มากดเซฟฟฟฟฟเร้วววว
เวลาเราทำ “สรุปแบบประเมินความพึงพอใจ” ใน Excel สิ่งที่ทำให้พลาดบ่อยคือจัดตารางไม่พร้อมตั้งแต่แรก พอถึงเวลาคิดค่าเฉลี่ย/ร้อยละ/ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน (S.D.) ก็ต้องมานั่งแก้ช่องข้อมูลกันอีกรอบ เราเลยแนะนำให้ตั้งโครงตารางให้เหมือนกันทุกข้อคำถาม เพื่อให้คำนวณอัตโนมัติได้จริง 1) เตรียมตารางระดับความพึงพอใจ 5 ระดับให้ชัด โดยให้มีคอลัมน์ “จำนวนผู้ตอบ” แยกตามระดับ เช่น มากที่สุด(5), มาก(4), ปานกลาง(3), น้อย(2), น้อยที่สุด(1) แล้วทำคอลัมน์ “รวมผู้ตอบ (N)” ไว้ท้ายสุด (เช่น H) เพื่อกันลืมยอดรวม วิธีนี้จะช่วยเวลาตรวจงานว่าจำนวนผู้ตอบแต่ละข้อเท่ากันไหม และกันสูตรหารผิด 2) วิธีเช็กว่าควรใช้สูตรนี้กับแบบสอบถามของเราไหม สูตรค่าเฉลี่ยแบบถ่วงน้ำหนักนี้เหมาะกับแบบสอบถามมาตราส่วน 5 ระดับ (Likert scale) ที่เก็บเป็น “จำนวนคนในแต่ละระดับ” ไม่ใช่เก็บเป็นคะแนนรายคน ถ้าคุณมีข้อมูลรายคน (เช่นแต่ละแถวเป็นผู้ตอบ) ก็ใช้ AVERAGE ได้ แต่ถ้าเป็นงานโครงงาน/รายงานที่สรุปมาแล้วเป็นจำนวนคนต่อระดับ สูตรถ่วงน้ำหนักจะตรงสุด 3) เทคนิคทำให้สรุปทั้งไฟล์เร็วขึ้น (ลากสูตรครั้งเดียวจบ) - ใส่สูตรให้ครบใน “แถวแรกของคำถาม” ก่อน แล้วค่อย Auto Fill/ลากลงทั้งตาราง - ล็อกตำแหน่งเซลล์ที่เป็น “หัวตาราง/เกณฑ์แปลผล” ด้วย $ (Absolute reference) ถ้ามีตารางเกณฑ์แยกไว้ด้านข้าง จะช่วยไม่ให้สูตรเลื่อน - ตั้งรูปแบบตัวเลข: ค่าเฉลี่ย 2 ตำแหน่ง, ร้อยละ 2 ตำแหน่ง, S.D. 2 ตำแหน่ง จะอ่านง่ายในรายงานผลประเมินความพึงพอใจ 4) ไอเดียเกณฑ์แปลผลระดับความพึงพอใจ 5 ระดับ (เอาไปใส่ IF ได้) ถ้าคุณต้องทำ “เกณฑ์การประเมิน” อัตโนมัติ แนะนำกำหนดช่วงค่าเฉลี่ยไว้ก่อน เช่น 4.51–5.00 = มากที่สุด 3.51–4.50 = มาก 2.51–3.50 = ปานกลาง 1.51–2.50 = น้อย 1.00–1.50 = น้อยที่สุด จากนั้นค่อยใช้ IF ซ้อน หรือจะใช้ IFS ก็ได้ (ถ้า Excel รองรับ) เพื่อให้แสดงคำแปลผลทันทีทุกข้อ 5) เสริมสำหรับคนทำแบบฟอร์มประเมินพนักงาน Excel / ตารางประเมินความเสี่ยง โครงเดียวกันใช้ได้เลย แค่เปลี่ยนหัวข้อคำถาม เช่น สมรรถนะ/ผลงาน/ความเสี่ยง แล้วคำนวณค่าเฉลี่ย ร้อยละ และ S.D. เหมือนเดิม ข้อดีคือคุณได้ “ตารางค่าเฉลี่ย” และ “ผลประเมินความพึงพอใจ” ที่ตรวจสอบได้ มี N ชัดเจน และพร้อมนำไปสรุปในรายงานหรือพรีเซนต์ ทริคสุดท้ายที่ช่วยมาก: หลังลากสูตรเสร็จ ให้สุ่มเช็ก 1 ข้อด้วยการคำนวณมือ (หรือใช้ SUMPRODUCT) เพื่อยืนยันว่าค่าเฉลี่ยและร้อยละออกถูก ก่อนส่งงาน/แนบรายงาน จะลดโอกาสพลาดแบบน่าเสียดายได้เยอะ
