สร้างตารางข้อมูลแบบทางเดียวด้วย Pivot Table

ถ้าคุณต้อง “สรุปข้อมูลแบบทางเดียว” (One-way table) เช่น นับจำนวนคนแยกตาม “เพศ” หรือ “อาชีพ” แล้วอยากได้ทั้งจำนวน (Count) และเปอร์เซ็นต์ของทั้งหมด บอกเลยว่า Pivot Table ทำได้เร็วกว่าใช้สูตรเยอะมาก โดยเฉพาะเวลาข้อมูลมีหลายร้อย/หลายพันแถว วิธีที่ฉันใช้ประจำ (ทำตามนี้ได้เลย) 1) เตรียมข้อมูลให้เป็น Table ก่อน: คลิกในช่วงข้อมูล > กด Ctrl+T แล้วตั้งชื่อ Table (เช่น Table2) จะช่วยให้ Pivot อัปเดตง่าย และเลือกช่วงถูกเสมอ 2) ไปที่ Insert > PivotTable - เลือก Table/Range: Table2 - เลือกวางผลลัพธ์: New Worksheet (เหมาะกับมือใหม่) หรือ Existing Worksheet ถ้าต้องการวางลงชีตเดิม 3) ใน PivotTable Field List - ลากฟิลด์ที่อยากสรุป (เช่น เพศ/อาชีพ) ไปที่ Rows 1 ครั้ง - ลากฟิลด์เดิมไปที่ Values 2 ครั้ง (เพื่อทำ “จำนวน” และ “เปอร์เซ็นต์” แยกคอลัมน์กัน) 4) ตั้งค่า Values ให้ถูก - ค่าแรก: ให้เป็น Count (ถ้าเป็น Sum ให้กดที่ชื่อค่า > Value Field Settings… > เลือก Count) - ค่าที่สอง: คลิกค่า > Show Values As > % of Grand Total เพื่อให้ได้เปอร์เซ็นต์รวมทั้งหมด ทิปที่ช่วยให้ตารางดูดีและใช้งานต่อได้ - เปลี่ยนชื่อหัวคอลัมน์: ดับเบิลคลิก “Count of …” แล้วพิมพ์ใหม่เป็น “จำนวน” และ “%รวม” จะอ่านง่ายมาก - เรียงลำดับมากไปน้อย: คลิกตัวเลขในคอลัมน์จำนวน > Sort > Largest to Smallest - แสดง Grand Total: ถ้าอยากเห็นยอดรวมให้เปิดไว้ แต่ถ้าอยากให้ตารางสั้น ๆ ก็ไปที่ Design > Grand Totals แล้วปิดได้ เวลาอยากสรุปอีกตัวแปร (จากเพศไปเป็นอาชีพ) ฉันไม่ต้องสร้างใหม่เสมอไป แค่ลากฟิลด์ใน Rows เปลี่ยนเป็น “อาชีพ” แล้วค่าที่ Values ก็จะคำนวณใหม่ทันที (เร็วมาก) สุดท้าย อย่าลืมอัปเดตเมื่อข้อมูลเพิ่ม: คลิก PivotTable > Refresh หรือกด Alt+F5 ถ้าข้อมูลเป็น Table อยู่แล้ว การ Refresh จะดึงข้อมูลใหม่มาเข้าตารางสรุปให้เลย ทำรายงานประจำเดือนได้สบายขึ้นเยอะ