อายุการเก็บหนังสือ สารบรรณ

เวลาอ่านข้อสอบงานสารบรรณ/สอบตำรวจ สิ่งที่ทำให้สับสนที่สุดคือ “หนังสือราชการเก็บไว้กี่ปี” เพราะคำถามมักใช้คำว่า หนังสือทั่วไป, เรื่องธรรมดาสามัญ, หรือมี “ตรากำหนดเก็บหนังสือ” โผล่มาให้เลือกตอบ เราเลยสรุปวิธีคิดแบบใช้งานจริงให้จำง่ายขึ้นค่ะ 1) เริ่มจากดูว่าเอกสารเข้ากลุ่มไหน - หนังสือที่เป็น “เรื่องธรรมดาสามัญ” (งานประจำ ไม่กระทบสิทธิหน้าที่ ไม่มีคดี/ข้อพิพาทใหญ่) ข้อสอบชอบถามว่า “เก็บไว้อย่างน้อยกี่ปี” ให้ยึดหลักว่าต้องมีการกำหนดอายุการเก็บตามระเบียบ/บัญชีของหน่วยงานก่อน แล้วค่อยตัดสินใจว่าจะเก็บสั้นหรือยาว - หนังสือ/เอกสารที่เกี่ยวกับ “การเงิน พัสดุ สัญญา คดี วินัย” มักต้องเก็บนานกว่า เพราะมีผลตรวจสอบย้อนหลัง และบางหน่วยงานจะไม่ให้ทำลายจนกว่าจะพ้นระยะเวลาตรวจสอบหรือคดีถึงที่สุด - หนังสือ “ลับ/ลับมาก” นอกจากอายุการเก็บ ยังต้องระวังการจัดเก็บและการจ่าหน้าซองลับให้ถูกชั้นความลับด้วย (ข้อสอบชอบหลอกเรื่องซองและวิธีส่ง) 2) ตรากำหนดเก็บหนังสือ คือจุดชี้ขาด ถ้าเอกสารมี “ตรากำหนดเก็บหนังสือ” (เช่น 5 ปี/10 ปี/25 ปี) ให้ยึดตามตรานั้นเป็นหลัก เพราะเป็นการกำหนดอายุการเก็บของเอกสารเรื่องนั้นโดยตรง หลายคนพลาดเพราะจำแต่ตัวเลขรวม ๆ แต่ไม่ได้ดูว่ามีตรากำหนดเก็บหรือไม่ 3) ถ้าไม่มีตรากำหนดเก็บ ให้ดู “บัญชี/ตารางกำหนดอายุการเก็บ” ของหน่วยงาน งานจริงในสำนักงานมักมีตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสาร หรือแนวปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม วิธีทำข้อสอบคืออ่านโจทย์ว่าเอกสารเป็นเรื่องแบบไหน แล้วเทียบกับตารางที่จำมา (เช่น กลุ่มทั่วไป/สำคัญ/ถาวร) 4) ขั้นตอนการทำลายหนังสือราชการ (แนว อปท./หน่วยงานรัฐ) ข้อสอบไม่ได้ถามแค่ว่าเก็บกี่ปี แต่ชอบถาม “ทำลายอย่างไร” สรุปเป็นภาพรวม: - ตรวจครบกำหนดอายุการเก็บ + ตรวจว่าไม่ติดคดี/ตรวจสอบ - จัดทำ “บัญชีหนังสือขอทำลาย” ระบุเลขที่หนังสือ เรื่อง ปี และจำนวน - เสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ/คณะกรรมการพิจารณา แล้วจึงทำลายตามวิธีที่เหมาะสม (เอกสารลับต้องทำลายแบบรักษาความลับมากขึ้น) - บันทึกผลการทำลายไว้เป็นหลักฐาน 5) ทวนเรื่องรูปแบบหนังสือที่ออกข้อสอบบ่อย - “บันทึกข้อความ” (หนังสือราชการภายใน) จุดที่ชอบถามคือส่วนหัว/ที่/วันที่/เรื่อง/เรียน/อ้างถึง-สิ่งที่ส่งมาด้วย และการลงชื่อ - “หนังสือภายนอก” มักถามคำว่า “อ้างถึง” และ “สิ่งที่ส่งมาด้วย” ว่าควรเขียนอย่างไรให้ถูกลำดับ ทริคส่วนตัวตอนทำข้อสอบ: เจอคำว่า อายุการเก็บหนังสือราชการ ให้มองหา “ตรากำหนดเก็บหนังสือ” ก่อนเสมอ ถ้ามีให้ยึดตามนั้น ถ้าไม่มีค่อยเทียบกลุ่มเอกสารกับตารางกำหนดอายุการเก็บของระเบียบ/หน่วยงาน จะตัดช้อยส์ได้ไวขึ้นมากค่ะ