Sebagai seorang sekretaris, mengelola arsip surat adalah salah satu tugas penting yang sering kali membuat panik saat diminta secara tiba-tiba. Saya pernah mengalami situasi di mana dokumen yang saya cari tercecer dan sulit ditemukan karena penataan yang kurang rapi. Untuk itu, saya mulai menerapkan sistem dual filing, yaitu menyimpan arsip dalam bentuk fisik dan juga digital. Menyimpan dokumen secara digital dengan sistem pemindaian (scan) sangat membantu saat saya membutuhkan arsip dengan cepat. Cari aplikasi yang mudah digunakan dan bisa diproteksi agar data tidak hilang atau tercecer. Selain itu, jangan lupa untuk membuat rekapitulasi arsip surat keluar secara berkala. Dengan rekap ini, saya bisa langsung mengecek dokumen yang dibutuhkan tanpa harus membuka tumpukan arsip satu per satu. Penggunaan rekap arsip juga memudahkan pimpinan untuk mengetahui dokumen apa saja yang sudah dikirim dan kapan. Metode ini membuat pekerjaan lebih terorganisir dan mengurangi stres saat berhadapan dengan permintaan mendadak. Jadi, jangan hanya mengandalkan tumpukan arsip fisik saja, gabungkan dengan arsip digital untuk hasil yang maksimal dan lebih terpercaya.