ขึ้น/เลือกไม่ได้/แก้ไม่ได้” ที่เจอบ่อย - เช็กว่า Source อ้างอิงถูกชีต/ถูกช่วงหรือยัง (เช่น $H$7:$H$10 หลุดแถว) - เช็กว่าข้อมูลใน Source มีช่องว่างท้ายคำ (Apple␠) ทำให้เหมือนกันแต่ไม่ผ่านการตรวจ - ถ้ารายการเพิ่มเรื่อยๆ แนะนำทำช่วงให้ยืดหยุ่นด้วย Table (Format as Table) แล้วอ้างอิงคอลัมน์ในตาราง จะเพิ่มรายการแล้ว dropdown ตามทัน - ถ้าคัดลอกเซลล์จากที่อื่นมาแล้ว Validation เพี้ยน ให้ลอง Clear > Clear Validation แล้วตั้งใหม่ หมายเหตุ: คำว่า “k-fold cross validation” เป็นเรื่องของโมเดล/สถิติคนละบริบทกับ Data Validation ใน Excel นะครับ ถ้าค้นหาแล้วเจอคำคล้ายกัน อันนี้เราโฟกัสที่ Data Validation เพื่อทำ Drop Down List และควบคุมการกรอกข้อมูลในชีตครับ