シート内のドロップダウンリストを少し簡単に作成する方法を共有しましょう! ✨
Googleスプレッドシートのドロップダウンリストを少し簡単に行う方法を共有しましょう!保存してフォローしてください!📗📝📌🌟
ステップ1
📗ドロップダウンリストを作成したいGoogleスプレッドシートのページを開きます。次に、ドロップダウンリストを作成したいセルを選択します。[挿入]を押し、[ドロップダウンメニュー]または[ドロップダウン]を選択します。
ステップ2
✅、押し終わったら、「データ検証ルール」バーが表示され、表示したいデータを入力できます。押し終わったら、それを行うことができます!！！
นอกจากทำ Dropdown List แบบพื้นฐานแล้ว เราสามารถตั้งค่าให้ “เมนูแบบเลื่อนลง” ใน Google Sheets ใช้งานจริงได้ลื่นขึ้นและลดการกรอกผิดได้เยอะมาก โดยเฉพาะเวลาทำตารางสินค้า เช่นคอลัมน์ “ประเภทสินค้า” (ตัวอย่างที่เราใช้บ่อย: วัสดุก่อสร้างโครงสร้างหลัก, สีและเคมีภัณฑ์ก่อสร้าง ฯลฯ) ลองทำตามทริคเสริมนี้ได้เลยค่ะ 1) ทำ Dropdown ให้ใช้กับหลายแถวพร้อมกัน ถ้าต้องกรอกยาวๆ หลายสิบแถว ไม่ต้องทำทีละช่อง ให้ลากเลือกช่วงเซลล์ทั้งคอลัมน์ที่ต้องการ (เช่น B2:B200) แล้วค่อยไปที่ แทรก > เมนูแบบเลื่อนลง หรือ ตั้งค่าที่ “กฎการตรวจสอบข้อมูล” ครั้งเดียว จากนั้นทุกแถวจะมีตัวเลือกเหมือนกันทันที ประหยัดเวลามาก 2) แก้ปัญหา “กฎการตรวจสอบข้อมูล” ไม่ขึ้น/หาไม่เจอ บางครั้งเมนูอาจอยู่คนละตำแหน่งตามภาษา/หน้าตาใหม่ของชีต วิธีที่ชัวร์คือคลิกเซลล์ที่มี dropdown แล้วมองหาด้านขวาจะมีแถบตั้งค่า (หรือเข้าเมนู ข้อมูล/Data > การตรวจสอบข้อมูล) จากนั้นเพิ่ม/ลบรายการได้ตรงนั้นเลย 3) จัดระเบียบรายการตัวเลือกให้ดูโปร ถ้ารายการยาว แนะนำพิมพ์แต่ละตัวเลือกให้สม่ำเสมอ เช่นใช้รูปแบบเดียวกัน (ชื่อหมวดหมู่สั้นๆ) และเรียงตามหมวดที่ใช้บ่อยไว้บนสุด เวลาเลือกจะเร็วขึ้นมาก และคนกรอกจะไม่สับสนว่าคำไหนซ้ำความหมาย 4) ตั้งค่าป้องกันการพิมพ์มั่ว เวลาใช้งานจริง เราเน้นให้เลือกจากรายการเท่านั้น (ไม่ให้พิมพ์เอง) เพื่อกันสะกดต่างกัน เช่น “วัสดุก่อสร้างโครงสร้างหลัก” กับ “วัสดุก่อสร้าง-โครงสร้างหลัก” ที่ทำให้สรุปผลยาก พอตั้งค่าเข้มขึ้นแล้ว ตอนกรอกข้อมูลจะเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งไฟล์ 5) ใช้ Dropdown ช่วยทำรายงาน/สรุปผลได้ง่ายขึ้น เมื่อ “ประเภทสินค้า” เป็น dropdown ที่มาตรฐาน การทำ Pivot/สรุปยอดตามหมวดจะง่ายมาก ไม่ต้องเสียเวลาไล่แก้คำสะกดทีหลัง ใครทำสต็อกหรือบันทึกรายจ่ายเป็นหมวดๆ จะเห็นผลชัดเลย ถ้าเพิ่งเริ่มทำ drop down list google sheets แนะนำให้เริ่มจากคอลัมน์สำคัญก่อน เช่น ประเภทสินค้า/สถานะงาน/ผู้รับผิดชอบ แล้วค่อยขยายไปคอลัมน์อื่นๆ รับรองว่าชีตจะเป็นระเบียบขึ้นทันทีค่ะ
